Selkeyttä ja sujuvuutta – Yhtenäiset toimintamallit kasvun tueksi

Kesto: 2 kk

Yhteistyö Proinnon kanssa toi Ortofix Oy kaivattua selkeyttä ja sujuvuutta arkeen. Yhtenäiset toimintamallit ja selkeät roolit paransivat tiedonkulkua ja tiimihenkeä, mikä näkyy myös vahvistuneena asiakaskokemuksena. Projekti mahdollisti Ortofixin henkilöstölle paremman keskittymisen asiakkaiden tarpeisiin ja loi vankan perustan palveluiden jatkuvalle kehittämiselle. Näiden muutosten ansiosta Ortofix voi nyt palvella asiakkaitaan entistä tehokkaammin ja inhimillisemmin.

Ortofixin fysioterapeutti hieroo asiakkaan selkää, edistäen työhyvinvointia ja kehon kuntoutusta.


Apuväline ja Fysio Ortofix Oy
Ortofix Oy on Kanta-Hämeen johtava kuntoutusalan toimija, joka tarjoaa monipuolisia fysioterapia- ja jalkaterapiapalveluita sekä yksilöllisesti suunniteltuja tukipohjallisia ja apuvälineitä. Nopeasti kasvaneella yrityksellä on useita toimipisteitä eri paikkakunnilla, ja sen tavoitteena on jatkuvasti kehittää palveluiden laatua, asiakaskokemusta ja luoda pohjaa tulevaisuuden kasvulle.

Ortofix Oy:llä oli selkeä tavoite: tuoda lisää sujuvuutta ja selkeyttä työarkeen, selkiyttää roolit ja vahvistaa asiakaskokemusta. Yhteistyössä Proinnon kanssa loimme yhtenäiset toimintamallit ja selkeät vastuunjaot, jotka paransivat tiedonkulkua, vähensivät päällekkäisyyksiä ja sitouttivat henkilöstön arkea helpottaviin käytäntöihin. Nyt Ortofix voi keskittyä täysillä asiakasarvon tuottamiseen ja palveluiden jatkuvaan kehittämiseen, mikä näkyy myös entistä vahvempana asiakaskokemuksena.

Projektissa saavutettuja hyötyjä

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.


Toiminnan sujuvuus ja tehokkuus

  • Yhtenäiset toimintatavat, kuten selkeä vastuunjako siivous- ja pyykinhuoltotehtävissä
  • Ajansäästö ja tehokkuuden kasvu
Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.


Tiimityö ja viestintä

  • Vahvistunut tiimihenki ja sujuvampi tiedonkulku
  • Hiljaisen tiedon parempi jakaminen arjessa
Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.


Asiakaspalvelu ja työhyvinvointi

  • Parantunut asiakaspalvelu ja asiakaskokemus
  • Pitkäkestoinen tuki työhyvinvoinnille

Lähtötilanne

Ortofixin nopea kasvu ja laaja palvelutarjonta toivat mukanaan tarpeen yhtenäistää toimintatapoja ja selkeyttää rooleja. Päällekkäiset tehtävät, epäselvä vastuunjako sekä viestinnän haasteet hidastivat arjen sujuvuutta. Yrityksessä tunnistettiin tarve toimintamalleille, jotka edistävät työn sujuvuutta, tukevat hiljaisen tiedon jakamista ja vahvistavat tiimityötä, jotta korkea asiakaspalvelun taso säilyisi kasvun keskellä.

Ortofixin asiantuntijatiimi seisomassa ryhmäkuvassa myymälän edessä.

Toteutus ja yhteistyö

Proinno järjesti kolme työpajaa, joihin osallistuivat sekä johto että henkilöstö. Projektin vaiheet sisälsivät:

  • Nykytilanteen kartoitus haastatteluiden avulla, jotta saatiin selville työn arkeen vaikuttavat keskeisimmät solmukohdat.
  • Prosessien ja työtehtävien analysointi henkilöstön kanssa. Tämä vaihe auttoi määrittämään konkreettisia kehityskohteita, kuten roolien ja vastuiden tarkentamisen sekä viikoittaisten siivoustehtävien vastuunjaon.
  • Ratkaisumallien ja toteutussuunnitelman laatiminen yhteistyössä henkilöstön kanssa. Tämä vahvisti sitoutumista uusiin toimintatapoihin ja teki muutoksista osan arkea.
Ortofixin apuvälineiden myymälä, jossa tarjolla kuntoutuksen ja fysioterapian tarvikkeita.

Tulokset ja saavutettu arvo

Projektin myötä Ortofixille kehitettiin yhtenäiset ja selkeät prosessit, jotka tuovat selkeyttä ja jouhevuutta työn arkeen. Konkreettiset tulokset ovat:

  • Selkeät roolit ja vastuut – tarkasti määritellyt työtehtävät, kuten viikoittainen siivousvastuu, auttavat henkilöstöä keskittymään asiakasarvon tuottamiseen.
  • Hiljaisen tiedon jakaminen – tiedon parempi saatavuus tukee tehokkuutta ja yhteisön viihtyvyyttä.
  • Uusien käytäntöjen omaksuminen – tiimi otti uudet toimintatavat käyttöön nopeasti, mikä lisäsi työn sujuvuutta ja tuki pitkäaikaista työhyvinvointia.
Heikki Kaartinen Toimitusjohtaja, Fysioterapeutti

”Yhteistyö Proinnon kanssa toi kaivattua selkeyttä ja suuntaviivat, joiden avulla voimme suunnata kohti tavoitteitamme. Uudet toimintamallit mahdollistavat entistä paremman keskittymisen asiakasarvon tuottamiseen ja jatkuvaan kehitykseen, mikä luo vankan perustan kasvulle ja kestävälle yhteistyölle tulevaisuudessa.”
– Heikki Kaartinen, toimitusjohtaja, Apuväline ja Fysio Ortofix Oy

Asiakaspalautetta projektista

”Työpajoissa käytetyt menetelmät tekivät asioista helposti ymmärrettäviä ja toivat konkreettisuutta kehitystarpeiden tunnistamiseen. Työkalut auttoivat osallistujia näkemään asiat uudesta näkökulmasta ja löytämään selkeitä ratkaisuja, jotka tukevat arjen sujuvuutta.”

Hanna Multanen

Fysioterapeutti
Apuväline ja Fysio Ortofix Oy

”Henkilöstö omaksui uudet toimintatavat nopeasti, ja työn tehokkuus on selvästi parantunut. Kehitystyöpajan ilmapiiri oli positiivinen ja kannustava, ja kouluttaja toi ympärilleen innostusta ja hyvää fiilistä, joka tuki muutosten juurtumista arkeen.”

Emilia Orava

Naprapaatti, ammatinharjoittaja
Apuväline ja Fysio Ortofix Oy

”Nina hoiti työpajat rautaisen ammattilaisen elkein ja hieman vaikeammatkin asiat saatiin nostettua esille ja niihin etsittiin ratkaisuja yhdessä.
Työntekijät kehuivat työpajan vetäjää asioiden laajasta käsittelystä. Vahva suositus Ninalle ja yrityksille, jotka painivat erilaisten ongelmien parissa. ”

Heikki Kaartinen

Toimitusjohtaja
Apuväline ja Fysio Ortofix Oy

”Projekti toi kaivattua selkeyttä arkeen ja sujuvoitti työskentelyä. Työpajojen osallistava tapa oli todella arvokasta.”

Työntekijä

”Työpajoissa käytetyt työkalut auttoivat konkretisoimaan kehitystarpeet ja toivat uusia näkökulmia.”

Työntekijä

”Yhteinen suunnittelu toi meille luottamusta ja varmuutta tulevaisuuden kehittämiseen.”

Työntekijä

Yhteenveto

Loimme yhdessä yhtenäiset toimintamallit, jotka tukevat yrityksen kasvua ja sujuvoittavat arjen työskentelyä. Selkeät prosessit, kuten tarkasti määritellyt vastuut siivouksessa ja pyykinhuollossa, vahvistavat Ortofixin asemaa luotettavana toimijana ja tukevat asiakaslähtöisen palvelun toteutumista. Seuraavana tavoitteena on juurruttaa nämä käytännöt osaksi päivittäistä työtä ja jatkaa kehitystä, jotta saavutetut hyödyt säilyvät pitkäkestoisina.

Nina Lappalainen

Toimitusjohtaja

Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija

Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnan kehittämisestä. Tunnettu Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana, Nina auttaa organisaatioita luomaan nykyaikaisen, asiakaskeskeisen ja vastuullisen toimintakulttuurin.

Nina on energinen strategian juurruttaja ja yhteistyön edistäjä, joka vie eteenpäin muutosprosesseja yksityisellä ja julkisella sektorilla. Hänen tavoitteenaan on synnyttää aitoja, kestäviä muutoksia, jotka hyödyttävät sekä johtoa että henkilöstöä – yhdessä kohti parempia tuloksia ja pysyvää menestystä.

nina.lappalainen@proinno.fi 0400 308 767