Tuottavuuden ja digitalisaation parantaminen kannattaa – hyödynnä nyt ELY:n rahoitusta!

ELY-keskuksen yritysten kehittämispalvelut lakkaavat vuoden 2023 lopussa. Nyt on vielä mahdollisuus hakea ELY-keskukselta rahoitusta yrityksesi kehittämiseen. Tuen osuus on 75 % kehittämispalvelun hinnasta. Yrityksen osuudeksi jää 325€/päivä. Rahoitusta haetaan ELY-keskuksesta, ja prosessi on helppo ja nopea.

Miksi kannattaa tehostaa ja selkeyttää yrityksen toimintaa?

Toiminnan tehostaminen ja selkeyttäminen on tarpeen kaikkien alojen ja eri kokoisissa yrityksissä. Toiminnan parantaminen on investointi, joka auttaa yritystäsi kasvamaan ja menestymään. Pk-yritykset ovat usein resursseiltaan ja osaamisellaan rajallisempia kuin suuret yritykset, joten niiden on tärkeää löytää tapoja parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta. Kun teet yrityksesi päivittäisen toiminnan ja yhteistyön sujuvaksi ja tehokkaaksi, se vapauttaa resursseja liiketoiminnan kehittämiseen ja kasvuun.

Toiminnan parantamisen hyödyt pk-yrityksille

Säästöt: esimerkiksi turhan työn poistaminen, tehokkaampi resurssien käyttö ja kilpailukykyisempien toimittajien löytäminen.
Nopea ja tehokkaampi toiminta: esimerkiksi lyhyemmät toimitusajat, parempi asiakaspalvelu tai nopeampi päätöksenteko.
Parempi asiakaskokemus: Asiakkaat arvostavat yrityksiä, jotka tarjoavat laadukkaita tuotteita ja palveluita sekä hyvää asiakaspalvelua. Toiminnan parantaminen auttaa ymmärtämään paremmin asiakkaiden tarpeita ja kykyä tarjota heille parempaa kokemusta.
Henkilöstön työtyytyväisyys: Tyytyväiset työntekijät ovat tuottavampia ja sitoutuneempia tekemään työnsä hyvin. Systemaattinen toiminnan kehittäminen auttaa luomaan työympäristön, jossa työntekijät voivat vaikuttaa omaan työhönsä ja tuntea olonsa arvostetuksi.

Toiminnan parantamisen toimenpiteitä pk-yrityksille

Toiminnan parantaminen on prosessi, joka vaatii yritykseltä sitoutumista ja resursseja. Tässä muutamia toimenpiteitä toiminnan parantamiseksi:

Prosessien tehostaminen ja selkeyttäminen: Prosesseja kannattaa tutkia ja kehittää niin, että ne ovat mahdollisimman tehokkaita ja sujuvia, esimerkiksi turhan työn poistaminen, roolien ja vastuiden selkeytys sekä prosessien kuvaamista.
Roolien ja vastuiden selkeyttäminen: Kun jokaisella työntekijällä on selkeä ymmärrys omasta roolistaan ja vastuistaan, työ sujuu tehokkaammin ja virheet vähenevät.
Digitalisaatioratkaisujen käyttöönotto: Digitalisaatioratkaisut auttavat tehostamaan toimintaa ja parantamaan tuottavuutta. Esimerkiksi rutiinitöiden automatisointi vapauttaa aikaa työntekijöille keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.
Asiakaspalveluprosessin parantaminen: Asiakaspalveluprosessin parantaminen parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lisää myyntiä.

Esimerkkejä, miten toiminnan parantaminen voi näkyä konkreettisesti yrityksessä:

Esimerkki 1:

Metallialan yrityksessä tehtiin suunnitelma ja tiekartta tärkeimpien prosessien tehostamiseksi ja selkeyttämiseksi. Johdon ja henkilöstön haastattelujen perusteella laadittiin yhdessä lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma, kuvattiin tärkeimmät prosessit kaikkien prosessiin osallistuvien rooleista käsin, jonka avulla yritys pystyi parantamaan prosessejaan, päivittäisen työn ja yhteistyön sujuvuutta ja asiakaskokemusta merkittävästi.

Vaikuttavuus ja hyöty asiakasyritykselle:

Prosessien tehokkuus parani keskimäärin 20 %.
Asiakaskokemus parani merkittävästi.
Henkilöstön työtyytyväisyys nousi.

Muutokset:

Prosessit kuvattiin rooleittain asiakasnäkökulmasta kokonaisuuden, systeemin ja riippuvuussuhteiden hahmottamiseksi.
Prosessit selkistyivät ja helpottuivat työntekijöiden kannalta.
Asiakaskokemus parani, kun asiakkaat saivat selkeän kuvan siitä, mitä heiltä odotetaan.

Esimerkki 2:

Taloushallinnon yrityksessä tarvittiin suunnitelma ja tiekartta toiminnan ja prosessien tuottavuuden tehostamiseksi ja selkeyttämiseksi. Yrityksen työyhteisö koostui kirjanpidon, talous- ja palkkahallinnon asiantuntijoista. Kehittämisen ensimmäiseksi kohteeksi otettiin uuden asiakkaan käyttöönottoprosessin sujuvoittaminen.

Vaikuttavuus ja hyöty asiakasyritykselle:

Merkittävä parannus asiakaskokemukseen.
Tiedonkulun tehokkuus parani merkittävästi.
Henkilöstön työtyytyväisyys nousi.

Muutokset:

Prosessit kuvattiin uudelleen asiakasnäkökulmasta. Tämä helpotti prosessien tehokkuuden parantamista ja sujuvoittamista.
Prosessit selkeytettiin ja yksinkertaistettiin työntekijöiden kannalta. Tämä vähensi turhaa työtä ja kuoritusta sekä helpotti työntekijöiden päivittäistä työtä.
Asiakkaat ymmärsivät paremmin, mitä heiltä odotetaan, kun palvelun vaiheet kuvattiin ja perusteltiin heille selkeästi.

Tässä muutamia vinkkejä toiminnan parantamiseen:

Aloita yksinkertaisilla asioilla. Älä yritä muuttaa kaikkea kerralla.
Aloita prosessien kartoituksesta ja analysoinnista. Ensin pitää ymmärtää miten yrityksesi toiminta nyt toimii. Mitä prosesseja on olemassa? Miten ne toimivat? Missä on parannettavaa?
Määrittele tavoitteet ja kriteerit, joiden mukaan toiminnan parantamista arvioidaan.
Tämä auttaa sinua seuraamaan tuloksia ja varmistamaan, että olet oikealla tiellä.
Käytä johdonmukaisia menetelmiä ja työkaluja. On olemassa monia erilaisia työkaluja ja menetelmiä, jotka auttavat sinua parantamaan toimintaasi. Yksinkertaisuus ja helppous on A ja O käyttöönoton onnistumisessa.
Ota koko henkilöstö mukaan prosessiin.
Kannusta henkilöstöä ehdottamaan muutoksia. Henkilöstöllä on parhaat ideat siitä, miten toimintaa voitaisiin parantaa.
Käytä arkikielistä ja konkreettisia esimerkkejä. Tämä helpottaa henkilöstön ymmärtämistä ja sitoutumista.
Seuraa tuloksia ja tee tarvittaessa muutoksia. Seuraamalla tuloksia ja tekemällä tarvittaessa muutoksia voit varmistaa, että teet oikeita asioita.
Ole kärsivällinen ja sitkeä. Toiminnan parantaminen on pitkäjänteinen prosessi. Älä luovuta, jos et näe tuloksia heti. Ole kärsivällinen ja sitkeä, niin saavutat tavoitteesi. Toiminnan parantaminen on jatkuva prosessi.