Työssä onnistuminen – tunnista ja korjaa esteet
Sujuvaa työntekoa hankaloittavat esteet aiheuttavat merkittäviä kustannuksia lähes jokaisessa työyhteisössä. Siksi epäkohtien kartoitus ja niiden ratkaisu on tehokkain tapa sitouttaa ihmiset työhönsä, vaikuttaa työyhteisön hyvinvointiin ja sitä kautta kustannustehokkuuteen. Menestyvän yrityksen perusta on sujuva arki, ihmisten hyvä johtaminen ja uusiutumiskyky.
Arkinen työmme on täynnä pienempiä tai isompia pulmia, jotka estävät sujuvan työskentelyn ja rassaavat koko työyhteisöä. Tieto ei kulje tai sitä syötetään liikaa kaikissa kanavissa. Pidetään turhia, pitkiä tai valmistelemattomia palavereja tai työpajoja. Aloitetut projektit jäävät kesken tai niistä saatuja oppeja ei hyödynnetä.
Jokainen miettii ja ärsyyntyy näistä arkipäivän pulmista itsekseen. Harvassa yrityksessä on kuitenkaan varattu yhteistä aikaa päivittäistä työtä estävien ongelmien ratkaisemiseen. Kuulostaako tutulta?
Olen toiminut 15 vuotta liiketoiminnan kehittämistehtävissä ja kokemus on osoittanut työyhteisöjen painivan samojen ongelmien kanssa vuodesta toiseen toimialasta riippumatta.
Useimmiten ihmisten työpäivät on täytetty sataprosenttisesti, eikä työpäiviin ole jätetty yhtään löysiä. Tällöin ihmisiä kuormitetaan sataprosenttisesti, koska työn tekemisessä on aina vaihtelua johtuen eri syistä. Tästä johtuen tehdään ylitöitä ja maksetaan työn tekemisestä yhä enemmän. Tämä kaikki on pois kehittämisestä ja ihmisten hyvinvoinnista.
Ihmisten tapa toimia ja johtaa muuttuu hitaasti. Tarvitaan aina tutkimus nykyisestä toiminnasta, jossa samalla lasketaan kuinka paljon nykyinen toimintamalli maksaa verrattuna uuteen, jossa kaikki turha ja ongelmia aiheuttava tekeminen on minimoitu. Kokemukseni mukaan, tieto viivan alle jäävistä säästöistä ja muista hyödyistä saavat yritykset ja yhteisöt nopeammin kiinnostumaan toimintatapojen uudistamisesta.
Organisaatiokulttuuri puoltaa ongelmista vaikenemista. Ongelmien esiin nostaminen koetaan negatiivisena, vaikka se on mahdollisuus tilanteen korjaamiseen, luottamuksen ja ilmapiirin parantamiseen.
2. Hetkessä elämisestä suunnitelmallisuuteen
Toimialasta riippumatta monet yritykset toimivat tilanteesta toiseen ajopuun lailla. Toimintaympäristö ja asiakkaiden ostokäyttäytyminen muuttuvat nopeasti, mutta yritykseltä puuttuu suunnitelma jatkuvuuden varmistamisesta. Se edellyttää systemaattista uudistumisen hallintaa. Vaarana on kilpailukyvyn lasku.
3. Huono työilmapiiri nakertaa voimavaroja
Työilmapiiriin liittyvät ongelmat saattavat johtua hyvinkin kaukana historiassa olevista asioista. Toimintaa voidaan johtaa pelolla. Työyhteisöön rakentuu klikkejä. Myös työkaverit voivat varjojohtaa pelolla työyhteisöä. Sairauspoissaolot lisääntyvät.
4. Kiireestä tehdään tekosyy
Kiireeseen vetoamisesta on tullut takaportti moneen ongelmaan. Tehdään vaan, mutta ei mietitä miksi tehdään. Viime kädessä jatkuvassa kiireessä on kyse puutteellisesta ajankäytönhallinnasta, asioiden tärkeysjärjestykseen laittamisesta sekä työn suunnittelusta ja vaiheistamisesta.
5. Viestintään valitaan väärät kanavat
Palavereja pidetään liikaa, päätöksiä ei tehdä tai niistä ei kerrota riittävän laajalti. Tietoa jaetaan väärissä kanavissa. Sähköposti täyttyy loppumattomista cc-viesteistä. WhatsAppissa käydään vuoropuhelua liian vaikeista aiheista, vaikka se soveltuu paremmin nopeisiin ja helposti ratkaistavissa oleviin asioihin.
6. Projektit jäävät kesken tai niitä on liikaa
Alalla kuin alalla on hyvin tyypillistä, että projektit jäävät kesken. Projekteja aloitetaan, mutta sitten ne hiipuvat pois päiviltä hiljaa itsekseen, niitä on samanaikaisesti liikaa päällekkäin tai niistä saatuja oppeja ei hyödynnetä.
7. Järjestelmät ja laitteet vanhentuneita
Ongelmat koneiden, laitteiden ja järjestelmien kanssa on hiljaisesti hyväksytty tosiasia monessa organisaatiossa. Työntekijät ottavat kuin annettuna, että niiden hitauden tai toimimattomuuden kanssa nyt vain voi mennä 2 tuntia työpäivästä. Mitä resurssien tuhlaamista!
8. Puutteita perehdytyksessä
Uudet työntekijät saavat puutteellisen tai kerralla rykäistyn perehdyttämisen. Perehdyttämistä pitäisi tehdä jatkuvasti. Sitä tarvitaan, kun otetaan uusia työkaluja ja toimintatapoja käyttöön tai yrityksen valikoimaan tulee uusi tuote tai palvelu.
Organisaatiossa kaikkien työntekijöiden on tiedettävä mitä tehdään, kenelle ja miksi. Johdolla suunta on kirkkaana mielessä. Tämä sama tieto pitää saada henkilöstölle. Työntekijät voivat omassa arkipäivän työssään tehdä tarvittavia pieniä valintoja ja päätöksiä kun pitkän aikavälin suunta on tiedossa.
Päivittäisten ongelmien ratkaisemisesta pitää rakentaa pysyvä toimintamalli. Silloin ne eivät ehdi kasvaa kerrostalon kokoisiksi. Kokemukseni on, että ihmiset saavat kuin siivet selkäänsä kun arki alkaa sujumaan.
Tärkein neuvoni on: varatkaa aikaa yhteiselle priorisoinnille, tekemisille ja kokemusten vaihtamiselle.
Nina Lappalainen
nina.lappalainen@proinno.fi
p. 0400 308 767
Jokainen miettii ja ärsyyntyy näistä arkipäivän pulmista itsekseen. Harvassa yrityksessä on kuitenkaan varattu yhteistä aikaa päivittäistä työtä estävien ongelmien ratkaisemiseen. Kuulostaako tutulta?
Olen toiminut 15 vuotta liiketoiminnan kehittämistehtävissä ja kokemus on osoittanut työyhteisöjen painivan samojen ongelmien kanssa vuodesta toiseen toimialasta riippumatta.
Johdon täytyy olla kiinnostunut tosiasioista ja hakea rohkeasti apua suunnan muutokseen ja huolehtia kokonaisuuden edun näkökulmasta. Tavoitteiden, mittareiden ja palkitsemisen tulisi tukea kokonaisuuden toimintaa ei yksilön toimintaa.Miksi näin? Jos johtaminen ei parane, ei parane yhteisön sisäinen tekeminenkään.
Useimmiten ihmisten työpäivät on täytetty sataprosenttisesti, eikä työpäiviin ole jätetty yhtään löysiä. Tällöin ihmisiä kuormitetaan sataprosenttisesti, koska työn tekemisessä on aina vaihtelua johtuen eri syistä. Tästä johtuen tehdään ylitöitä ja maksetaan työn tekemisestä yhä enemmän. Tämä kaikki on pois kehittämisestä ja ihmisten hyvinvoinnista.
Ihmisten tapa toimia ja johtaa muuttuu hitaasti. Tarvitaan aina tutkimus nykyisestä toiminnasta, jossa samalla lasketaan kuinka paljon nykyinen toimintamalli maksaa verrattuna uuteen, jossa kaikki turha ja ongelmia aiheuttava tekeminen on minimoitu. Kokemukseni mukaan, tieto viivan alle jäävistä säästöistä ja muista hyödyistä saavat yritykset ja yhteisöt nopeammin kiinnostumaan toimintatapojen uudistamisesta.
Tyypillisimpiä työn onnistumista estäviä solmukohtia
Toimintaa
uudistettaessa työntekijöiden arkista työskentelyä hiertävät rikkinäiset kohdat
on ensin tunnistettava ja konkretisoitava. Se mitä ei näe, ei voi korjata.
Organisaatiokulttuuri puoltaa ongelmista vaikenemista. Ongelmien esiin nostaminen koetaan negatiivisena, vaikka se on mahdollisuus tilanteen korjaamiseen, luottamuksen ja ilmapiirin parantamiseen.
2. Hetkessä elämisestä suunnitelmallisuuteen
Toimialasta riippumatta monet yritykset toimivat tilanteesta toiseen ajopuun lailla. Toimintaympäristö ja asiakkaiden ostokäyttäytyminen muuttuvat nopeasti, mutta yritykseltä puuttuu suunnitelma jatkuvuuden varmistamisesta. Se edellyttää systemaattista uudistumisen hallintaa. Vaarana on kilpailukyvyn lasku.
3. Huono työilmapiiri nakertaa voimavaroja
Työilmapiiriin liittyvät ongelmat saattavat johtua hyvinkin kaukana historiassa olevista asioista. Toimintaa voidaan johtaa pelolla. Työyhteisöön rakentuu klikkejä. Myös työkaverit voivat varjojohtaa pelolla työyhteisöä. Sairauspoissaolot lisääntyvät.
4. Kiireestä tehdään tekosyy
Kiireeseen vetoamisesta on tullut takaportti moneen ongelmaan. Tehdään vaan, mutta ei mietitä miksi tehdään. Viime kädessä jatkuvassa kiireessä on kyse puutteellisesta ajankäytönhallinnasta, asioiden tärkeysjärjestykseen laittamisesta sekä työn suunnittelusta ja vaiheistamisesta.
5. Viestintään valitaan väärät kanavat
Palavereja pidetään liikaa, päätöksiä ei tehdä tai niistä ei kerrota riittävän laajalti. Tietoa jaetaan väärissä kanavissa. Sähköposti täyttyy loppumattomista cc-viesteistä. WhatsAppissa käydään vuoropuhelua liian vaikeista aiheista, vaikka se soveltuu paremmin nopeisiin ja helposti ratkaistavissa oleviin asioihin.
6. Projektit jäävät kesken tai niitä on liikaa
Alalla kuin alalla on hyvin tyypillistä, että projektit jäävät kesken. Projekteja aloitetaan, mutta sitten ne hiipuvat pois päiviltä hiljaa itsekseen, niitä on samanaikaisesti liikaa päällekkäin tai niistä saatuja oppeja ei hyödynnetä.
7. Järjestelmät ja laitteet vanhentuneita
Ongelmat koneiden, laitteiden ja järjestelmien kanssa on hiljaisesti hyväksytty tosiasia monessa organisaatiossa. Työntekijät ottavat kuin annettuna, että niiden hitauden tai toimimattomuuden kanssa nyt vain voi mennä 2 tuntia työpäivästä. Mitä resurssien tuhlaamista!
8. Puutteita perehdytyksessä
Uudet työntekijät saavat puutteellisen tai kerralla rykäistyn perehdyttämisen. Perehdyttämistä pitäisi tehdä jatkuvasti. Sitä tarvitaan, kun otetaan uusia työkaluja ja toimintatapoja käyttöön tai yrityksen valikoimaan tulee uusi tuote tai palvelu.
Meillä on ongelma – miten se ratkaistaan?
Viime kädessä edellä kuvatun listan jokainen ongelma johtuu puutteellisesta johtamisesta. Mikään ei muutu, ellei johto ymmärrä jokaisen yksittäisen pullonkaulan poistamisen tärkeyttä ja tartu niihin rohkeasti.Johdon on pysähdyttävä työntekijöiden ongelmien äärelle siitäkin huolimatta, että se voi olla tuskallista ja tuoda tunteen, että olen huono johtaja. Johdon tärkein tehtävä on sitouttaa ja innostaa ihmisiä; saada heidän osaamisensa ja vahvuutensa hyötykäyttöön. Kyse on kommunikaation muutoksesta ja tavasta johtaa jatkuvassa vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa juuri kyseiselle yritykselle sopivalla tavalla.On upeaa nähdä kuinka asioihin puuttuminen saa ihmiset innostumaan ja arvostamaan ongelmien ratkaisemiseen tarttuvaa johtajaa ja toisiaan.
Organisaatiossa kaikkien työntekijöiden on tiedettävä mitä tehdään, kenelle ja miksi. Johdolla suunta on kirkkaana mielessä. Tämä sama tieto pitää saada henkilöstölle. Työntekijät voivat omassa arkipäivän työssään tehdä tarvittavia pieniä valintoja ja päätöksiä kun pitkän aikavälin suunta on tiedossa.
Toimintakulttuurin muutoksen alkuvaiheeseen tarvitaan resursseja ja ulkopuolista ihmistä, joka auttaa eri näkökulmien esiintuomisessa, kannustamisessa ja toimintamallin rakentamisessa. Muutos onnistuu harvoin pelkästään omin voimin. Ulkopuolinen tuo tosiasioiden perusteluja ja faktaa johdolle, jonka pohjalta he voivat tehdä päätöksiä. Yrityksessä voidaan saada melkoisia harppauksia aikaan kun koko henkilöstö otetaan mukaan kehittämiseen.Arkipäiväisten pulmien yhteinen ratkominen lisää työyhteisön aktiivista yhteistä tekemistä. Ihmiset kokevat, että he voivat hallita omaa työtään ja pystyvät vaikuttamaan siihen.
Päivittäisten ongelmien ratkaisemisesta pitää rakentaa pysyvä toimintamalli. Silloin ne eivät ehdi kasvaa kerrostalon kokoisiksi. Kokemukseni on, että ihmiset saavat kuin siivet selkäänsä kun arki alkaa sujumaan.
Tärkein neuvoni on: varatkaa aikaa yhteiselle priorisoinnille, tekemisille ja kokemusten vaihtamiselle.
Nina Lappalainen
Muutosarkkitehti, kehittämisen kumppani
Proinno Oynina.lappalainen@proinno.fi
p. 0400 308 767