Mitä Sprintti on?
Sprintti on Proinnon 1–6 kuukauden rajattu käytäntöönviennin jakso. Se auttaa viemään yhden päätetyn tai selvästi tunnistetun asian käytäntöön niin, että uusi toimintatapa, vastuut, käyttöönotto ja ensimmäinen mittaus sovitaan yhdessä.
Sprintti sopii tilanteeseen, jossa päätös on jo tehty, mutta toteutus ei vielä kanna. Kyse voi olla esimerkiksi uudesta toimintamallista, asiakaslupauksesta, prosessista, vastuunjaosta, työkalusta, palvelutavasta tai johtamisen käytännöstä.
Kesto: 1–6 kuukautta rajauksen mukaan
Hinta: 8 900 € –18 000 € + alv
Kenelle: toimitusjohtajille, omistajille, johdolle, prosessista vastaaville ja organisaatioille, joissa yksi tärkeä asia pitää saada käyttöön
Lopputulos: käytössä oleva toimintatapa, selkeä vastuunjako, käyttöönoton tuki, ensimmäinen mittaus, kirjallinen koonti ja juurtumissuunnitelma
Sprintti ei ole uusi laaja selvitys. Se alkaa siitä, että yksi asia rajataan riittävän tarkasti ja viedään loppuun asti käytössä näkyväksi.
TILANTEENNE TUNNISTETTUNA
Uusi tapa on sovittu, mutta vanha tapa jatkuu rinnalla.
Sprintti sopii tilanteeseen, jossa asiaa ei enää tarvitse pohtia alusta asti. Päätös, suunta tai toimintatapa on jo olemassa. Silti tekeminen ei vielä muutu riittävän selvästi.
Sprintissä päätös muuttuu yhteiseksi tavaksi toimia,
vastuiksi ja ensimmäisiksi toistoiksi.
MITÄ RATKAISTAAN JA MITÄ SE TUOTTAA
Tilannekuva näyttää, mihin seuraava päätös kannattaa kohdistaa.
Sprintti keskittyy yhteen rajattuun kohtaan, jossa päätös, toimintatapa tai asiakaslupaus pitää saada näkyväksi tekemisessä. Tavoite ei ole lisätä uutta työtä, vaan saada jo päätetty asia toimimaan käytännössä.
Miksi päätökset eivät etene käytäntöön?
Näkyviin tulee kohta, jossa päätös jää tulkinnaksi, vastuu epäselväksi tai seuranta liian kevyeksi.
Mitä nykyinen tapa maksaa?
Aika, raha, kuormitus ja asiakkaan odotus saadaan näkyviin niin, että niitä voidaan käsitellä johdon päätöksissä.
Mihin johdon aika kuluu?
Varmistamisen, uudelleen palaamisen ja selvittelyn kustannus tehdään näkyväksi ennen kuin siitä tulee uusi normaali.
Mikä jo toimii?
Toimiva käytäntö tunnistetaan, sanoitetaan ja nostetaan vahvistettavaksi laajemmalle.
Mihin seuraava päätös kannattaa kohdistaa?
Syntyy suunta heti korjattaville asioille sekä lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämissuunnitelmalle.
Toimettomuus maksaa aina enemmän kuin päätös uudistua, kun nykyisen tavan kustannus jatkaa kertymistä näkymättömänä.
MIKSI JUURI NYT?
Seuraavat päätökset kannattaa tehdä todellisen tilanteen, ei oletusten varassa.
Kun kustannuspaine, asiakkaiden odotukset, digitalisaatio, AI ja osaajapula kiristävät tahtia, pienet epäselvyydet alkavat näkyä nopeammin päätöksissä, vastuissa, asiakaskokemuksessa ja kannattavuudessa.
Tilannekuva kannattaa tehdä ennen kuin organisaatio käynnistää uuden uudistuksen, investoinnin tai toimintamallin muutoksen. Silloin nähdään ensin, mikä oikeasti hidastaa, mikä maksaa ja mikä jo toimii.
Kun nykyisen tavan kustannus ja toimivan tavan arvo ovat näkyvissä, seuraava päätös on turvallisempi.
KOLME TASOA, YKSI NÄKYMÄ
Tilannekuva jäsentää saman tilanteen kolmesta suunnasta.
Tämän osion tehtävä on näyttää, mistä suunnista Tilannekuva kokoaa päätöstä varten olennaisen tiedon.
Eurot ja kapasiteetti
Missä aika, osaaminen ja päätösten viive sitovat kapasiteettia väärään kohtaan? Tässä näkyy, mitä nykyinen tapa voi maksaa ennen kuin kustannus näkyy selkeänä rivinä.
Ihmiset ja johtaminen
Missä johto käyttää aikaa varmistamiseen, avainhenkilöt kantavat liikaa ja asiakkaalle näkyvä kokemus alkaa vaihdella? Tässä erotetaan kuormitus, johtamisen tarve ja toimivat käytännöt toisistaan.
Rakenteet ja vastuut
Missä tieto, vastuu, päätösrytmi tai seuranta eivät tue etenemistä riittävästi? Tässä nähdään, mitä pitää selkeyttää, jotta päätös ei jää vain puheeksi.
E U R O I S S A
Aika, osaaminen, viiveet ja päällekkäinen työ muutetaan näkyväksi kustannukseksi.
I H M I S I S S Ä
Kuormitus, johtamisen tarve, asiakkaalle näkyvä vaihtelu ja jo toimivat käytännöt erotetaan toisistaan.
R A K E N T E I S S A
Vastuut, tieto, päätösten rytmi ja seuranta jäsennetään niin, että seuraava askel voidaan päättää.
MITEN TYÖ ETENEE
Näin Tilannekuva etenee
Vaihe 1: Rajataan mitä katsotaan
Tilannekuva voidaan tehdä koko organisaatiolle, yhdelle liiketoiminnalle, johdolle, kriittiselle prosessille, kasvun pullonkauloihin, strategian toimeenpanoon, julkisen sektorin uudistukseen, asiakaskokemuksen vaihteluun tai johtamisen rakenteisiin.
Työ rajataan aina yhdessä. Rajaus pitää huomion tiedossa, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä.
Hyvä rajaus tekee Tilannekuvasta käytännöllisen: työ pysyy olennaisessa ja lopputulos tukee oikeaa päätöstä.
Kesto 4–8 viikkoa
Vaihe 2: Kuullaan missä työ oikeasti tapahtuu
Tilannekuva voi sisältää johdon haastattelut, henkilöstöhaastattelut, henkilöstökyselyn, asiakaspalautteen analyysin, nykyisten mittareiden läpikäynnin, prosessien tarkastelun, talouslukujen tarkastelun ja yhteiset analyysityöpajat.
Usein tärkein havainto syntyy siitä, että eri ihmiset alkavat nähdä saman tilanteen ensimmäistä kertaa samalla tavalla. Yksi kertoo asiakkaan näkökulman. Toinen kertoo työn kulun. Kolmas kertoo päätöksen, joka jäi käytännössä toteutumatta. Neljäs näyttää luvun, joka on ollut olemassa koko ajan, mutta jota ei ole yhdistetty samaan ilmiöön.
Usein tärkein havainto syntyy siitä, että eri ihmiset alkavat kuvata samaa tilannetta samalla tavalla.
Silloin alkaa näkyä, missä työ oikeasti hidastuu.
Vaihe 3: Yhteinen näkymä ja päätösten perusta
Tulokset käydään ensin johdon kanssa läpi. Sen jälkeen järjestetään yhteinen purku johdon ja henkilöstön kanssa.
Heti korjattavat asiat sovitaan saman tien. Vastuut, seuranta ja seuraava askel päätetään ennen kuin työ päättyy.
Yhteinen näkymä syntyy vasta kun kaikki näkevät saman.
NYKYISEN TAVAN KUSTANNUS
Mitä nykyinen tapa maksaa, jos se jatkuu samanlaisena?
Kustannus näkyy usein ensin kalenterissa, viestiketjuissa, asiakkaan odotuksessa ja avainhenkilöiden kuormassa.
Kun nykyinen tapa jatkuu, kustannus kertyy kalenteriin, viestiketjuihin, asiakkaan odotukseen ja avainhenkilöiden kuormaan. Sama asia käsitellään useaan kertaan, päätös odottaa vahvistusta ja hyvä käytäntö jää liian pienelle alueelle.
- johdon ja avainhenkilöiden aikaa kuluu varmistamiseen
- asiakas odottaa vastausta pidempään
- päällekkäinen työ lisääntyy
- kuormitus kasvaa siellä, missä rakenteen pitäisi kantaa
- hyvä tekeminen jää yksittäiseksi onnistumiseksi
Tilannekuvassa kustannus muutetaan asiakkaan omaksi laskelmaksi.
Esimerkkilaskelma: 50 henkilön pk-yritys
Alla oleva laskelma on esimerkkimalli. Tilannekuvassa luvut lasketaan asiakkaan omilla tiedoilla.
| MIHIN AIKA KULUU | TUNTEJA VIIKOSSA |
|---|---|
| Toistuvat keskustelut samasta asiasta | 1,5 h |
| Varmistaminen ja jälkikäteinen selvitys | 2,0 h |
| Päällekkäinen selvitystyö | 1,0 h |
| Yhteensä | 4,5 h / viikko |
Kun viisi johdon ja avainhenkilöiden edustajaa käyttää tähän 4,5 tuntia viikossa 45 työviikon ajan, menetettyä työaikaa kertyy 1 012 tuntia vuodessa. Jos todellinen tuntikustannus on 70 euroa, vuosikustannus on noin 71 000 euroa.
Laskelma kuvaa vain näkyväksi muutettavaa työaikaa. Sen lisäksi vaikutus voi näkyä asiakkaan odotuksessa, osaamisen vajaassa käytössä, kuormituksen kertymisessä ja strategisten asioiden viivästymisessä.
Maltillisellakin arviolla nykyisen tavan kitka voi maksaa pk-yritykselle 60 000–90 000 euroa vuodessa.
VAHVUUDET
Mikä jo toimii ja mitä kannattaa vahvistaa
Tilannekuva nostaa näkyviin myös sen, mikä jo kantaa.
Useimmissa organisaatioissa on jo käytäntö tai toimintatapa, jossa asiat etenevät sujuvammin. Yhdessä paikassa asiakas saa vastauksen nopeasti, vastuut ovat selkeät, päätökset näkyvät arjessa ja yhteistyö toimii luonnollisesti.
Tilannekuva auttaa tunnistamaan mikä jo toimii, miksi se toimii ja miten sitä voidaan vahvistaa muuallakin organisaatiossa.
Hyvä kannattaa tehdä näkyväksi. Silloin se alkaa kantaa laajemmalle.
ASIAKKAAN KOKEMUS
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos: Tilannekuvasta jäi selkeä suunta
K-P pelastuslaitoksen kanssa sovittiin alussa monipuolinen tavoiteasetanta: kaksi mitattavaa tavoitetta ja neljä laadullista. Tämä takasi, että työn vaikutus tuli näkyväksi sekä numeroissa että arjen kokemuksessa.
”Tilannekuva auttoi meitä hahmottamaan organisaation nykytilanteen ja antoi selkeän suunnan etenemiselle. Henkilöstön osallistaminen heti alusta lähtien varmisti, että saimme kokonaisvaltaisen kuvan. Lopputuloksena syntyi konkreettinen ja realistinen toimintasuunnitelma.”
Marko Hottinen
pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
30 %
kokousaika väheni
25 %
läpimenoajat lyhenivät
25 %
johtoryhmän kokema kuorma keveni
TILANNEKUVA PK-YRITYKSESSÄ
Makrum Oy: yhteinen näkymä ennen laajempaa uudistamista
Pirkkalalainen Makrum Oy, lastuavan työstön ja metallien 3D-tulostuksen ratkaisuihin erikoistunut pk-yritys, halusi uudistaa toimintamalliaan ja kehittää sisäisiä prosesseja. Lähtötilanteessa tarvittiin yhteistä näkymää siitä, mikä työn kulussa toimii ja missä eteneminen takeltelee.
Lähtötilanteen analyysi tehtiin haastatteluilla ja työn tarkastelulla. Sen pohjalta laadittiin yksityiskohtainen etenemissuunnitelma, jossa tunnistettiin pullonkaulat ja vahvuudet.
Makrumin tavoitteet
- toimintamallin uudistaminen hallitusti
- sisäisten prosessien sujuvoittaminen
- pullonkaulojen ja vahvuuksien tunnistaminen
- henkilöstön ottaminen mukaan toiminnan kehittämiseen
- etenemissuunnitelma kahden vuoden uudistamisen pohjaksi
”Muutosprosessi oli monipuolinen ja haastava, mutta tulokset ovat olleet erinomaisia. Työyhteisömme on nyt entistä sitoutuneempi ja tehokkaampi. Ninalla on ollut ratkaiseva rooli muutoksen läpiviennissä. Suosittelen lämpimästi.”
Marno Miettinen
toimitusjohtaja, Makrum Oy
Sovittu tavoiteasetanta, mitattavat ja laadulliset samassa kuvassa.
MIKSI TÄMÄ TEHDÄÄN ENNEN UUDISTUSTA
Kun tilanne näkyy oikein, uudistus voidaan kohdistaa paremmin
| JOS PÄÄTETÄÄN OLETUKSIEN VARASSA | KUN TILANNEKUVA ON TEHTY |
|---|---|
| Ratkaisu valitaan sen perusteella, missä ongelma näkyy eniten. | Seuraava askel kohdistetaan siihen, mistä kitka oikeasti syntyy. |
| Kehittämiseen voi lähteä mukaan liian monta asiaa kerralla. | Lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelma erotetaan toisistaan. |
| Hyvin toimivat käytännöt jäävät helposti huomaamatta. | Toimivat käytännöt tunnistetaan ja niiden skaalaus päätetään tietoisesti. |
| Kustannus jää tunteeksi, kiireeksi tai kuormitukseksi. | Nykyisen tavan kustannus ja uuden tavan mahdollinen hyöty tehdään näkyväksi. |
LOPPUTULOS
Mitä Tilannekuva tuottaa
Tilannekuvan jälkeen organisaatiossa on yhteinen käsitys tilanteesta ja selkeä suunnitelma siitä, miten edetään.
- Nykyisen tavan kustannus ja vaikutus on tehty näkyväksi.
- Juurisyyt, pullonkaulat ja vahvuudet on tunnistettu.
- Heti korjattavat ratkaisut on sovittu.
- Lyhyen aikavälin kehittämissuunnitelma on määritelty.
- Pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma on hahmotettu.
- Seuraaville päätöksille on selkeä prioriteetti ja perustelu.
Monelle tärkein hyöty näkyy siinä, että sama keskustelu ei enää ala uudelleen joka viikko.
TULOSTAKUU
Tavoitteet sovitaan alussa kirjallisesti.
Edellytykset asiakkaalta
- mukana ovat ne henkilöt, jotka tilannetta tarvitsevat ja joiden työ siitä riippuu
- haastatteluihin ja kyselyihin annetaan aikaa sovittuna ajankohtana
- talous-, asiakaspalaute- ja prosessitieto toimitetaan sovitulla aikataululla
- yhteiseen purkutyöpajaan osallistutaan sovitulla kokoonpanolla
Takuulupaus
Tilannekuvan tuloksen pitää antaa riittävän selkeä yhteinen ymmärrys tilanteesta ja perusta seuraavan askeleen päättämiseen.
Tarvittaessa työ jatkuu ilman lisäkustannuksia, kunnes näkymä on riittävän selkeä, kunhan asiakkaan organisaatio on sitoutunut sovittuihin osallistumisedellytyksiin.
HINTA JA KESTO
Selkeä rakenne, sovittu hinta
| H I N T A | 7 900–25 000 € + alv laajuuden mukaan |
| K E S T O | 4–8 viikkoa |
| S I S Ä L T Ä Ä | Tiedonkeruu, haastattelut, henkilöstökysely tarvittaessa, analyysi, johdon erillinen läpikäynti, yhteinen purkutyöpaja, johtopäätökset ja suositus jatkopolusta. |
| L O P P U T U L O S | Yhteinen näkymä tilanteeseen, tunnistetut pullonkaulat ja vahvuudet, heti korjattavat ratkaisut sekä lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma. |
Hinta tarkennetaan Tilannekeskustelun jälkeen, kun tiedetään organisaation koko, mukana olevien yksiköiden määrä ja haastattelujen laajuus.
KENELLE
Kenelle Tilannekuva sopii
Toimitusjohtajille ja omistajille, jotka aistivat että jokin alkaa tulla vastaan, mutta haluavat nähdä koko kuvan ennen päätöstä
Uusille toimitusjohtajille ensimmäisten kuukausien aikana
Organisaatioille, joissa muutoshankkeita on tehty paljon ja vaikutus jäänyt pieneksi
Hallituksille, jotka haluavat oman näkymän ennen strategista keskustelua
Kasvuvaiheen pk-yrityksille, joissa liikevaihto kasvaa mutta kate ei seuraa
Hyvinvointialueille, kunnille ja pelastuslaitoksille ennen uudistusten käynnistämistä
Tilannekuva ei sovi tilanteeseen, jossa ratkaisu on jo päätetty ja haetaan vain tarjousta sen toteuttamiseen. Silloin Sprintti voi olla oikea seuraava askel.
TURVALLINEN ETENEMINEN
Miten eteneminen pidetään turvallisena
Tilannekuva käynnistetään vasta, kun tilanteen laajuus on arvioitu yhdessä. Ensimmäinen askel on maksuton Tilannekeskustelu. Siinä katsotaan, onko Tilannekuva oikea muoto tähän tilanteeseen vai löytyykö kevyempi alku.
Luottamuksellisuus on koko prosessin perusta. Henkilöstökyselyissä käytetään anonymisointia. Haastattelujen sisältöä käsitellään sovitulla tavalla. Yhteinen näkymä on asiakkaan omaa käyttöä varten.
KUKA TILANNEKUVAN TOTEUTTAA
Tilannekuvan toteuttaa Nina Viskuri
Nina Viskuri on Proinno Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus organisaatioiden uudistumisesta yksityisellä ja julkisella sektorilla.
Ninan työssä yhdistyvät strateginen johtaminen, Lean-ajattelu, palvelukehitys ja käytännön muutosjohtaminen. Hän on YTM johtaminen, Excellence in Service -asiantuntija ja Lean-palvelukehitysryhmän puheenjohtaja.
Tutustu Ninaan →
Ensin näkyväksi.
Sitten päätettäväksi.
Sitten käytäntöön.
USEIN KYSYTYT
Usein kysytyt kysymykset
Voiko Tilannekuvan tehdä, jos organisaatiossa on herkkä tai jännitteinen tilanne?
Kyllä, jos työ rajataan oikein ja luottamuksellisuus sovitaan alussa selkeästi. Tilannekuvan tarkoitus on tehdä päätöksenteon kannalta olennainen näkyväksi tavalla, joka ei henkilöi ongelmaa.
Miten varmistetaan, että ihmiset uskaltavat kertoa olennaisen?
Osallistujille kerrotaan etukäteen, mihin tietoa käytetään, miten vastauksia käsitellään ja millä tasolla havainnot raportoidaan. Yksittäisiä henkilöitä ei nosteta tunnistettavasti ilman erillistä lupaa.
Mitä jos johto on eri mieltä havainnoista?
Tilannekuvassa erotetaan havainto, tulkinta ja päätös. Jos havainnoista syntyy eri näkemyksiä, ne käsitellään johdon läpikäynnissä ennen yhteistä purkua. Tavoite on riittävän selkeä yhteinen näkymä päätöksentekoon.
Voidaanko Tilannekuva rajata vain yhteen liiketoimintaan tai prosessiin?
Kyllä. Usein paras alku on yksi rajattu kokonaisuus, jossa vaikutus on riittävän tärkeä ja havaittava. Rajaus voi koskea esimerkiksi kasvun pullonkaulaa, asiakaskokemuksen vaihtelua, johtamisen rakennetta tai strategian toimeenpanoa.
Mitä meidän pitää valmistella ennen Tilannekeskustelua?
Riittää, että mietitte mikä kysymys pitäisi saada näkyväksi ja mihin päätökseen Tilannekuvan pitäisi antaa tukea. Taustamateriaaleja voidaan katsoa vasta keskustelun jälkeen, jos Tilannekuva näyttää oikealta etenemistavalta.
Mitä meidän pitää valmistella ennen Tilannekeskustelua?
Riittää, että mietitte mikä kysymys pitäisi saada näkyväksi ja mihin päätökseen Tilannekuvan pitäisi antaa tukea. Taustamateriaaleja voidaan katsoa vasta keskustelun jälkeen, jos Tilannekuva näyttää oikealta etenemistavalta.
Miten henkilöstölle kerrotaan Tilannekuvasta?
Viestintä kannattaa tehdä rauhallisesti ja konkreettisesti: miksi työ tehdään, mihin tietoa käytetään ja miten osallistuminen tapahtuu. Proinno auttaa tarvittaessa sanoittamaan aloitusviestin niin, että se lisää luottamusta eikä herätä turhaa huolta.
Mitä jos paras seuraava askel on nykyisen käytännön vahvistaminen?
Silloin se kirjataan näkyväksi päätökseksi. Tilannekuvan tehtävä on auttaa valitsemaan seuraava askel oikein, myös silloin kun paras ratkaisu on nykyisen käytännön vahvistaminen, vastuiden selkeyttäminen tai päätöksenteon rytmin muuttaminen.
Seuraava askel
Jos tunnistat tilanteen, varaa 60 minuutin Tilannekeskustelu. Siinä katsotaan, kannattaako tehdä Tilannekuva vai löytyykö kevyempi alku.
Keskustelu on maksuton. Jatkosta päätetään erikseen.
M Ä Ä R I T E L M Ä
Tilannekuva Proinnolla
Tilannekuva on Proinnon 4–8 viikon analyysi, joka tekee organisaation tilanteen näkyväksi yhtä aikaa euroissa, ihmisten kokemuksessa, työn kulussa, johtamisessa ja asiakkaalle näkyvässä vaikutuksessa. Tilannekuva sisältää tiedonkeruun, haastattelut, henkilöstökyselyn tarvittaessa, analyysin, johdon läpikäynnin, yhteisen purkutyöpajan ja perustellun suosituksen seuraavasta askeleesta. Hinta 7 900–25 000 € + alv laajuuden mukaan.