Onnistunut työpaja – mitä se edellyttää?
Työpaja on erittäin käytetty menetelmä kun yrityksellä tai yhteisöllä on tarve kehittää toimintaansa tai ratkaista jokin haaste. Mitä onnistunut työpaja edellyttää? Miten varmistetaan se, että työpajasta jää käteen enemmän kuin vain ”virkistyminen” tai mikä pahempaa turhautuminen.
Olen viimeksi kuluneen kymmenen vuoden aikana fasilitoinut kymmenittäin organisaatioiden toiminnan kehittämiseen tai uudistamiseen liittyviä työpajoja todennetusti tuloksellisen, kehittämäni INNOLEAN®- metodin avulla. Osallistujia niissä on ollut yhteensä tuhansia. INNOLEAN®- metodille on myönnetty avainlipputunnus.
Kokemukseni mukaan parhaat onnistumiset on saatu sellaisista työpajoista, joissa on keskitytty syvällisesti yhteen asiaan kerrallaan. Johdolta se on edellyttänyt kykyä heittäytyä rohkeasti ja täysillä mukaan silläkin uhalla, että samalla on altistanut itsensä nykyisen toimintakulttuurin kritiikille.
Parhaimmillaan työpaja on osoitus siitä, että organisaation johto kannustaa, rohkaisee ja osoittaa luottamuksensa henkilöstön kykyyn ratkaista ongelmia ja kehittää uutta. Hyvä pomo ei ammu alas ideoita vaan innostuu niistä myös itse ja kannustaa kehittämään ajatuksia eteenpäin.
Yhdessä ideoinnin ja kehittämisen yhtenä edellytyksenä on ymmärtää se, että aina löytyy useita vaihtoehtoisia ratkaisuja työpajan kohteena olevaan teemaan. Rohkeutta on myös se, että uskalletaan myöntää, että nyt emme tiedä aiheesta riittävästi.
Mutta entä elämä työpajan jälkeen? Mitä työpajasta on lupa odottaa jäävän käteen? Tuloksia saavutetaan, kun asetetaan selkeät tavoitteet ja yrityksen tai yhteisön johto antaa täyden tuen työpajan jälkeen tehtäville toimenpiteille. Tämä lupaus on oltava annettuna jo ennen työpajaa ja siitä on pidettävä kiinni. Tärkein onnistumisen edellytys on, että työpajan tuloksille tehdään konkreettisesti jotain eli että ne viedään myös käytäntöön.
Olennainen osa työpajaan valmistautumista on myös se, että osallistujat laittavat itse asioita tärkeysjärjestykseen ilman ylhäältä alas annettuja ohjeita. Siinä vaiheessa kun kehitysideoita luokitellaan ja laitetaan tärkeysjärjestykseen kriteerit tulevat organisaation strategiasta.
Erilaisten ihmisten ja alojen törmäyttäminen rikastuttaa kaikkien ymmärrystä kokonaisuudesta. Harvoin syntyy uutta, kun saman alan ihmiset kehittävät yhdessä oman alan toimintaa. Uudelleenajattelu ja laatikon ulkopuolinen ajattelu edellyttää rajojen ja siilojen rikkomista. Siilot rakentuvat usein huomaamatta, eikä niitä tunnisteta ennen kuin tehdään yhdessä oikeasti töitä.
Työpajan osallistujille on usein haastavaa poistua omasta kapeasta asiantuntijuudesta. Vaatii kypsyyttä ymmärtää se tosiasia, ettei ”oma totuus” ja tieto ole yksi ja oikea. Yhdessä uudelleen ajattelemalla löydetään aina aivan uusia mahdollisuuksia, joita kukaan ei ole tullut aiemmin ajatelleeksi.
Tämä on myös omien työpajojeni päätavoite. Kun valitaan oikeat menetelmät oikeaan tarpeeseen ja vaalitaan rentoa ja luottamuksellista ilmapiiriä, saadaan ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa ihmeitä aikaan. Nämä tunnelmat ja kokemukset toimivat sytykkeinä omaan työhöni.
Työpajat eivät ole koskaan samanlaisia. Parhaimmillaan yhdessä työskentelemällä kaikki osallistujat oppivat ja saavat uutta energiaa ja käytännön työvälineitä omaan arkeensa.
Työpajoissa on kyse ensisijaisesti ihmisten ongelmanratkaisukyvyn kehittämisestä. Yrityksen ja yhteisön toimintatapojen muutokset edellyttävät valmentavaa työotetta, sillä henkilöstöä ei voi käskemällä saada toimimaan luovasti.
Lue myös edellinen bloggaukseni työpajoista organisaation kehittämisen välineenä.
Nina Lappalainen
Uudistamisen arkkitehti, palvelujen Lean ja Service Excellence -asiantuntija.
Proinno Oy
Kokemukseni mukaan parhaat onnistumiset on saatu sellaisista työpajoista, joissa on keskitytty syvällisesti yhteen asiaan kerrallaan. Johdolta se on edellyttänyt kykyä heittäytyä rohkeasti ja täysillä mukaan silläkin uhalla, että samalla on altistanut itsensä nykyisen toimintakulttuurin kritiikille.
Parhaimmillaan työpaja on osoitus siitä, että organisaation johto kannustaa, rohkaisee ja osoittaa luottamuksensa henkilöstön kykyyn ratkaista ongelmia ja kehittää uutta. Hyvä pomo ei ammu alas ideoita vaan innostuu niistä myös itse ja kannustaa kehittämään ajatuksia eteenpäin.
Yhdessä ideoinnin ja kehittämisen yhtenä edellytyksenä on ymmärtää se, että aina löytyy useita vaihtoehtoisia ratkaisuja työpajan kohteena olevaan teemaan. Rohkeutta on myös se, että uskalletaan myöntää, että nyt emme tiedä aiheesta riittävästi.
Mutta entä elämä työpajan jälkeen? Mitä työpajasta on lupa odottaa jäävän käteen? Tuloksia saavutetaan, kun asetetaan selkeät tavoitteet ja yrityksen tai yhteisön johto antaa täyden tuen työpajan jälkeen tehtäville toimenpiteille. Tämä lupaus on oltava annettuna jo ennen työpajaa ja siitä on pidettävä kiinni. Tärkein onnistumisen edellytys on, että työpajan tuloksille tehdään konkreettisesti jotain eli että ne viedään myös käytäntöön.
Työpajaan valmistauduttava hyvin
Työpajoja toteutettaessa unohtuu usein se tosiasia, että niihin valmistautuminen on 80 prosenttia työstä ja itse työpaja 20 prosenttia. Se, millainen asiakaskokemus ammattimaisesti johdetusta työpajasta osallistujille jää, perustuu hyvään ennalta valmistautumiseen, työskentelyn tarkkaan, mutta keskustelulle tilaa jättävään aikatauluttamiseen sekä johdonmukaiseen johtamiseen.Olennainen osa työpajaan valmistautumista on myös se, että osallistujat laittavat itse asioita tärkeysjärjestykseen ilman ylhäältä alas annettuja ohjeita. Siinä vaiheessa kun kehitysideoita luokitellaan ja laitetaan tärkeysjärjestykseen kriteerit tulevat organisaation strategiasta.
Erilaiset ihmiset ja osaaminen rikastuttavat työpajoja
Parhaat kehitysideat, uudet avaukset ja innovaatiot syntyvät työpajoista, joiden osallistujat on valittu räätälöidysti ratkaistavan asian, vaikuttavuuden ja tavoiteltavan tuloksen mukaan. Työpajaan on hyvä kutsua eri toimialojen ja tieteenalojen edustajia; todellisiin uudistuksiin uutta ajattelua tuovia asiantuntijoita.Erilaisten ihmisten ja alojen törmäyttäminen rikastuttaa kaikkien ymmärrystä kokonaisuudesta. Harvoin syntyy uutta, kun saman alan ihmiset kehittävät yhdessä oman alan toimintaa. Uudelleenajattelu ja laatikon ulkopuolinen ajattelu edellyttää rajojen ja siilojen rikkomista. Siilot rakentuvat usein huomaamatta, eikä niitä tunnisteta ennen kuin tehdään yhdessä oikeasti töitä.
Työpajan osallistujille on usein haastavaa poistua omasta kapeasta asiantuntijuudesta. Vaatii kypsyyttä ymmärtää se tosiasia, ettei ”oma totuus” ja tieto ole yksi ja oikea. Yhdessä uudelleen ajattelemalla löydetään aina aivan uusia mahdollisuuksia, joita kukaan ei ole tullut aiemmin ajatelleeksi.
Työpaja parantaa vuorovaikutusta
Onnistuneet työpajat avaavat ihmisten välisiä lukkoja, antavat vertaistukea, haastavat rohkeasti olemassa olevaa, antavat asioille eri merkityksiä, avaavat erilaisia näkökulmia ja luovat yhteistä ymmärrystä. Hyvä työskentely lähtee tosiasioiden ja vahvuuksien tunnistamisesta.Tämä on myös omien työpajojeni päätavoite. Kun valitaan oikeat menetelmät oikeaan tarpeeseen ja vaalitaan rentoa ja luottamuksellista ilmapiiriä, saadaan ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa ihmeitä aikaan. Nämä tunnelmat ja kokemukset toimivat sytykkeinä omaan työhöni.
Työpajat eivät ole koskaan samanlaisia. Parhaimmillaan yhdessä työskentelemällä kaikki osallistujat oppivat ja saavat uutta energiaa ja käytännön työvälineitä omaan arkeensa.
Työpajoissa on kyse ensisijaisesti ihmisten ongelmanratkaisukyvyn kehittämisestä. Yrityksen ja yhteisön toimintatapojen muutokset edellyttävät valmentavaa työotetta, sillä henkilöstöä ei voi käskemällä saada toimimaan luovasti.
Lue myös edellinen bloggaukseni työpajoista organisaation kehittämisen välineenä.
Nina Lappalainen
Uudistamisen arkkitehti, palvelujen Lean ja Service Excellence -asiantuntija.
Proinno Oy