— Lopputulos
Mitä Sprintin jälkeen on eri tavalla?
- Yhteinen ymmärrys siitä, miten sovittu asia näkyy työssä.
- Yksi sovittu toimintatapa on käytössä.
- Vastuut ovat selkeämmät ja sovitut näkyvästi.
- Ensimmäiset käytännön kokeilut on tehty oikeassa työssä.
- Seuranta näyttää, muuttuuko tekeminen.
- Ihmiset tietävät, mitä heidän pitää tehdä eri tavalla.
30–90 päivää ensimmäisiin näkyviin tuloksiin · 1–6 kuukautta rajauksen mukaan
Sprintin jälkeen sovittu asia näkyy työssä, vastuissa ja asiakkaalle asti.
— Tilanteenne tunnistettuna
Milloin Sprintti kannattaa tehdä?
Sprintti sopii tilanteeseen, jossa suunta on jo tiedossa, mutta uusi tapa ei vielä näy riittävän varmasti työssä, johtamisessa tai asiakkaalle.
Sovittu tapa on sovittu, mutta ihmiset soveltavat sitä eri tavoin.
Sprintissä ohje muuttuu yhteiseksi käytännöksi, jotta uusi toimintatapa näkyy käytännön tekemisessä samalla tavalla.
Suunta on valittu, mutta vaikutus ei näy arjessa.
Sprintti vie valitun suunnan käytäntöön: yhteinen tapa, selkeät vastuut ja ensimmäiset käytännön kokeilut, jotta odotettu vaikutus alkaa syntyä.
Kiire palauttaa vanhan tavan.
Sprintti tukee ensimmäisiä käytännön kokeiluja, jotta uusi tapa kestää käytössä kiireenkin keskellä.
- Sovittu asia ei näy vielä arjessa.
- Vastuut on puhuttu läpi, mutta ihmiset tulkitsevat niitä eri tavoin.
- Uusi toimintatapa toimii yhdessä tiimissä, mutta ei muualla.
- Esihenkilöt joutuvat muistuttamaan samasta asiasta viikosta toiseen.
- Asiakas saa eri kokemuksen riippuen henkilöstä, tiimistä tai toimipisteestä.
- Tilannekuvan jälkeen ensimmäinen ratkaistava kohta on tunnistettu.
Sprintti on oikea askel silloin, kun tarvitsette rajatun tuen siihen, että sovittu asia saadaan käyttöön.
— Proinnon tapa
Sprintti muuttaa yhteisen ymmärryksen yhteiseksi tekemiseksi.
Useimmat kehityshankkeet päättyvät esitykseen, ohjeeseen tai yhteiseen keskusteluun. Sprintissä keskitytään siihen kohtaan, jossa strateginen päätös tai uusi tapa pitäisi näkyä arjessa: kuka tekee mitä, milloin, millä tavalla ja mistä nähdään, että asia etenee.
Yhteinen ymmärrys syntyy työn äärellä, ei kalvoissa. Johtamiskyky ja uudistumiskyky näkyvät siinä, miten sovittu asia muuttuu tekemiseksi ja miten päätös alkaa kantaa arjessa.
Kun yhteinen ymmärrys on rakennettu ja ensimmäiset käytännön kokeilut onnistuvat, strategia muuttuu vaikutukseksi.
— Tulokset
Mitä Sprintti on tuottanut
Sprintti on käytössä sekä pk-yrityksissä että julkisella sektorilla.
Akkoy Service Oy
Lähtötilanne. Akkoy Service Oy halusi yhtenäistää työnjohdon johtamisen mallia, johtoryhmän työskentelyä sekä kannuste- ja palkkajärjestelmään liittyviä käytäntöjä. Tärkeä suunta oli jo tunnistettu, ja yhteinen tapa vaati selkeyttämistä ja käytäntöön viemistä.
Mitä tehtiin. Työ rajattiin käytännön kannalta tärkeisiin kohtiin. Sprintissä sovittiin, miten uusi toimintatapa näkyy johtamisessa, vastuissa ja työn etenemisessä. Mukana olivat ihmiset, joiden työssä muutos näkyi.
Mitä muuttui. Työnjohdon johtamisen malli yhtenäistyi. Hävikki väheni 50 prosenttia ja 60 prosenttia sovituista muutoksista näkyi käytännössä nopeasti. Yhteinen työskentelytapa selkeytti tekemistä ja tuki kannuste- ja palkkajärjestelmän rakentamista.
”Ninan vetämä työ toi toimintaamme juuri sitä mitä olimme hakemassa. Sitoutuminen kasvoi merkittävästi ja saimme konkreettisia käytäntöjä, jotka tukevat toimintaa pitkällä aikavälillä.”
Arto Koivumaa, toimitusjohtaja, Akkoy Service Oy
Rovaniemen kaupunki, työllisyyspalvelut
Lähtötilanne. Työllisyyden edistämisen verkostossa haluttiin parantaa eri organisaatioiden välistä yhteistyötä ja kehittää uusia asiakasohjausmalleja TE24-uudistuksen yhteydessä. Verkostossa oli noin 50 osallistujaa.
Mitä tehtiin. Työ rajattiin yhteistyön ja palvelumallien selkeyttämiseen. Sprintissä rakennettiin yhteiset toimintatavat verkoston eri organisaatioille ja tuettiin uusien käytäntöjen käyttöönottoa.
Mitä muuttui. Yhteistyö verkoston toimijoiden kesken parantui, ja uudet asiakasohjausmallit otettiin käyttöön. 96 prosenttia osallistujista arvioi valmennuksen onnistuneeksi. Selkeämmät toimintamallit ja parempi tiedonkulku tulivat osaksi arkea.
”Nina on todellinen muutoksen tekemisen ammattilainen joka pystyy innostamaan henkilöstöä ja tukemaan esimiehiä muutoksen johtamisessa. Ninalla on taito jäsentää asioita osuvasti sekä vastuuttaa kaikki toimijat tekemään asioita.”
Sanna Mäensivu, palvelualuepäällikkö, Rovaniemen kaupunki, työllisyyspalvelut
— Mitä viive maksaa
Mitä maksaa, kun sovittu asia ei muutu vaikutukseksi?
Päätöksen valmistelu on jo vienyt aikaa, johtamisen energiaa ja monen ihmisen ajatusta. Jos sovittu asia ei muutu käytännöksi, sama kustannus alkaa kertyä uudelleen arjessa — ja päätöksen odotettu vaikutus jää saamatta.
Esimerkkilaskelma — 30 henkilön asiantuntijaorganisaatio
Lähtöoletukset: liikevaihto ~3,5 M€, 45 työviikkoa per henkilö, kuormitetut sisäiset tuntikustannukset. Sprintissä luvut katsotaan asiakkaan omilla tiedoilla.
Kustannus näkyy esimerkiksi näin:
- strategian odotettu vaikutus jää saamatta
- sovittu tapa elää useammassa muodossa
- esihenkilöt sovittelevat tulkintoja viikosta toiseen
- asiakkaalle näkyy työn epätasaisuus
- ihmisten energia kuluu varmistamiseen
- muutosväsymys kasvaa, koska sovittu asia ei näy tekemisessä
Maltillisestikin laskettuna sovitun asian käyttämättä jääminen voi maksaa 30 henkilön asiantuntijaorganisaatiolle 100 000–200 000 € vuodessa. Strategisen päätöksen viive on usein tätä suurempi, koska odotettu vaikutus jää kokonaan saamatta. Sprintti näyttää, missä käyttö katkeaa ja millä muutoksilla strategia muuttuu vaikutukseksi.
Sovittu asia alkaa tuottaa vasta, kun ihmiset toimivat sen mukaan.
— Prosessi
Miten Sprintti etenee
Sprintti etenee viidessä vaiheessa, 1–6 kuukaudessa rajauksen mukaan. Kaikkea ei avata kerralla, vaan keskitytään yhteen kohtaan, jossa uusi tapa pitää saada käyttöön.
Rajataan yksi asia
Valitaan kohta, joka pitää saada käyttöön nyt. Se voi olla toimintatapa, vastuunjako, asiakaslupaus, prosessi, työkalun käyttö tai johtamisen käytäntö.
Katsotaan, missä käyttö katkeaa
Selvitetään, miksi sovittu tapa ei vielä näy arjessa. Kohta voi liittyä vastuisiin, tulkintoihin, päätöksentekoon, seurantaan tai siihen, miten asia näkyy asiakkaalle. Samalla nostetaan näkyviin se, mikä jo toimii.
Rakennetaan yhteinen ymmärrys ja sovittu tapa
Sovitaan, miten uusi tapa toimii käytännössä: kuka tekee mitä, missä kohtaa, millä tavalla ja mistä nähdään, että asia etenee. Yhteinen ymmärrys syntyy työn äärellä — toimivat käytännöt vahvistetaan ja siirretään yhteiseksi tavaksi toimia.
Tuetaan ensimmäiset käytännön kokeilut
Uutta tapaa kokeillaan oikeassa työssä. Tarvittaessa mukana ovat esihenkilöt, avainhenkilöt, tiimit tai nimetyt tukihenkilöt.
Katsotaan, mikä muuttui
Lopuksi katsotaan, mitä ensimmäiset käytännön kokeilut näyttävät. Onko varmistaminen vähentynyt? Näkyykö uusi tapa työssä? Onko asiakkaalle näkyvä kohta tasaisempi? Mitä tarvitaan seuraavaksi?
Sprintti päättyy siihen, että ensimmäinen vaikutus on nähtävissä.
— Selkeä rakenne
Hinta, kesto ja tulostakuu
Hinta tarkennetaan Tilannekeskustelun jälkeen, kun on selvää, mikä asia viedään käytäntöön ja millaista tukea käyttöönotto vaatii.
Hinta riippuu:
- rajauksen laajuudesta
- osallistujien määrästä
- siitä, kuinka laajasti käyttöönottoa tuetaan
- tarvittavasta seurannasta ja mittauksesta
- siitä, tarvitaanko mukaan esihenkilöitä, tiimejä tai muutosagentteja
Tulostakuu
Sprintin alussa sovitaan kirjallisesti, mitä tavoitellaan, miten onnistumista arvioidaan ja mitä asiakkaan puolelta tarvitaan, jotta tavoite voidaan saavuttaa.
Tulostakuu edellyttää, että:
- ratkaistava kohta rajataan yhdessä alussa
- tavoitteet ja seuranta sovitaan
- sovitut osallistujat ovat mukana
- tarvittavat tiedot ovat käytettävissä
- sovitut toimenpiteet voidaan toteuttaa
- ensimmäinen mittaus tehdään sovitusti
Jos sovitut tavoitteet eivät Sprintin lopussa toteudu, työn täsmennys- ja tukivaihe tehdään ilman lisäkustannusta saman alkuperäisen rajauksen sisällä.
— Toteuttaja
Kuka Sprintin toteuttaa?
Nina Viskuri
Uudistumiskyvyn arkkitehti, Proinno Oy
Nina Viskurilla on yli 30 vuoden kokemus organisaatioiden uudistumisesta, johtamisen käytännöistä, palveluliiketoiminnan uudistamisesta ja toimintatapojen viemisestä käytäntöön yksityisellä ja julkisella sektorilla.
Sprintissä Ninan työssä yhdistyvät:
- strateginen ajattelu ja käytännön tekeminen
- uudistumiskyvyn ja johtamiskyvyn rakentaminen arjessa
- johtaminen, vastuut ja työn sujuvuus
- Lean-ajattelu ja palveluliiketoiminnan uudistaminen
- osallistava työskentely ja selkeä eteneminen
- asiakkaan tilanne ja mitattava vaikutus
Nina on YTM (johtaminen, eximia cum laude) ja Lean Master. Hän osallistuu ISO 23592 -palvelustandardin kehittämiseen, toimii Suomen Lean-yhdistyksen palveluryhmän puheenjohtajana ja työskentelee hallitusten ja omistajien strategisena keskustelukumppanina.
— Usein kysytyt
Yleisimmät kysymykset
Mitä eroa Sprintillä ja Tilannekuvalla on?
Tilannekuva tehdään ennen ratkaisua. Se tekee organisaation nykyisen toimintakyvyn näkyväksi ja antaa pohjan päätökselle siitä, mihin kannattaa tarttua. Sprintti tehdään päätöksen jälkeen. Se vie yhden rajatun asian käytäntöön asti.
Voiko Sprintin tehdä ilman aiempaa Tilannekuvaa?
Kyllä, jos ratkaistava kohta on jo selvä. Jos ette vielä tiedä, mistä tilanne johtuu tai mihin kannattaa tarttua ensin, parempi alku voi olla Tilannekeskustelu tai Tilannekuva.
Voiko Sprintin tehdä, jos ihmiset ovat jo väsyneet muutoksiin?
Kyllä, kun Sprintti rajataan riittävän pieneksi. Sprintin tarkoitus on saada yksi tärkeä asia toimimaan ilman jatkuvaa muistuttamista ja selittämistä. Onnistuminen vähentää muutosväsymystä, kun sovittu asia alkaa näkyä tekemisessä.
Mitä jos Sprintin aikana huomataan, että ongelma on laajempi?
Laajempi kysymys kirjataan näkyväksi, mutta Sprintti pysyy rajatun aiheensa sisällä. Päätetään erikseen, käsitelläänkö se myöhemmin Tilannekuvana, Juurtumisena tai omana kokonaisuutenaan.
Mitä jos Sprintin jälkeen uusi tapa ei vielä pysy?
Silloin katsotaan, tarvitaanko lisäkokeiluja, vahvempaa seurantaa tai Juurtumista. Sprintti vie uuden tavan käyttöön. Jos pysyvyys vaatii pidempää rytmiä, Juurtuminen on oikea seuraava vaihe.
Aloita Tilannekeskustelusta
Jos päätös on jo tehty ja uusi tapa pitää saada käyttöön, aloita Tilannekeskustelusta. Tunti, ilman veloitusta. Sen jälkeen tiedämme, onko Sprintti oikea tapa viedä valittu asia käytäntöön vai kannattaako aloittaa kevyemmällä rajauksella.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu
Tai laita sähköpostia: nina.viskuri@proinno.fi
Sopii pk-yritysten omistajille, johtoryhmille, hallituksille ja julkisen sektorin johdolle.
— Proinno lyhyesti
Sprintti Proinnolla
Sprintti on Proinnon 1–6 kuukauden käytäntöön viennin palvelu tilanteisiin, joissa strateginen päätös, toimintatapa, asiakaslupaus tai uusi malli on jo valittu ja se pitää saada näkymään tekemisessä. Sprintissä valittu asia viedään käytäntöön vaiheittain: rakennetaan yhteinen ymmärrys, selkeytetään vastuut, sovitaan yhteinen tapa toimia, tuetaan ensimmäiset käytännön kokeilut ja katsotaan, alkaako muutos näkyä käytössä.
Sprintti vahvistaa organisaation uudistumiskykyä käytännön tasolla: sovittu asia saa yhteisen tavan, vastuun, rytmin ja ensimmäisen näkyvän vaikutuksen. Sprintin hinta on alkaen 6 500 € + alv. Tyypillinen kokonaisuus on 10 000–15 000 € + alv laajuuden mukaan. Lopputuloksena on käytössä oleva toimintatapa, selkeä vastuunjako, ensimmäinen mittaus, kirjallinen koonti ja suunnitelma siihen, miten uusi tapa saadaan pysymään.
Sprinttiä voidaan kuvata myös strategian toimeenpanona, uuden toimintatavan käyttöönottona tai muutoksen läpivientinä pk-yrityksissä ja julkisella sektorilla.
Sprintti sijoittuu Proinnon palvelupolussa Tilannekeskustelun, Tilannekuvan ja Juurtumisen väliin: Tilannekuva rakentaa yhteisen ymmärryksen, Sprintti muuttaa sen yhteiseksi tekemiseksi ja Juurtuminen pitää uuden tavan elossa. Sprintti sopii erityisesti tilanteeseen, jossa suunta on jo valittu ja seuraava tarve on saada päätös käyttöön.
Toteutus: Proinno Oy · nina.viskuri@proinno.fi · 0400 308 767