Yhtä lailla olet voinut joutua työpajan vetäjän, fasilitaattorin rooliin heppoisin eväin. Työpajojen onnistunut toteutus vaatii sen ohjaajalta paljon. On hallittava erilaiset työskentelymetodit ja työvälineet, tunnettava ne keinot miten ihmiset saadaan innostumaan ja osallistumaan eli ottamaan työpaja vakavasti sekä luottamaan siihen, että osallistumisella on merkitystä.

Työpaja nousee keinovalikoimaan lähes poikkeuksetta silloin, kun organisaatio lähtee kehittämään toimintaansa. Siksi työpajoihin pitää suhtautua vakavasti. Muuten ne ovat ajan ja rahan haaskausta.

Vinkki!

Hyvä mittari on laskea työpajan osallistujien määrä x käytetty työaika x osallistujien keskiarvopalkka = kustannukset työpajalle. Mitä saimme tällä summalla aikaan? Oliko se kustannustehokasta saavutettuihin tuloksiin nähden?

Tarvitaan työpajojen sarja

Toiminnan kehittäminen ei voi perustua osallistaviin työpajoihin ja workshoppeihin, jollei niiden tuotoksia hyödynnetä.

Ammattimaisesti järjestetyt ja hyvin johdetut työpajat räätälöidään aina organisaation ja osallistujien tarpeisiin. Yksittäinen, irrallinen työpaja ei saa muutoksia aikaan. Parhaiten työpajoilla päästään tuloksiin ja vaikuttavuuteen, kun niitä järjestetään sarjana, osana kehittämisen kokonaisuutta. Lisäksi tarvitaan suunnitelma siitä, mitä työpajojen välillä ja niiden jälkeen tapahtuu sekä kuka on vastuussa sovitusta. Yleisen ja räätälöidyn työpajan fasilitoinnin ero näkyy tästä syystä myös ulkopuolisen asiantuntijan hinnoittelussa.

Työpajat ovat kehittämisen ja innovoinnin työväline, joiden avulla saadaan ajatuksia ja ratkaisuja mahdollisimman monesta näkökulmasta. Sen jälkeen toteutuskelpoiset ideat viedään käytäntöön. Siihen tarvitaan:

1. Suunnitelma

Jokaisen työpajan taustalla on tahto ja pitkäjänteinen suunnitelma käytännön toteutusta ja tavoitteiden saavuttamista varten.

2. Aikataulu ja vastuuhenkilöt

Käytännön toteutus puolestaan edellyttää aikataulutusta, vaiheistusta ja vastuuhenkilöitä sijaisjärjestelyineen.

3. Tulosten mittaaminen

Tavoitteiden toteutumisen seuranta tarvitsee mittarit.

Työpaja ei ole itseisarvo, vaan tulokset

Yrityksen tai yhteisön johdon ei pidä tuudittautua siihen uskomukseen, että pienillä, virkistävillä, ajattelua herättävillä sessioilla ihmiset alkaisivat itse ohjautua kohti käytännön toteutusta. Näin ei käy.

Muutos ja uuden toimintatavan juurruttaminen vaatii aina toistoa ja jatkuvaa esillä pitämistä, viestintää, vuoropuhelua, eteen tulevien ongelmien korjaamista ja vaiheittaista oppimista. Tarvitaan työvälineitä, yhteisiä pelisääntöjä, yhdessä ajattelua ja kehittämistä.

Organisaation johdon on nähtävä se kokonaiskuva, mihin työpajatyöskentelyllä haetaan ratkaisua. Miten työpajojen avulla virinnyt uudistus tai muutos vaikuttaa yksittäisen työntekijän ja asiakkaan arkeen ja mitkä ovat eri asioiden riippuvuussuhteet.

Toisinaan johto voi haluta nopeuttaa muutosprosessia eli mennä suoraan loppuun. Uusi tapa toimia tulee käyttöön nyt ja heti. Valitettavasti tällainen äkkikäänne harvoin toimii, oikotietä ei ole. Muutoksessa on edettävä prosessin ja ihmisten edellyttämää vauhtia. Silloin erilaiset ihmiset voivat innostua ja oppia luottamaan yhdessä tekemisen eteenpäin vievään voimaan.

Perustan ja lähtötilanteen rakentaminen kunnolla on avain kestäviin vaikutuksiin. Sen jälkeen kokonaisuutta on helpompi myös johtaa. On tärkeää välillä hidastaa ja välillä mennä nopeammin. Huolehtia siitä, että kaikki ovat mukana. Näin rakentuu luottamus, oikeudenmukaisuus ja tasapuolinen kohtelu.

Johto ja henkilöstö tekevät muutoksen

Ulkopuolinen konsultti ei tee muutoksia yrityksen tai yhteisön puolesta vaan muutokset tekevät johto ja henkilöstö yhdessä. Ulkopuolinen asiantuntija toimii sillanrakentajana johdon ja henkilöstön välillä ja nopeuttaa luottamuksen rakentumista.

Työntekijöillä itsellään on avaimet ongelmien ratkaisemiseen, kun vain luodaan rakenteet ja pelisäännöt toiminnalle sekä annetaan valta ja vastuu ratkaista eteen tulevia tilanteita.

Olen viimeksi kuluneen viiden vuoden aikana vetänyt kymmenittäin organisaatioiden toiminnan kehittämiseen liittyviä työpajoja ja niissä on ollut yhteensä yli 3 000 osallistujaa. Yritykseni on konseptoinut esimerkiksi Innomylly-pajan, jonka avulla puretaan ja ratkaistaan työn tai johtamisen onnistumisen esteitä tai luodaan sisäisen tai ulkoisen innovaatiotoiminnan rakenteet. 

Nina Lappalainen
muutosagentti, palveluliiketoiminta
Proinno Design Oy