Tilannekuva

Monessa organisaatiossa johto tunnistaa, että nykyinen tapa toimia alkaa tulla vastaan.

Päätökset palaavat uudelleen käsittelyyn. Vastuut vaativat tulkintaa. Asiakas saa eri vastauksen eri ihmisiltä. Johto käyttää aikaa varmistamiseen. Henkilöstö tekee paljon, mutta tärkeät asiat eivät etene riittävän selkeästi.

Usein kukaan ei tee mitään väärin. Silti sama asia vie enemmän aikaa, energiaa ja rahaa kuin sen pitäisi.

Tilannekuva auttaa näkemään, mistä on kyse.

Tilannekuva tekee organisaation toimintakyvystä päätettävän.

Se kokoaa samaan kokonaisuuteen eurot, ihmiset ja rakenteet. Tavoitteena on tehdä näkyväksi, mitä nykyinen tapa toimia maksaa, mitä uusi tapa voi tuottaa, missä eteneminen hidastuu ja mitä johdon kannattaa tehdä seuraavaksi.

Työhön sisältyy kirjallinen koonti ja yhteinen purku johdon kanssa tai tilanteen mukaan johdon ja henkilöstön kanssa. Purussa havainnot muutetaan yhteiseksi tulkinnaksi: mitä ne tarkoittavat päätöksille, vastuulle, tekemiselle ja oppimiselle.

Tilannekuva katsoo organisaatiota kolmen tason kautta.

Eurot

Eurot näyttävät, mitä nykyinen tapa toimia maksaa.

Kustannus voi syntyä päätösviiveestä, odottamisesta, päällekkäisestä työstä, korjaamisesta, epäselvästä vastuusta, asiakaspoistumasta tai menetetystä kannattavuudesta.

Usein kustannus ei näy yhdellä rivillä. Se kertyy pienistä kohdista, joihin organisaatio on jo ehtinyt tottua.

Ihmiset

Ihmiset näyttävät, miten tilanne tuntuu asiakkaalle, johdolle ja henkilöstölle.

Asiakas voi joutua odottamaan. Johto voi kuormittua jatkuvasta varmistamisesta. Avainhenkilöt voivat kantaa liian paljon muistissaan. Henkilöstö voi tehdä parhaansa ilman riittävää yhteistä näkyvyyttä.

Kun ihmiset alkavat paikata rakenteen puutteita, kuormitus kasvaa hiljaa.

Rakenteet

Rakenteet näyttävät, miten tieto, päätökset, vastuut, mittarit ja yhteistyön rytmi toimivat käytännössä.

Rakenteen ongelma näkyy usein vasta seurauksena. Päätös on tehty, mutta tekeminen ei käynnisty. Vastuu on sovittu, mutta tulkinta jää auki. Mittari näyttää tekemistä, mutta vaikutus asiakkaalle asti jää epäselväksi.

Tilannekuva auttaa näkemään, missä rakenne tukee etenemistä ja missä se alkaa hidastaa sitä.

Samalla Tilannekuva näyttää, mitä parempi toimintatapa voi tuottaa: selkeämpiä päätöksiä, vähemmän varmistamista, tasaisempaa asiakaskokemusta ja enemmän aikaa tärkeään työhön.

Tilannekuva sopii tilanteeseen, jossa johto tarvitsee realistisen kuvan ennen seuraavaa päätöstä.

Se on hyödyllinen erityisesti silloin, kun:

• päätökset eivät muutu riittävän selkeästi tekemiseksi
• samat asiat palaavat uudelleen johtoryhmään
• vastuut ovat epäselviä tai niitä pitää jatkuvasti varmistaa
• asiakaskokemus vaihtelee ihmisen, tiimin tai tilanteen mukaan
• toimitusjohtajan tai avainhenkilöiden aika kuluu selvittelyyn
• strategia ei näy riittävästi arjen päätöksissä ja priorisoinnissa
• kasvu, omistajanvaihdos, uusi johtaja tai toimintaympäristön muutos lisää painetta
• johto haluaa tietää, mitä nykyinen tapa toimia maksaa ennen laajempaa kehitystyötä

Tilannekuva tekee näkyväksi tilanteen, josta usein puhutaan jo pitkään, mutta jota ei ole vielä koottu päätettävään muotoon.

Jos tunnistat näistä useamman kohdan, aloitetaan Tilannekeskustelusta.

Keskustelussa tunnistetaan, kannattaako Tilannekuva tehdä, mikä rajaus olisi järkevä ja missä nykyinen tapa todennäköisesti maksaa eniten.

Tilannekuvassa hyödynnetään Johtamisen Vaikutusketjua™.

Ketju näyttää, miten havainto muuttuu päätökseksi, päätös vastuuksi, vastuu tekemiseksi, tekeminen vaikutukseksi ja vaikutus oppimiseksi.

Tilannekuvassa katsotaan, missä kohdassa ketju vahvistuu ja missä se hidastuu.

Tilannekuvan tarkka laajuus sovitaan tilanteen mukaan. Työ sisältää yleensä viisi osaa.

Käynnistys ja rajaus

Alussa sovitaan, mitä tilannetta katsotaan, keitä kuullaan ja mitä päätöstä varten Tilannekuva tehdään.

Rajaus on tärkeä. Tilannekuva keskittyy siihen, mikä vaikuttaa etenemiseen eniten juuri nyt.

Haastattelut ja aineisto

Työssä voidaan hyödyntää johdon, avainhenkilöiden ja henkilöstön haastatteluja, olemassa olevia mittareita, asiakaspalautetta, työpajoja, havainnointia ja muuta saatavilla olevaa aineistoa.

Tärkeintä on saada näkyviin se, miten työ, tieto, päätökset ja vastuut todella kulkevat organisaatiossa.

Analyysi euroista, ihmisistä ja rakenteista

Havainnot jäsennetään kolmeen tasoon: eurot, ihmiset ja rakenteet.

Samalla tunnistetaan, missä nykyinen tapa toimia aiheuttaa kustannusta, kuormitusta, epäselvyyttä tai menetettyä asiakasarvoa.

Päätöksenteon koonti

Saatte päätöksenteon tueksi kirjallisen koonnin, joka näyttää tärkeimmät havainnot, johtopäätökset ja suosituksen seuraavasta askeleesta.

Kirjallinen Tilannekuva auttaa johtoa palaamaan samoihin havaintoihin myös myöhemmin ja toimii päätöksenteon tukena pidemmälläkin aikavälillä.

Yhteinen purku

Tilannekuva puretaan yhdessä johdon kanssa tai tilanteen mukaan johdon ja henkilöstön kanssa.

Purussa varmistetaan, että havainnot ymmärretään samalla tavalla ja että seuraava askel perustuu tilanteeseen ja sen vaatimuksiin.

Samalla ratkaistaan yhdessä ne kohdat, jotka voidaan korjata heti ilman erillistä projektia. Osa muutoksista syntyy jo siitä, että vastuu, päätös tai seuraava teko sanoitetaan riittävän selkeästi.

Tilannekuvan jälkeen johto näkee yleensä neljä asiaa aiempaa selvemmin:

• missä eteneminen tällä hetkellä hidastuu
• mitä nykyinen tapa toimia maksaa
• mikä seuraava askel on järkevä
• mitä uusi tapa toimia voi tuottaa asiakkaalle, kannattavuudelle ja ihmisille

Tilannekuva kuvaa nykyisen tilanteen ja avaa samalla, millaista hyötyä syntyy, jos päätökset etenevät selkeämmin, vastuut kantavat paremmin ja työ alkaa tuottaa vaikutusta asiakkaalle asti.

Seuraava askel voi olla rajattu Sprintti, toimintatapojen Juurtuminen, Strateginen varjojäsen™ johdon tueksi tai Kantokykyarvio™ omistaja-, hallitus- tai siirtymätilanteessa.

Tilannekuva ei pakota tiettyyn etenemiseen. Suositus perustuu aina tilanteeseen ja sen vaatimuksiin.

Tilannekuva sopii pk-yrityksille, julkisille organisaatioille ja omistaja- tai johtamisvaiheessa oleville organisaatioille, joissa halutaan nähdä tilanne ennen seuraavaa isompaa päätöstä.

Tyypillisiä tilanteita ovat:

• uusi strategia, jonka pitäisi näkyä käytännön • uusi strategia, jonka pitäisi näkyä käytännön päätöksissä
• kasvu tai muutos, joka kuormittaa johtamista
• omistajanvaihdos, sukupolvenvaihdos tai uusi johtaja
• asiakaskokemuksen vaihtelu
• henkilöstön kuormitus tai avainhenkilöriski
• pitkään jatkunut kehitystyö ilman pysyvää vaikutusta
• hallituksen tai johdon tarve nähdä tilanne selkeämmin ennen päätöksiä

Tilannekuva sopii erityisesti silloin, kun organisaatiossa on jo paljon osaamista, mutta osaaminen, päätökset ja vastuut eivät vielä muutu riittävän hyvin yhteiseksi vaikutukseksi.

Tilannekuvan laajuus määräytyy tilanteen, organisaation koon ja tarvittavan näkyvyyden mukaan.

Kevyempi Tilannekuva voi keskittyä yhteen teemaan tai pullonkaulaan. Laajempi Tilannekuva voi katsoa useampaa toimintoa, johtamisen rakennetta, asiakaskokemusta ja henkilöstön kokemusta samaan aikaan.

Tyypillinen kesto on 4-8 viikkoa.

Investointi alkaa 7 900 eurosta + alv. Lopullinen laajuus sovitaan Tilannekeskustelun jälkeen.

Tilannekuvan lopputuloksena saatte:

• päätöksenteon tueksi kirjallisen koonnin organisaation tilanteesta
• tiivistetyn kuvan euroista, ihmisistä ja rakenteista
• näkyväksi tehdyt pullonkaulat, kuormituskohdat ja päätösviiveet
• arvion siitä, mitä nykyinen tapa toimia maksaa
• arvion siitä, mitä uusi tapa toimia voi tuottaa asiakkaalle, kannattavuudelle ja ihmisten kokemukselle
• yhteisen tulkinnan johdon tai johdon ja henkilöstön kanssa
• yhdessä ratkaistut heti korjattavat kohdat
• perustellun suosituksen seuraavasta askeleesta

Parhaimmillaan Tilannekuva tuo tilanteeseen rauhaa. Kun asiat ovat näkyvissä, niistä voidaan päättää.

Mitä Tilannekuvasta saa päätöksenteon tueksi?

Tilannekuvasta saa päätöksenteon tueksi kirjallisen koonnin, yhteisen purun ja suosituksen seuraavasta askeleesta. Se näyttää, mitä nykyinen tapa toimia maksaa, mitä uusi tapa voi tuottaa ja mitkä kohdat voidaan korjata heti.

Miten Tilannekuva eroaa Tilannekeskustelusta?

Tilannekeskustelu on maksuton 60 minuutin ensimmäinen askel. Tilannekuva on erillinen palvelu, jossa tilanne selvitetään, jäsennetään ja puretaan yhdessä päätöksenteon tueksi tehdyn koonnin pohjalta.

Kuinka kauan Tilannekuva kestää?

Tyypillinen kesto on 4-8 viikkoa. Kesto riippuu siitä, kuinka laajasti organisaatiota, johtamista, henkilöstöä ja asiakaskokemusta tarkastellaan.

Sisältääkö Tilannekuva henkilöstön kuulemisen?

Tilanteen mukaan kyllä. Tilannekuva voi sisältää johdon, avainhenkilöiden ja henkilöstön haastatteluja tai yhteisiä työpajoja. Laajuus sovitaan alussa.

Saako Tilannekuvasta kirjallisen raportin?

Kyllä. Tilannekuvan lopputuloksena syntyy kirjallinen koonti, joka näyttää havainnot, johtopäätökset, nykyisen tavan kustannuksen, uuden tavan mahdollisen hyödyn ja suosituksen seuraavasta askeleesta.

Mitä Tilannekuvan jälkeen tehdään?

Tilannekuvan jälkeen voidaan edetä esimerkiksi Sprinttiin, Juurtumiseen, Strateginen varjojäsen™ -työhön tai Kantokykyarvioon™. Jos eteneminen ei ole ajankohtaista, myös se sanotaan.

Jos haluat nähdä, mitä nykyinen tapa toimia maksaa ja mikä seuraava askel olisi järkevä, aloitetaan Tilannekeskustelusta.

Tilannekeskustelu on 60 minuutin maksuton keskustelu. Saatte yhteisen kuvan tilanteesta, karkean arvion nykyisen tavan kustannuksesta tai hyötypotentiaalista ja suosituksen seuraavasta askeleesta.