Työn sujuvuus – tehokkain työhyvinvointi-investointi
Työelämän todellinen murros tapahtuu, kun ymmärrämme, ettei ihmisiä voi loputtomiin sopeuttaa toimimattomiin järjestelmiin. Työn sujuvuuden kehittäminen on investointi, joka maksaa itsensä takaisin sekä parempana tuloksena että sitoutuneempana henkilöstönä. Häiriökysyntä syö sekä työhyvinvointia että tuottavuutta - mutta sen tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti ratkaisua.
Miksi järjestelmän kehittäminen on avain parempaan työhyvinvointiin?
Työpaikkojen hyvinvointihaasteet kumpuavat usein syvemmältä kuin yksilöiden jaksamisesta. Tutkimusten mukaan jopa 94 % työpaikan ongelmista on systeemisiä. Tässä artikkelissa avaamme, miksi työn sujuvuuden kehittäminen on tehokkain tapa parantaa sekä työhyvinvointia että tuottavuutta. Pureudumme häiriökysynnän käsitteeseen, palautumisen paradoksiin ja tarjoamme konkreettisia askeleita kohti sujuvampaa työarkea.
Häiriökysyntä – työhyvinvoinnin ja tuottavuuden näkymätön syöppö
Työelämän näkymätön dynamiikka sakkaa juuri systeemin rakenteissa. Nämä rakenteet synnyttävät huomaamatta häiriökysyntää, joka syö sekä työhyvinvointia että tuottavuutta.
Häiriökysyntä tarkoittaa työtä, joka syntyy, kun jokin ei toimi niin kuin pitäisi. Se on ylimääräistä työtä, joka ei tuota arvoa asiakkaalle eikä organisaatiolle. Työterveyslaitoksen tutkimusten mukaan yli 80 prosenttia työntekijöistä kokee monitekemisen, ohjeisiin liittyvät ongelmat, häiriöt ja keskeytykset kuormittaviksi. Suurimmalle osalle tällaiset olosuhteet ovat päivittäisiä.
Kuten psykologi Liisa Puskala osuvasti toteaa: ”Työntekijöiden työhyvinvointi on hyvin erilaista, jos häiriökysyntää on 70% tai 12%. Häiriökysyntä lisää sekä työmäärää että psykososiaalista ja kognitiivista kuormitusta tekijöille.”
Työssäni näen jatkuvasti, miten arjen normalisoidut pullonkaulat – kun ne tehdään näkyväksi ja puretaan – muuttavat kaiken: syntyy työrauhaa, kustannussäästöjä ja tilaa, jossa ihmiset voivat onnistua ilman jatkuvaa selviytymistä.
Sujuva työ on paras palautumiskeino
Työhyvinvointi ei synny irrallaan itse työstä. Vaikka yksilön tukeminen on tärkeää, merkittävin vaikutus työssä jaksamiseen syntyy siitä, miten työ on organisoitu. On kaikkien etu, että työpaikoilla etsitään yhdessä hyviä ratkaisuja kuormittaviksi koettuihin tehtäviin ja tilanteisiin. Kun työt eivät takkua turhien esteiden vuoksi, asiat ovat jo melko hyvin.
Toimivat prosessit, selkeä työnkuva, realistinen kuormitus ja riittävät resurssit luovat perustan, jonka varaan palautuminen rakentuu – jo työpäivän aikana. Sujuva työ tukee ihmisen luontaista tapaa toimia, parantaa jaksamista ja kohdistuu tuotteen tai palvelun arvoa lisäävään työhön – se ON TUOTTAVAA!
Organisaatioiden tulisi siirtyä yksilökeskeisistä ratkaisuista systeemisiin muutoksiin:
- Työkuorman realistinen mitoitus ja resurssien oikea kohdentaminen
- Johtamiskäytäntöjen uudistaminen tukemaan työn sujuvuutta
- Selkeät rajat ja odotukset, jotka mahdollistavat onnistumisen
- Työprosessien pullonkaulojen tunnistaminen ja poistaminen
Palautumisen paradoksi – miksi juuri uupuneet eivät pysty palautumaan
Työ- ja organisaatiopsykologian professori Sabine Sonnentag on tunnistanut ilmiön nimeltä ”palautumisen paradoksi”: juuri ne, jotka tarvitsisivat eniten palautumista, ovat usein liian kuormittuneita toimeenpanemaan tarkoituksenmukaisia palautumisaktiviteetteja.
Kun ihminen kokee paljon stressitekijöitä, hänellä on heikentynyt kyky irrottautua työstään, osallistua liikuntaan ja saada riittävästi unta. Tämä noidankehä syntyy, kun työpaikan rakenteelliset ongelmat jäävät korjaamatta, ja vastuu palautumisesta siirretään yksilölle – joka on jo valmiiksi ylikuormittunut.
Työn sujuvuuden kehittäminen käytännössä – kolme konkreettista askelta
- Tunnista häiriökysynnän lähteet organisaatiossasi
Häiriökysyntä on usein näkymätöntä, koska se on normalisoitunut osaksi arkea. Siksi sen tunnistaminen vaatii systemaattista lähestymistapaa.
Käytännön harjoitus: Pyydä tiimiäsi kirjaamaan viikon ajan ylös kaikki tilanteet, joissa he joutuvat tekemään ylimääräistä työtä järjestelmän, prosessin tai epäselvien ohjeiden vuoksi. Analysoi tulokset yhdessä ja tunnista toistuvat kaavat.
Tyypillisiä häiriökysynnän lähteitä ovat:
- Epäselvät vastuut ja roolit
- Puutteellinen tiedonkulku
- Toimimattomat järjestelmät
- Päällekkäiset työt
- Turhat palaverit ja sähköpostit
- Selkeytä prosessit ja roolit
Työn sujuvuus syntyy työn tavoitteiden yhteisestä ymmärtämisestä, yhteistyöstä, työnjaon sekä työvälineiden toimivuudesta. Turun yliopiston tutkimuksen mukaan työn sujuvuus ja työhyvinvointi paranevat, kun kehitetään yhdessä uusia sujuvia toimintamalleja korvaamaan vanhoja käytäntöjä.
Käytännön toimenpiteet:
- Varmista, että jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan ja keneltä pyytää apua
- Selkeytä päätöksentekoprosessit
- Virtaviivaista tiedonkulkua
- Poista arvoa tuottamattomat työvaiheet
- Rakenna jatkuvan parantamisen kulttuuri
Työn kehittämisen pohjaksi tarvitaan häiriöiden synnyn selvittämistä ja ymmärtämistä sekä tulevien kehitysmahdollisuuksien hahmottamista. Työntekijöiden ja johdon työhyvinvointia edistää parhaiten se, että heillä on mahdollisuus osallistua oman työnsä ja organisaation toiminnan kehittämiseen, oppia yhdessä.
Käytännön toimenpiteet:
- Järjestä säännöllisiä kehittämispalavereita
- Anna tiimeille valtuudet ratkaista arjen ongelmia
- Mittaa ja seuraa työn sujuvuutta, ei vain tuloksia
- Juhli pieniäkin onnistumisia
Työn sujuvuus on investointi, joka maksaa itsensä takaisin
Systemaattinen työn sujuvuuden kehittäminen on investointi, joka maksaa itsensä takaisin sekä parempana tuloksena että sitoutuneempana henkilöstönä. Proinnon kokemuksen mukaan työn sujuvuuden parantaminen tuo merkittäviä hyötyjä:
Vähemmän keskeytyksiä ja virheitä:
Työntekijät voivat keskittyä tehtäviinsä ilman jatkuvia keskeytyksiä, kuten päällekkäisiä ohjeita tai tiedon puutetta, mikä nopeuttaa projektien valmistumista ja parantaa lopputuloksen laatua. Esimerkiksi asiakaspalvelutiimi säästi aikaa vähentämällä tarpeettomia keskeytyksiä, jolloin asiakaspuhelut hoituivat sujuvammin.
Tehostunut päätöksenteko ja ongelmanratkaisu:
Selkeä ja avoin tiedonkulku varmistaa, että päätöksiä voidaan tehdä ajantasaisen ja oikean tiedon pohjalta. Tämä lyhentää ongelmanratkaisun kestoa ja ehkäisee toistuvia virheitä. Esimerkiksi tiimin viikoittainen yhteiskokous toi ratkaisut pöytään nopeammin ja vähensi pitkien sähköpostiketjujen aiheuttamaa viivettä.
Parempi tiedonkulku ja yhteistyö:
Kun tieto liikkuu esteettä ja oikeat ihmiset saavat tarvittavan tiedon oikeaan aikaan, yhteistyö helpottuu ja tiimien välinen luottamus kasvaa. Esimerkiksi projektiin osallistuvien osastojen kesken jaettu yhteistyöalusta mahdollisti nopeamman tiedonvaihdon ja vähensi väärinymmärryksiä.
Kasvava työtyytyväisyys ja asiakaskokemus:
Kun työntekijät voivat keskittyä heille merkityksellisiin ja palkitseviin tehtäviin, heidän sitoutumisensa kasvaa ja asiakaspalvelu paranee. Esimerkiksi hoivatyössä selkeytetyt vastuualueet ja järjestetyt työkalut paransivat sekä hoitajien että asiakkaiden kokemuksia.
Case-esimerkki: Pelastuslaitoksen työhyvinvoinnin ja tehokkuuden parantaminen
Eräällä pelastuslaitoksella häiriökysyntä näkyi jatkuvina keskeytyvinä tehtävinä, epäselvinä vastuina ja tiedonkulun ongelmina. Lähdimme kehittämään työn sujuvuutta systemaattisesti:
- Kartoitimme häiriökysynnän lähteet ja pullonkaulat
- Selkeytimme roolit ja vastuut
- Uudistimme johtamiskäytännöt tukemaan sujuvaa työtä
- Rakensimme jatkuvan parantamisen mallin
Tulokset olivat merkittäviä: Työhyvinvointi-indeksi nousi 20%
Kuten pelastuslaitoksen työntekijä totesi: ”Nyt voin keskittyä olennaiseen, kun ei tarvitse jatkuvasti selvitellä, kuka vastaa mistäkin.”
Työelämän hiljainen vallankumous on alkanut
Työelämän todellinen murros tapahtuu, kun ymmärrämme, ettei ihmisiä voi loputtomiin sopeuttaa toimimattomiin järjestelmiin. Meidän on rakennettava järjestelmät, jotka tukevat ihmisten luontaisia vahvuuksia ja tarpeita.
Kestävä työelämä ei synny yksilöiden sitkeydestä, vaan systeemeistä, jotka tekevät työn tekemisen mahdolliseksi. Puskalan sanoin: ”Jos pukkaa häiriökysyntää, virheiden jatkuva korjailu johtaa kärttyisään ja kyynistyvään puurtamiseen, josta onnistumisen lataavat kokemukset puuttuvat.”
Silloin ei puhuta yksilön resilienssistä, vaan systeemisestä vastuusta – ja sen mitta ei ole, jaksavatko ihmiset, vaan toimiiko työ. Systeemin korjaaminen ei ole pelkästään inhimillinen teko – se on myös liiketoiminnallisesti viisain.
Jos voisit korjata yhden rakenteellisen esteen – mistä aloittaisit?
Ehkä tänään on oikea hetki siirtyä yksilöiden korjaamisesta järjestelmän kehittämiseen.
Haluatko lukea lisää aiheesta? Tutustu alkuperäiseen artikkeliini Bonfiren sivuilla.
Kirjoittaja: Nina Viskuri, Proinno Oy:n toimitusjohtaja ja uudistamisen ja sujuvuuden arkkitehti. Nina on erikoistunut johtamisen, työn sujuvuuden ja asiakaskokemuksen kehittämiseen. Hän on auttanut lukuisia organisaatioita rakentamaan sujuvampia työympäristöjä, jotka tukevat sekä työhyvinvointia että tuottavuutta.
Haluatko kehittää organisaatiosi työn sujuvuutta? Ota yhteyttä ja kerromme, miten voimme auttaa organisaatiotasi rakentamaan sujuvampaa ja tuottavampaa työympäristöä.
Nina Viskuri
Toimitusjohtaja | Uudistamisen ja sujuvuuden arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean-kehittäjä
Excellence in Service -asiantuntija
Nina Viskuri on Proinno Oy:n toimitusjohtaja, uudistamisen ja sujuvuuden arkkitehti yli 30 vuoden kokemuksella Lean-kehittämisestä, strategian juurruttamisesta ja palvelukulttuurin uudistamisesta. Hän auttaa organisaatioita poistamaan kitkaa ja rakentamaan sujuvuuden ekosysteemejä, joissa asiakasarvo, työhyvinvointi ja tuottavuus ovat tasapainossa.
Nina on Excellence in Service -asiantuntija, joka tuo syvällistä näkemystä asiakaskokemuksen kehittämiseen ja palveluiden vaikuttavuuteen. Hän on ollut mukana rakentamassa johtamis-, palvelu- ja toiminnan kehittämismalleja, jotka ovat vähentäneet turhaa kuormitusta jopa 50 %, parantaneet aikaansaamista 35 % ja nostaneet työhyvinvointi-indeksiä 20 %.
Hänen työnsä ytimessä on luoda kestävä kehittämiskulttuuri, jossa strategiat muuttuvat vaikuttaviksi tuloksiksi. Nina toimii myös hallitustyön sparraajana sekä Advisory Board -tehtävissä, joissa hän tukee strategisen johtamisen ja palveluliiketoiminnan kehittämistä.
Erikoisosaaminen:
Uudistamisen johtaminen | Sujuvuuden johtaminen | Lean-kehittäminen | Strategian juurruttaminen | Innovaatiotoiminta | Asiakaskokemuksen johtaminen | Palvelukulttuurin kehittäminen
Nina huolehtii Proinnon Tulostakuun toteutumisesta varmistaen, että jokainen projekti tuottaa mitattavia tuloksia, jotka ylittävät asiakkaidemme odotukset.
📧 nina.viskuri@proinno.fi
📱 0400 308 767