TILANNE
Strategia on päätetty, mutta se ei vielä näy työssä
Yksiköt priorisoivat eri tavoin, samat asiat palaavat johtoryhmään ja uusi suunta kilpailee käynnissä olevan työn kanssa. Strateginen uudistuminen tarkoittaa, että valinnat muuttuvat päätöksiksi, vastuiksi ja toimintatavoiksi, joiden vaikutusta seurataan.
Tunnistatteko nämä?
- Yksiköt, hankkeet tai johtoryhmän jäsenet tekevät keskenään ristiriitaisia priorisointeja.
- Uudistuksia on käynnissä enemmän kuin organisaatio pystyy toteuttamaan, eikä niiden järjestystä tai kokonaisvaikutusta johdeta.
- Uusi suunta on viestitty, mutta johtamisen rytmi, päätöksenteko ja resurssien käyttö jatkuvat entisellään.
- Edessä on kasvu, omistajanvaihdos, uusi johto tai palvelurakenteen muutos, joka vaatii uuden suunnan lisäksi uuden toimintamallin. Myös yrityskauppa voi tuoda saman tarpeen.
Lisää aiheesta: miten strateginen rakenne muuttaa yhteisen suunnan päätöksiksi ja työksi.
Eteneminen
Strategian toimeenpano ja jalkauttaminen käytäntöön
Tilanteesta muodostetaan yhteinen kuva
Työ alkaa siitä, mitä toimintaympäristössä, asiakkaiden tarpeissa ja organisaation omassa toiminnassa on muuttunut. Johdon tieto yhdistetään esihenkilöiden, henkilöstön, asiakkaiden ja lukujen tuottamaan tietoon. Näin strategiset valinnat perustuvat todelliseen tilanteeseen.
Valinnat muutetaan päätöksiksi ja vastuiksi
Jokaiselle etenemisen kannalta tärkeälle päätökselle määritetään vastuutaho, tarvittava päätösvalta, aikataulu ja seuranta. Samalla ratkaistaan yksiköiden ja toimijoiden väliset rajapinnat, joissa toimeenpano voi hidastua.
Uusi toimintatapa rakennetaan oikeaan työhön
Toimintamallit tehdään niiden kanssa, jotka niitä käyttävät. Ratkaisuja kokeillaan arjessa, esteet poistetaan ja toimiva tapa kuvataan riittävän selkeästi. Osallistuminen tuo kokemustiedon päätösten tueksi; johto säilyttää vastuun suunnasta ja valinnoista.
Vaikutus tarkistetaan ja oppi siirretään organisaatiolle
Lähtötilanne, tavoiteltu muutos ja seurattavat havainnot sovitaan alussa. Vaikutusta arvioidaan tarkoituksenmukaisilla mittareilla sekä tarkastelemalla muita samanaikaisia tekijöitä. Työ jatkuu siihen asti, että seuranta ja toimintatavan ylläpito ovat osa organisaation omaa johtamista.
ESIMERKKI
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Uudistus eteni viidessä vaiheessa: kaksivuotinen johtamisen kehitysohjelma, henkilöstön tiedosta koottu tilannekuva nykytilasta, henkilöstön kehittämispäivä, päätöksenteon ja strategiatyön uudistus sekä prosessikoulutus ja 79-sivuinen prosessimaisen palvelutuotannon käsikirja. Jokaiselle vaiheelle sovittiin tavoite, ja tavoitteet saavutettiin.
Strategiatyö ja johtamiskäytännöt uudistettiin samassa kokonaisuudessa. Työssä selkeytettiin päätöksentekoa, kokouskäytäntöjä, viestintää, vastuita ja strategiatyön rakennetta, ja uudet toimintatavat rakennettiin yhdessä niiden kanssa, joiden työssä niiden piti toimia.
Päätöksentekoprosessi ja viestintämatriisi uudistettiin, joten jokainen tietää, missä asia päätetään ja kenelle siitä kerrotaan.
Taustaa
Mitä strateginen uudistuminen tarkoittaa käytännössä?
Strateginen uudistuminen on organisaation kykyä arvioida suuntaansa, uudistaa toimintamallejaan ja viedä valitut muutokset käytäntöön. Strategian toimeenpano ja muutoksen johtaminen yhdistyvät organisaation omaan työhön. Suunta voi olla selvä, mutta toteutus hidastuu, jos päätöksenteko, vastuut, johtamisen käytännöt ja arjen työ eivät muutu sen mukana.
Sama koskee liiketoiminta-, palvelu- ja asiakasstrategiaa. Vastuullisuusstrategian vieminen käytäntöön tarvitsee yhtä lailla päätökset, vastuut ja seurannan. Strategia toteutuu, kun ihmiset tietävät, mitä tehdään toisin, kuka vastaa etenemisestä ja miten vaikutuksia seurataan.
Strateginen kasvu ja uudistuminen vaativat, että strategian jalkauttaminen näkyy päätöksinä, vastuina ja seurattuna työnä. Proinnon Johtamisen vaikutusketju® näyttää, missä kohdassa strategian eteneminen pysähtyy.
Strateginen johtaminen jatkuu valinnan jälkeen. Uudistumiskyky näkyy siinä, pääseekö havainto päätökseen, saako päätös vastuutahon ja tarvittavan päätösvallan, muuttuuko vastuu yhteiseksi tekemiseksi ja vaikuttaako tuloksista saatu tieto seuraaviin päätöksiin. Muutosjohtaminen kytkeytyy samaan ketjuun: työ muuttuu, kun työn rakenteet ja toimintatavat muuttuvat uuden suunnan mukana.
Oppiminen palautuu uudeksi havainnoksi. Kun yhteinen arviointitapa jää käyttöön, strategian toimeenpano voi vahvistaa myös organisaation kykyä uudistaa toimintaansa. Tätä arvioidaan käyttöönoton jälkeen ja seuraavissa muutostilanteissa.
Strateginen kehittäminen edellyttää myös valitun suunnan arviointia. Käytännössä sovitaan, mitä muutoksia seurataan, milloin oletukset tarkistetaan ja kuka vastaa toimintatapojen arvioinnista.
Miksi asia on ratkaistava
Mitä nykyinen tilanne maksaa?
Toteutumaton strategia menettää arvonsa
Valintoihin käytetty aika ja investoinnit eivät tuota tavoiteltua kasvua, vaikuttavuutta tai uudistumista, jos suunta ei muuta päätöksiä ja toimintaa.
Ristiriitaiset prioriteetit hidastavat
Yksiköt tulkitsevat strategiaa eri tavoin, hankkeet kilpailevat samoista resursseista ja päätökset palaavat käsittelyyn.
Jatkuva muutos ilman suuntaa väsyttää
Ihmiset joutuvat sovittamaan keskenään ristiriitaisia odotuksia, ja vastuu strategian toteutumisesta kasaantuu harvoille.
Milloin
Milloin strateginen uudistuminen tarvitsee tukea?
Ulkopuolisesta tuesta on hyötyä silloin, kun
- investointien, resurssien ja lopetettavien asioiden yhteys strategisiin valintoihin jää epäselväksi
- strategiset mittarit kuvaavat tekemisen määrää, mutta eivät osoita, muuttuuko kilpailukyky, vaikuttavuus tai asiakkaalle syntyvä arvo
- asiakkaiden, henkilöstön, toimintaympäristön ja lukujen havainnot eivät palaudu strategisten valintojen arviointiin
- strategian toteutuminen riippuu muutamasta avainhenkilöstä ja pysähtyy, kun päivittäinen työ kuormittaa
Jos suunta on päätetty, mutta sen yhteys arjen työhön jää epäselväksi, lukekaa myös, miten johtamisjärjestelmä muuttaa yhteisen suunnan päätöksiksi ja työksi. Muutoksen lajin tunnistamisesta kerromme artikkelissa Muutosjohtaminen: kaikki muutos ei tarvitse muutoshanketta.
Toteutustapa
Miten strategian toimeenpano eroaa strategian jalkauttamisesta ja yksittäisestä työpajasta?
Strategian jalkauttaminen voi tarkoittaa eri organisaatioissa strategiasta viestimistä, tavoitteiden avaamista tai henkilöstön osallistamista. Tässä työssä strategian toimeenpano jatkuu niiden jälkeen: päätösvalta ja vastuut ratkaistaan, uusi toimintatapa rakennetaan oikeaan työhön, vaikutus tarkistetaan ja ylläpito siirretään organisaatiolle.
Tuloksena on päätöksiin, vastuisiin, käytössä olevaan toimintatapaan ja seurantaan asti etenevä kokonaisuus. Strategiadokumentti, työpaja tai valmennus voi olla osa sitä. Työ päättyy vasta, kun uusi tapa on käytössä ja sen vaikutus tarkistettu.
Johtamisen vaikutusketju® yhdistää samaan etenemiseen johdon, esihenkilöt, henkilöstön, asiakkaan ja luvut. Strategian toteutus voi edellyttää myös prosessien uudistamista ja työn sujuvoittamista. Silloin työssä voidaan hyödyntää INNOLEAN®-menetelmää, joka soveltaa lean-ajattelua ihmislähtöisesti palvelu- ja asiantuntijatyöhön.
Roolit
Mitä strateginen uudistuminen muuttaa eri rooleissa?
Toimitusjohtajalle ja omistajalle
Strategiset valinnat, niiden toteutuminen ja esteet ovat näkyvissä samassa johtamisen rytmissä. Toiminta nojaa yhteisiin rakenteisiin, mikä vahvistaa toiminnan jatkuvuutta myös kasvussa, omistajanvaihdoksessa ja muissa suurissa siirtymissä.
Johtoryhmälle
Päätöksenteon, vastuiden ja seurannan yhteinen rakenne vähentää samojen asioiden toistuvaa käsittelyä. Johtoryhmä pystyy kohdistamaan aikansa valintoihin ja korjaamaan suuntaa havaintojen perusteella.
Esihenkilöille
Muutoksen tarkoitus, tavoite ja oma vastuu selkeytyvät. Esihenkilöt saavat keinot viedä yhteiset päätökset työhön ja palauttaa arjen havainnot johdon päätöksentekoon.
Henkilöstölle
Ihmiset pääsevät vaikuttamaan siihen, miten uusi toimintatapa tehdään toimivaksi. Huolet, poikkeamat ja käytännön tieto käsitellään osana uudistusta jo ennen käyttöönottoa.
Julkiselle organisaatiolle ja verkostolle
Yhteinen suunta, vastuut ja toimintatavat tukevat perustehtävää myös rakennemuutoksissa ja monitoimijaisissa palveluissa. Asiakkaan eteneminen voidaan ottaa yhteiseksi tarkastelukohteeksi yli yksikkö- ja organisaatiorajojen.
Näyttö
Strateginen uudistuminen käytännössä: lisää näyttöä
Tuccabaja Company Oy: strategia yhteisiksi käytännöiksi yhdeksässä toimipisteessä
Kolmen vuoden kehitysohjelmassa yhtenäistettiin johtamista, vastuita, asiakaspalvelua ja myyntikäytäntöjä yhdeksässä toimipisteessä. Strategia kytkettiin esihenkilötyöhön, palvelupolkuihin ja henkilöstön päivittäiseen tekemiseen. Yhteisiä toimintatapoja harjoiteltiin käytännössä ja etenemistä seurattiin yhdessä. Oman myyntiseurannan mukaan yksi 2,6 sekunnin lisämyyntilause toi yli 300 000 euroa lisämyyntiä. Lukekaa Tuccabajan asiakastarina.
”Kolmivuotinen kehitysohjelma oli intensiivinen matka kohti tehokkaampaa liiketoimintaa ja yhtenäisempää työyhteisöä. Ohjelma auttoi meitä yhdistämään eri toimipisteidemme vahvuudet ja luomaan yhtenäisen toimintamallin. Henkilöstön sitoutuminen kasvoi heidän päästessään vaikuttamaan muutoksiin. Tuloksena näimme parannusta asiakastyytyväisyydessä, henkilöstön pysyvyydessä ja liikevaihdossa. Olemme nyt ketterämpi ja kilpailukykyisempi, valmiina jatkamaan kehitystyötä itsenäisesti.”
Juha Kasurinen, toimitusjohtaja, Tuccabaja Company Oy
Palvelupolku
Mistä strategian jalkauttaminen kannattaa aloittaa?
- Tilannekuva yhdistää luvut ja arjen tiedon päätöksenteon tueksi, kun strategian toteutus ei etene tai vastuut ovat epäselviä.
- Toimeenpanosprintti vie yhden sovitun asian käytäntöön ja rakentaa sille vastuut, toimintatavan ja seurannan.
- Uuden toimintatavan juurtuminen varmistaa, että aloitettu muutos otetaan yhtenäisesti käyttöön ja sen ylläpito siirtyy organisaation omiin rakenteisiin.
- Kantokykyarvio tekee ennen suurta siirtymää näkyväksi vahvuudet, kriittiset riippuvuudet ja johdon ratkaistavat asiat.
- Strateginen varjojäsen tuo toimitusjohtajan, omistajan tai hallituksen puheenjohtajan rinnalle luottamuksellisen ajattelukumppanin päätösten valmisteluun ja toimeenpanon seurantaan.
Oman tilanteen voi jäsentää ensin itse. Uudistuksen itsearvio näyttää, missä kohdassa strategia pysähtyy, hallitustyön arvio auttaa omistajaa ja hallitusta tarkastelemaan omaa osuuttaan ja palveluvalitsin ehdottaa sopivaa aloitusta. Lisää aiheesta artikkelissa miten uudistua, kun vanhat lupaukset on vielä pidettävä.
KYSYMYKSET
Kysymyksiä strategisesta uudistumisesta
Pitääkö strategian olla valmis ennen työn aloittamista?
Ei. Jos suunta puuttuu tai siitä on useita tulkintoja, työ alkaa yhteisestä kuvasta lähtötilanteesta ja valinnoista. Jos strategia on valmis, aloituskohta on sen muuttaminen päätöksiksi, vastuiksi ja toimintatavoiksi.
Kuinka kauan strategian toimeenpano kestää?
Kesto riippuu muutoksen laajuudesta ja lähtötilanteesta. Yhden rajatun asian ensimmäinen kokeilu tehdään nopeasti, laaja uudistus vaatii pidemmän käyttöönoton ja seurannan. Rajaus, vaiheet ja kiinteä hinta sovitaan ennen aloitusta.
Mitä INNOLEAN® tarkoittaa strategian toimeenpanossa?
INNOLEAN® on Proinnon menetelmä, joka soveltaa lean-ajattelua ihmislähtöisesti palvelu- ja asiantuntijatyöhön. Strategian toimeenpanossa sitä käytetään, kun strategian toteutus edellyttää prosessien uudistamista ja työn sujuvoittamista: työn todellinen kulku tehdään näkyväksi, turha työ ja odottaminen poistetaan ja uusi tapa rakennetaan yhdessä niiden kanssa, jotka työtä tekevät.
Miten strategian toimeenpano eroaa strategian jalkauttamisesta?
Strategian jalkauttaminen voi tarkoittaa strategiasta viestimistä, tavoitteiden avaamista tai henkilöstön osallistamista. Strategian toimeenpano jatkuu siitä: päätösvalta ja vastuut ratkaistaan, uusi toimintatapa rakennetaan oikeaan työhön, vaikutus tarkistetaan ja ylläpito siirretään organisaatiolle.
Miten henkilöstö osallistuu strategiseen uudistumiseen?
Henkilöstön kokemustieto tuodaan mukaan tilannekuvaan ja toimintatapojen rakentamiseen. Johto vastaa suunnasta ja strategisista valinnoista. Osallistumisen tarkoitus, päätösvalta ja vastuu tehdään näkyviksi, jotta osallistuminen tukee toimeenpanoa eikä luo epäselviä odotuksia.
Miten strategisen uudistumisen vaikutuksia mitataan?
Lähtötilanne, tavoiteltu muutos ja tarkoituksenmukaiset mittarit määritetään yhdessä. Arvioinnissa tarkastellaan sekä havaittuja muutoksia että muita samanaikaisia tekijöitä. Tavoitteena on perusteltu kuva siitä, miten uudistettu toimintatapa on myötävaikuttanut tulokseen.
Sopiiko sama toteutustapa yritykselle ja julkiselle organisaatiolle?
Kyllä, ja ratkaisu rakennetaan toimintaympäristön mukaan. Yrityksessä painopiste voi olla kasvussa, kilpailukyvyssä tai omistajanvaihdoksessa. Julkisessa organisaatiossa se voi olla palvelun jatkuvuudessa, johtamisen rakenteessa tai usean toimijan yhteistyössä.
Mitä yhteistyön päättyessä jää organisaatiolle?
Organisaatiolle jää sovittu toimintatapa, selkeät vastuut ja seuranta. Yhteistyön tavoitteena on, että organisaatio pystyy ylläpitämään ja kehittämään toimintatapaa omassa johtamisessaan.
SUOSITELTU ALOITUS
Kun suunta on päätetty: miten toimeenpano etenee?
Kun suunta on päätetty: Johtoryhmävalmennus
alkaen 7 500 € + alv
Johtoryhmän päätöksenteko, vastuut ja seurannan rytmi uudistetaan niin, että strategia ja tärkeät uudistukset etenevät arkeen. Kesto 2–3 kuukautta. Saatte kirjallisen johtoryhmän toimintamallin.
Jos suunta on auki tai syy epäselvä: Tilannekuva
6 900–24 900 € + alv
Johdon, henkilöstön, asiakkaiden ja lukujen tieto kootaan yhteen ennen strategian toimeenpanoa. Kesto 3–8 viikkoa. Saatte kirjallisen selvityksen ja toimenpidesuositukset.
SEURAAVA ASKEL
Katsotaanko uudistumisen tilanne yhdessä?
Maksuttomassa Tilannekeskustelussa jäsennetään, mikä jo etenee, mikä estää toimeenpanoa ja mikä on oikean kokoinen seuraava askel. Saatte jäsennyksen käyttöönne riippumatta siitä, jatkammeko yhdessä.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu Pyydä tarjous
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia