Työntekijöiden hyvinvointi ja tyytyväisyys ovat keskeisiä tekijöitä yrityksen menestyksessä. Kun työntekijöiden arjessa on paljon esteitä ja haasteita, se voi vaikuttaa heidän motivaatioonsa ja tuottavuuteensa. Siksi on tärkeää löytää ja poistaa nämä esteet, jotta työntekijät voivat keskittyä työnsä olennaiseen ja saavuttaa parempia tuloksia. Samalla heidän hyvinvointinsa ja työtyytyväisyytensä lisääntyvät, mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti koko yrityksen ilmapiiriin ja tulokseen.

Systemaattinen työn arjen sujuvuuden kehittämisen toimintamalli

Systemaattinen ongelmanratkaisu on tärkeä työkalu työyhteisöjen menestykselle ja kehitykselle. Työskentelyn tavoitteellinen ohjaus, spontaani adhocratia ja Leanin A3 ongelmanratkaisumenetelmä ovat osia tehokkaasta toimintamallista. Tämä toimintamalli vaatii aikaa ja sitoutumista sen kehittämiseen, mutta sen käyttöönotto on vaivan arvoista. Mitä enemmän organisaatio kehittyy, sitä paremmin myös sen työntekijät voivat ja koko organisaatio voi menestyä yhdessä.

Psykologinen turvallisuus ja avoin ilmapiiri ovat tärkeitä

Psykologinen turvallisuus ja avoin ilmapiiri ovat erittäin tärkeitä tekijöitä työn sujuvuuden kehittämisessä. Vaikka menetelmät ja työkalut ovat tärkeitä, ne eivät yksin riitä, jos ihmiset eivät uskalla ilmaista mielipiteitään ja tuoda esiin ongelmiaan. Osallistava henkilöstökartoitus on hyvä tapa tunnistaa mahdolliset esteet ja rakentavan vuorovaikutuksen puutteet, jotka voivat haitata kehittämistyön onnistumista. Sen avulla voidaan selvittää, minkälaisia henkilösuhteista johtuvia ongelmia organisaatiossa esiintyy. Asiantuntijan kanssa yhdessä voidaan löytää ratkaisuja ja korjata tilanteita, joissa turvallinen ja avoin ilmapiiri ei toteudu. Tämä luo perustan onnistuneelle kehittämistyölle, jossa ihmiset voivat luottaa toisiinsa ja tuntea olonsa turvalliseksi tuoda esiin mielipiteitään.

Ulkopuolisen rooli työyhteisön turvallisen ilmapiirin luomisessa ja kaikkien näkökulmien huomioimisessa

Ulkopuolisen asiantuntijan rooli on tärkeä turvallisen ilmapiirin luomisessa ja kaikkien näkökulmien huomioimisessa toimintamallia suunnitellessa ja käytäntöön otettaessa. Asiantuntija auttaa luomaan turvallista ilmapiiriä ja varmistaa, että kaikki  tulevat kuulluksi. Hän ohjaa keskustelua rakentavaan suuntaan ja auttaa tiimejä kehittämään palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoja. Tällä tavoin edistetään luottamuksen rakentamista ja vahvistetaan yhteistyötä.

Nopeita ja tehokkaita ratkaisuja työn esteisiin

Systemaattinen ongelmanratkaisu on tehokas prosessi, joka auttaa työyhteisöä tunnistamaan, analysoimaan ja ratkaisemaan ongelmia nopeasti ja pysyvästi. Sen avulla voidaan parantaa työn laatua, tehostaa prosesseja ja lisätä työntekijöiden motivaatiota. Tässä muutamia esimerkkejä siitä, miten systemaattista ongelmanratkaisua voidaan käyttää arjen työn sujuvuuden ja yhteistyön parantamiseksi työyhteisössä:

• Viestinnän parantaminen: Viestinnän parantaminen on todella tärkeä tekijä työn sujuvuuden kehittämisessä. Selkeä ja avoin viestintä on keskeistä, jotta kaikki tietävät, mitä heidän odotetaan tekevän ja mitä organisaatiossa tapahtuu. Viestinnän pullonkaulat voivat hidastaa työn sujuvuutta ja aiheuttaa hämmennystä. Systemaattisen ongelmanratkaisun avulla voidaan tunnistaa ja poistaa viestinnän esteitä. Tämän jälkeen voidaan kehittää selkeämpi ja avoimempi viestintäprosessi, joka varmistaa, että kaikki tarvittava tieto välittyy oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Tämä auttaa varmistamaan, että organisaation työprosessit sujuvat mahdollisimman tehokkaasti. Viestinnän parantaminen on siis yksi tärkeimmistä askelista työn sujuvuuden kehittämisessä, ja sen avulla voidaan saavuttaa parempia tuloksia ja vähentää kalliita ja kuormittavia häiriötekijöitä.
  
  
• Kommunikoinnin ongelmat: Kommunikoinnin ongelmat voivat aiheuttaa suuria haasteita työyhteisössä, mutta systemaattinen ongelmanratkaisu auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan näitä ongelmia. Huonosti suunnitellut kokoukset, epäselvä kommunikaatio ja tavoitteiden puute voivat kaikki hidastaa työn sujuvuutta ja johtaa turhiin virheisiin. Priorisointimatriisin käyttäminen auttaa tekemään tärkeitä päätöksiä yhteisesti, kun taas koulutus ja valmennus auttavat parantamaan kommunikaatiota. Kehittämällä yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja, parannetaan yhteistyötä ja tehdään työ sujuvammaksi. On tärkeää huomata, että kommunikaation parantaminen vaatii kaikkien sitoutumista ja yhteistyötä. 
  
  
• Prosessien kehittäminen: Prosessien kehittäminen on tärkeä osa työn sujuvuuden kehittämistä työyhteisössä, sillä tehokkaat prosessit ovat avainasemassa organisaation menestyksen kannalta. Systemaattinen ongelmanratkaisu auttaa tunnistamaan prosessin pullonkaulat ja kehittämään uusia tapoja tehostaa sitä. Tämä voi johtaa prosessin yksinkertaistamiseen, automatisointiin tai muihin parannuksiin, jotka nopeuttavat työnkulkua ja tekevät prosessista sujuvamman. Voisimme esimerkiksi ajatella, että asiakaspalveluprosessissa on havaittu, että asiakkaat valittavat usein siitä, että heidän on vaikea löytää tietoa yrityksen verkkosivuilta. Tässä tilanteessa systemaattinen ongelmanratkaisu voisi auttaa tunnistamaan syyt ongelmaan ja kehittämään uusia toimintatapoja, kuten verkkosivujen selkeyttämistä ja tiedon parempaa organisointia. Tämän jälkeen asiakkaat voisivat löytää tarvitsemansa tiedot helpommin ja nopeammin, mikä parantaisi asiakastyytyväisyyttä ja saisi asiakkaat sitoutumaan yritykseen paremmin.
  
  
• Ongelmanratkaisu ryhmässä: Selkeät roolit ja vastuut auttavat välttämään epäselvyyksiä ja epävarmuutta, mikä tekee yhteistyöstä tehokkaampaa. Esimerkiksi, jos työyhteisössä on epäselvyyttä siitä, kuka vastaa tietystä tehtävästä, se voi johtaa tehtävän viivästymiseen tai siihen, että se jää kokonaan tekemättä. Selkeiden roolien ja vastuiden määrittäminen auttaa varmistamaan, että jokainen tietää, mitä hänen odotetaan tekevän, ja että työ etenee sujuvasti. Lisäksi avoin tiedon jakaminen mahdollistaa paremman yhteistyön, koska kaikki tietävät, mitä tapahtuu organisaatiossa. Näin kaikki osapuolet voivat työskennellä yhdessä kohti yhteistä tavoitetta.

Hyötyjä työn laadun, tuottavuuden, motivaation ja maineen kannalta

Työn arjen sujuvuuden kehittämisen mallin hyödyt voivat olla erittäin merkittäviä organisaation menestyksen kannalta. Parannetut prosessit ja tehokkuus voivat parantaa työn laatua, tuottavuutta, motivaatiota ja mainetta. Konkreettisia hyötyjä voivat olla esimerkiksi:

• Tuottavuuden kasvu: Työn sujuvuuden kehittäminen  vähentää turhia keskeytyksiä ja toistuvia ongelmia, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa ja energiaa keskittymään tuottavampiin tehtäviin. Tämä parantaa merkittävästi tuottavuutta ja tehostaa yrityksen toimintaa. On tärkeää muistaa, että tuottavuuden kasvu ei tarkoita vain työn tehokkaampaa suorittamista, vaan myös uusien ideoiden ja innovatiivisten ratkaisujen löytämistä, jotka voivat parantaa yrityksen toimintaa pitkällä aikavälillä.
  
  
• Kustannussäästöt: Vähentämällä hukkatyötä, yritykset voivat parantaa tehokkuutta ja säästää rahaa. Kun työntekijät voivat keskittyä tuottavaan työhön, saadaan parempia tuloksia vähemmässä ajassa, mikä säästää kustannuksia pitkällä aikavälillä. Esimerkiksi eräässä teollisuusyrityksessä vähennettiin pysyvästi hävikkiä -50%. Kustannussäästöt ovat merkittäviä, ja niiden avulla yritykset voivat kehittää liiketoimintaansa kilpailukykyisemmäksi.
  
  
• Tehokkaampi tiedonkulku: Kun tiedonkulku on sujuvampaa, voidaan vähentää tarpeettomia palavereita ja vähentää sähköpostitulvaa, mikä säästää aikaa ja vähentää häiriötekijöitä.
  
  
• Virheiden määrän väheneminen: Työn arjen sujuvuuden kehittäminen vähentää virheiden määrää ja parantaa tuotteiden ja palveluiden laatua, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä ja parantaa yrityksen mainetta. 
  
  
• Parempi työntekijäkokemus ja sitoutuminen: Kun työntekijöiden arki sujuu helpommin ja työssä on vähemmän ongelmia ja häiriöitä, he kokevat työnsä mielekkäämmäksi ja motivoivammaksi. Työteho paranee ja työntekijöiden vaihtuvuus vähenee, jolloin säästetään merkittävästi aikaa ja rahaa.
  
  
• Parempi asiakaskokemus: Kun työn sujuvuus parantuu, myös asiakaskokemus paranee, asiakkaat ovat tyytyväisempiä ja myynti kasvaa. Parempi asiakaskokemus onkin yksi tärkeimmistä tekijöistä, jolla yritykset voivat parantaa kilpailukykyään. 
  
  
• Parempi työympäristö: Työn arjen sujuvuuden kehittämisellä voidaan parantaa työympäristöä ja -kulttuuria, mikä lisää työntekijöiden hyvinvointia ja vähentää sairauspoissaoloja. Tämä parantaa yrityksen mainetta ja houkuttelevuutta työnantajana, mikä voi auttaa houkuttelemaan ja säilyttämään osaavia työntekijöitä.
  
  
• Laadun parantuminen: Kun työn sujuvuus parantuu, myös työn laatu paranee, reklamaatioiden määrä vähenee ja asiakastyytyväisyys paranee.

Systemaattinen työn arjen sujuvuuden kehittäminen on tärkeä tekijä yrityksen menestyksen kannalta. Se tuo konkreettisia hyötyjä kuten kustannussäästöjä ja parantaa työntekijöiden hyvinvointia, kilpailukykyä ja mainetta. Toimintamallin käyttöönotto vaatii kuitenkin alkukartoituksen, luottamuksellisen ilmapiirin ja menetelmien soveltamisen yrityksen tarpeisiin. Asiantuntijalla on tärkeä rooli tässä prosessissa.

ELY-keskuksen yritysten kehittämispalvelut ovat erinomainen tapa saada taloudellista tukea työn sujuvuuden kehittämiseksi. Yrityksen kehittäminen on jatkuva prosessi, joten kannattaa rohkeasti pyytää apua, kun sitä tarvitaan.

Nina Lappalainennina.lappalainen@proinno.fi 
p. 0400 308 767