Työn sujuvuus – Investointi, jota ei kannata ohittaa

Nykyisessä nopeasti muuttuvassa maailmassa, jossa etätyö, digitalisaatio ja tekoäly ovat arkipäivää, työn sujuvuuden merkitys on korostunut entisestään. Jatkuva häiriöiden määrä, epäselvät viestintäkanavat ja työprosessit, joissa tuhlautuu arvokasta aikaa, ovat usein esteitä tehokkaalle toiminnalle. Tiesitkö, että työn sujuvuuden parantaminen voi säästää organisaatioltasi jopa satojatuhansia euroja vuodessa? Työn sujuvuuden kehittäminen on ratkaisevaa kaikenkokoisille organisaatioille, jotka haluavat parantaa tuottavuutta ja työntekijöiden sitoutumista.

Miksi työn sujuvuus on kriittinen menestystekijä?

Työn sujuvuus tarkoittaa, kuinka tehokkaasti ja häiriöttömästi työtehtävät etenevät arjessa. Se ei rajoitu vain yksittäisiin tehtäviin, vaan kattaa koko organisaation toiminnan. Sujuva työarki mahdollistaa keskittymisen olennaiseen, mikä parantaa tuottavuutta, lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja parantaa asiakaskokemusta.

Jos työpäivää häiritsevät jatkuvat keskeytykset ja epäselvyydet, strategiset tavoitteet jäävät saavuttamatta. Mitä useammin työntekijät kohtaavat häiriöitä, sitä suuremmaksi kasvavat stressitasot ja sitä heikommaksi muodostuu organisaation suorituskyky.

Lähtötilanneanalyysi – Kehittämisen perusta

Aloita kehittäminen tekemällä tarkka analyysi organisaation nykytilasta. Tämä auttaa johtoa saamaan selkeän käsityksen työntekijöiden arjen haasteista, kuten keskeytyksistä ja epäselvistä rooleista, jotka saattavat jäädä huomaamatta. Analyysi kannattaa toteuttaa ulkopuolisen asiantuntijan avulla. Tulokset käsitellään yhdessä, ja ongelmanratkaisussa voidaan hyödyntää menetelmiä, kuten A3-prosessia, 5 x miksi -analyysiä tai kalanruotoa. Näin varmistetaan, että kehitys perustuu todelliseen ymmärrykseen ja että kaikki sitoutuvat tarvittaviin muutoksiin.

Systemaattinen toimintamalli työn sujuvuuden kehittämiseen

Työn sujuvuuden parantaminen ei saa jäädä yksittäisten toimenpiteiden varaan. Tarvitaan systemaattinen toimintamalli, joka kattaa koko organisaation johdosta työntekijöihin. Mallin tulee sisältää selkeästi määritellyt roolit, vastuut, viestintäkanavat sekä jatkuva parantaminen, jossa hyödynnetään palautetta ja analytiikkaa. Kun toimintamalli on osa jokapäiväistä toimintaa, hyödyt konkretisoituvat merkittävästi: vähemmän keskeytyksiä, parempi tuottavuus ja sitoutuneemmat työntekijät.

Prosessien kuvaaminen ja ymmärtäminen

Selkeästi määritellyt prosessit vähentävät epäselvyyksiä ja parantavat laatua. Kun työntekijöillä on yhteinen käsitys siitä, miten tehtävät suoritetaan, prosessit sujuvat paremmin. Säännöllinen prosessikatselmointi auttaa löytämään parannuskohteita ja mukauttamaan toimintaa organisaation tarpeiden mukaan. Milloin viimeksi kävitte läpi organisaatiosi prosessit työn sujuvuuden näkökulmasta?

Tutkimustieto tukee työn sujuvuuden merkitystä

Tutkimukset tukevat vahvasti työn sujuvuuden parantamisen tärkeyttä ja sen vaikutusta tuottavuuteen ja hyvinvointiin. Esimerkiksi tutkimus Lean-ajattelusta ja lean-päivittäisjohtamisesta yliopistosairaaloissa osoittaa, kuinka tärkeää on selkeä johtajuus ja jatkuva parantaminen (Maijala et al., 2020) Lue lisää. Lähijohtaminen kestävän oppimisen edistäjänä työelämässä -tutkimuksessa painotetaan henkilöstön osallistamista ja sen vaikutusta työn sujuvuuteen (Järvinen et al., 2023) Tutkimusraportti. Samalla tavoin tutkimukset, kuten Sitoudun, siis opin lue tutkimus ja MEANWELL-hankkeen loppuraportti, korostavat selkeiden roolien ja merkityksellisen työn vaikutusta hyvinvointiin ja tuottavuuteen Raportti.

Käytännön vinkkejä työn sujuvuuden parantamiseen

Työn sujuvuuden parantaminen vaatii systemaattista lähestymistapaa ja konkreettisia toimenpiteitä. On tärkeää, että työn sujuvuuden kehittäminen integroidaan jokapäiväiseen toimintaan kaikilla organisaation tasoilla. Tässä on keskeisiä keinoja, joita voit soveltaa organisaatiossasi:

• Tunnista esteet ja edistävät tekijät:
  Kartoituksessa käytetään haastatteluja ja kyselyitä suurimpien sujuvuuden esteiden ja edistävien tekijöiden löytämiseksi. Tulosten pohjalta voidaan rakentaa yhteinen kehittämispäivä. Siinä voidaan hyödyntää esimerkiksi A3-prosessia, 5 x miksi -analyysiä tai kalanruotoa ongelmien juurisyiden selvittämiseksi.
  
• Selkeytä roolit ja vastuut:
  Selkeät roolit ja vastuut vähentävät epäselvyyksiä ja turhia keskeytyksiä. Varmista, että jokainen työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan ja kenelle hänen tulee raportoida.
  
• Tehosta viestintää digitaalisilla työkaluilla: Käytä työkaluja tehokkaasti kuten Slack, Microsoft Teams ja Miro visuaalisten ideoiden ja työpajojen fasilitointiin. Niiden avulla selkeytätte viestintää ja vähennätte turhia kokouksia.
  
• Hyödynnä tekoälyä kokouksissa ja tiedonhallinnassa: Käytä ChatGPT, Copilot, Gemini Advanced tekoälytyökaluja automatisoimaan kokousmuistiot ja tarjoamaan suosituksia päätöksenteolle. Esimerkki: Äänitä kokoukset ja anna tekoälyn tuottaa yhteenveto ja avainhuomiot kaikille osallistujille heti kokouksen lopuksi. Näin säästää aikaa ja varmistat, että tärkeät tiedot eivät jää huomiotta.
  
• Ota käyttöön keskeytyksiltä suojatut ajat:
  Luo ajanjaksoja, jolloin työntekijöitä ei saa keskeyttää, esimerkiksi ”hiljaiset tunnit” tai Pomodoro-menetelmä, joka parantaa keskittymistä.
  Miten paljon keskeytyksiltä suojattu aika voisi parantaa teidän organisaationne tuottavuutta?
  
• Hyödynnä osallistavia menetelmiä:
  Osallista työntekijät kehittämisprosessiin, jolloin he sitoutuvat muutoksiin paremmin. Esimerkiksi osallistavat työpajat ovat tehokas tapa saada työntekijöiltä käytännön ideoita työn sujuvuuden parantamiseksi.
  
• Järjestä osallistavia kehittämispäiviä: Hyödynnä INNOLEAN®-kehittämispäivää koko henkilöstön osallistamiseksi. Tämä motivoi henkilöstöä ja auttaa löytämään luovia ratkaisuja työn sujuvuuden parantamiseen.
  
• Hyödynnä kokemustietoa:
  Kokemustiedolla johtaminen on usein unohdettu voimavara, mutta se on ratkaisevassa roolissa työn sujuvuuden kehittämisessä. Kuuntele työntekijöiden käytännön kokemuksia ja hyödynnä niitä päätöksenteossa. Tämä auttaa tunnistamaan nopeasti toteutettavissa olevia parannuksia, jotka tuovat välittömiä hyötyjä.
  
• Strategian ja arjen yhteensovittaminen:
  Varmista, että työn sujuvuuden parantaminen tukee organisaation strategisia tavoitteita. Strategia ei ole vain pitkän aikavälin suunnitelma, vaan sen tulee heijastua arjen työssä. Jatkuva parantaminen, joka nivoutuu tiiviisti strategiaan, on käänteentekevä tekijä koko organisaatiossa. Kun työntekijät näkevät selkeän yhteyden strategian ja päivittäisten tehtävien välillä, he sitoutuvat vahvemmin tavoitteisiin, ja tulokset ovat näkyvissä nopeasti.
  
• Integroi kehittäminen arkeen:
  Työn sujuvuuden kehittäminen ei saa jäädä irralliseksi projektiksi tai yhdeksi kehittämispäiväksi, vaan siitä tulee tehdä kiinteä osa jokapäiväistä toimintaa. Kaikilla organisaation tasoilla, johdosta työntekijöihin, tulee olla yhteinen ymmärrys kehittämisen tärkeydestä ja sitoutuminen jatkuvaan parantamiseen. Tämä tarkoittaa, että kehittämistoimenpiteet otetaan huomioon jokapäiväisessä työssä, niistä keskustellaan säännöllisesti ja niiden edistymistä seurataan aktiivisesti. Vain tällä tavalla työn sujuvuudesta voi tulla pysyvä osa organisaation kulttuuria.

Konkreettinen esimerkki: Keskeytysten vaikutus tuottavuuteen

Oletetaan, että 50 hengen yrityksessä jokainen työntekijä keskeytyy keskimäärin kolme kertaa päivässä, ja jokainen keskeytys kestää noin 20 minuuttia. Tämä johtaa siihen, että yrityksessä menetetään vähintään 50 tuntia työaikaa päivittäin, eli jopa noin 11 550 tuntia vuodessa.

Eräässä Proinnon asiakaskeississä keskeytysten vähentämisellä saavutettiin seuraavat tulokset:

• Selkeät roolit ja vastuut: Vähensivät epäselvyyksiä ja keskeytyksiä.
• Palaverikäytäntöjen uudistaminen: Kokoukset sujuvoituivat ja keskeytyksiä vähennettiin.
• Hiljaiset tunnit: Ajanjaksot, jolloin keskeytykset olivat kiellettyjä, paransivat keskittymistä.
• Viestinnän tehostaminen: Uudistetut viestintäkanavat paransivat tiedonkulkua.

Näiden muutosten myötä organisaatio säästi noin 300 000 euroa vuodessa keskeytysten vähenemisen ansiosta ja paransi merkittävästi työntekijöiden tyytyväisyyttä sekä suorituskykyä.

Työn sujuvuuden merkitys ei ole vähäinen. Se tukee organisaation strategisia tavoitteita ja parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja organisaation tulosta – investointi, jota kenelläkään ei ole varaa olla tekemättä.

Haluatko kehittää työn sujuvuutta organisaatiossasi?

Työn sujuvuuden kehittäminen yhdessä, ei ole vain tehokkuuden lisäämistä – se on sijoitus työntekijöiden hyvinvointiin, organisaation tulokseen ja kilpailukykyyn.

Tutustu tarjoamiimme palveluihin ja lähde kehittämismatkalle kanssamme:

• INNOLEAN® PikaStartti: Osallistava kehittämispäivä, joka tukee motivoitumista ja tehokkuutta. Lue lisää
• INNOSERVE® PikaStartti: Uudista asiakaskokemus ja paranna palvelun sujuvuutta. Lue lisää
• INNOLEAN® Startti: Osallistava henkilöstötutkimus ja kehittämissuunnitelma. Lue lisää

Oletko valmis ottamaan ensimmäisen askeleen kohti tehokkaampaa työarkea?
Kun tunnet olevasi valmis ottamaan seuraavan askeleen, soita tai laita viesti. Sovitaan juttutuokio ja katsotaan, miten voin parhaiten auttaa sinua.

Nina Lappalainen
Työelämän kehittäjä, Proinno Oy
📞 0400 308 767
📧 nina.lappalainen@proinno.fi