— Lopputulos
Mitä Juurtumisen jälkeen on eri tavalla?
- Uudella toimintatavalla on paikka organisaation rytmissä, vastuissa, mittareissa ja perehdytyksessä.
- Sovitut tarkistuspisteet pitävät asian näkyvissä myös silloin, kun huomio siirtyy muihin asioihin.
- Muutosagentit, esihenkilöt, johto ja avainroolit tietävät, mikä on kenenkin tehtävä uuden tavan ylläpidossa.
- Mittarit näyttävät ajoissa, jos sovittu tapa alkaa ohentua.
- Poikkeamiin tartutaan lähellä käytäntöä, ennen kuin vanha tapa palaa normaaliksi.
- Sisäiset vastuuhenkilöt eivät jää yksin pitämään uutta tapaa elossa.
- Henkilöstön havainnot ja parannusideat kerätään ja viedään eteenpäin osana samaa rytmiä.
6, 12 tai 24 kuukautta · sovittu rytmi · vuosittainen uudistumiskyvyn arvio
Juurtumisen jälkeen hyvä alku on muuttunut pysyväksi tavaksi toimia.
— Tilanteenne tunnistettuna
Milloin Juurtuminen kannattaa tehdä?
Usein juurtuminen jää kesken juuri silloin, kun sen pitäisi alkaa: uudistus on saatu päätökseen, ensimmäiset tulokset näkyvät ja huomio siirtyy luonnostaan seuraavaan asiaan. Mikään uusi toimintatapa ei kuitenkaan juurru itsestään.
Lopetatte juuri silloin, kun pitäisi juurruttaa.
Uudistus on saatu päätökseen ja ensimmäiset tulokset näkyvät. Juuri silloin huomio siirtyy helposti seuraavaan asiaan, ja hyvä alku jää hetkelliseksi onnistumiseksi.
Uusi tapa on liian harvan varassa.
Yksi esihenkilö, muutosagentti tai avainhenkilö pitää asiaa aktiivisena. Jos hänen aikansa vähenee tai hän vaihtuu, uusi tapa alkaa hiljentyä.
Kiire syö rytmin ensin.
Tarkistuspiste siirtyy kerran. Sitten toisen kerran. Pian kukaan ei enää huomaa, milloin uusi tapa lakkasi olemasta yhteinen tapa.
- Sprintti, Tilannekuva tai muu uudistus on tehty, ja seuraava kysymys on, miten uusi tapa pysyy käytössä.
- Uudistukseen käytetty aika ja raha halutaan muuttaa pysyväksi toimintakyvyksi.
- Uuden tavan ylläpito uhkaa jäädä avainhenkilöiden varaan.
- Kasvussa uudet ihmiset, yksiköt tai toimintamallit tarvitsevat yhteisen tavan pysyä samassa suunnassa.
- Julkisen sektorin uudistus tarvitsee pitkäjänteisen rytmin, jotta se ei jää projektin päätösvaiheeseen.
Juurtuminen on oikea askel silloin, kun hyvä alku on jo olemassa ja se pitää saada pysymään käytössä.
— Proinnon tapa
Juurtuminen pitää uuden tavan elossa.
Useimmat kehityshankkeet päättyvät käyttöönottoon. Juurtuminen alkaa siitä. Se ei käynnistä uutta hanketta, vaan rakentaa systemaattisen tavan pitää jo sovittu toimintatapa näkyvissä, vastuissa ja seurannassa niin kauan, että se alkaa kantaa ilman jatkuvaa erityishuomiota.
Uusi tapa pysyy käytössä, kun kolme asiaa tukee toisiaan: rytmi pitää aiheen esillä silloinkin, kun kalenteri täyttyy, vastuu pitää sen liikkeessä ilman että se jää yhden ihmisen varaan, ja mittarit näyttävät, pysyykö vaikutus käytössä vai alkaako se ohentua. Tämä ei tarkoita raskasta seurantaa — usein kyse on siitä, että tärkeä asia saa oikean paikan johtamisen rytmissä, vastuissa ja päätöksenteossa.
Juurtuminen tekee ylläpidosta johdettavaa: kuka vastaa, mitä seurataan, milloin tarkistetaan ja miten toimitaan, jos suunta alkaa muuttua. Kun sovittu tapa kantaa ilman jatkuvaa erityishuomiota, johdolle syntyy pelivaraa seuraavaa vaihetta varten.
Tarkistuspisteet eivät ole raportointia vaan dialogia. Niissä johto, esihenkilöt ja henkilöstö muodostavat yhteisen kuvan siitä, missä sovittu tapa kantaa ja missä se alkaa ohentua. Yhteinen ymmärrys ei jää kertaalleen rakennetuksi, vaan se pidetään ajan tasalla — siksi päätökset tuen jatkamisesta, keventämisestä tai suuntaamisesta tehdään todellisesta tilanteesta, ei oletuksista.
Pysyvyyttä ei arvioida tuntumalla. Oppimisen juurtumismittari® tekee näkyväksi, muuttuuko sovittu tapa osaamiseksi ja yhteiseksi käytännöksi vai jääkö se ohjeen tasolle. Juurtuminen toimii Johtamisen vaikutusketjun® viimeisissä vaiheissa: se varmistaa, että vaikutus säilyy ja oppi jää organisaatioon.
Juurtuminen ei ole pelkkää ylläpitoa, vaan sama rytmi palvelee jatkuvaa parantamista. Tarkistuspisteissä ei vain seurata: niissä vahvistetaan sitä, mikä uudessa tavassa jo toimii, kerätään henkilöstön havainnot ja parannusideat ja viedään parhaat käytäntöön. Toimivat kohdat sanoitetaan ja siirretään laajemmalle, jotta hyvää käytäntöä ei tarvitse keksiä uudelleen jokaisessa yksikössä tai henkilövaihdoksessa. Vuosittain katsotaan, miten organisaation kyky pitää sovitut asiat käytössä on kehittynyt.
Mikä toistuu, juurtuu. Mikä katoaa kalenterista, alkaa kadota myös käytöstä.
— Tulokset
Mitä Juurtuminen on tuottanut
Kun uusi tapa alkaa tuottaa tulosta, seuraava kysymys on usein sama: miten varmistamme, ettei hyvä alku jää yksittäiseksi onnistumiseksi? Yksi asiakas kiteytti Juurtumisen tarpeen näin: ”Kaikki yrityksethän tätä tarvitsee.”
Akkoy Service Oy
Lähtötilanne. Uusi toimintatapa oli rakennettu ja ensimmäiset tulokset näkyivät. Seuraava kysymys oli, miten sovittu tapa pysyy käytössä arjessa, kalustossa ja asiakaskohtaamisissa.
Mitä tehtiin. Sovitulle tavalle rakennettiin rytmi, vastuut ja seuranta. Kehitysideoille syntyi tapa tulla käsitellyksi ja viedyksi eteenpäin, ja kannuste- ja palkkiojärjestelmä viritettiin tukemaan tekemistä, jossa korostuvat osaaminen, huolellisuus, turvallisuus ja asiakastyytyväisyys.
Mitä muuttui. Sovittu tapa alkoi näkyä kaluston käytössä ja kunnossapidossa. Lisämyynti kasvoi, kun asiakaskohtaamisissa tunnistettiin paremmin mahdollisuuksia. Hävikki väheni 50 prosenttia, ja kehitysideoiden käsittelystä tuli pysyvä käytäntö.
”Kaikki yrityksethän tätä tarvitsee.”
Arto Koivumaa, toimitusjohtaja, Akkoy Service Oy
Awita Oy, tilitoimisto
Lähtötilanne. Kokkolalaisen tilitoimiston nopea kasvu loi tarpeen yhtenäistää prosessit ja varmistaa, että palvelun laatu pysyy korkeana. Hiljainen tieto oli henkilöiden varassa, ja työn sujuvuus vaihteli.
Mitä tehtiin. Koko kymmenen hengen henkilöstö haastateltiin, ja kirjanpidon sekä palkkahallinnon prosessit yhtenäistettiin osallistavassa työskentelyssä Lean-menetelmin ja palvelumuotoilulla. Uudet toimintamallit dokumentoitiin niin, että ne kestävät tuuraukset ja henkilövaihdokset.
Mitä muuttui. Virheet vähenivät ja manuaalista työtä vapautui asiakaspalveluun. Asiakas saa johdonmukaista palvelua riippumatta siitä, kuka tehtävää hoitaa. Yhteisessä työskentelyssä opitut menetelmät jäivät henkilöstön käyttöön, joten parantaminen jatkuu omin voimin.
”Projekti toi selkeyttä toimintaamme ja vastasi asiakkaidemme kasvaviin odotuksiin. Yhtenäistetyt prosessit vahvistivat asiakaskokemusta ja tukevat asiakkaidemme liiketoimintatavoitteita entistä paremmin.”
Susanna Hautamäki, toimitusjohtaja, Awita Oy
— Mitä hiipuminen maksaa
Mitä maksaa, jos uusi tapa alkaa hiipua?
Uuden toimintatavan rakentamiseen on jo käytetty aikaa, rahaa ja johdon huomiota. Jos tapa alkaa palautua vanhaan, menetys ei näy yhdessä kohdassa, vaan päätösten toistumisena, esihenkilöiden kuormana, yksiköiden erilaisina tulkintoina ja asiakkaalle vaihtelevana kokemuksena.
Usein kustannus syntyy huomaamatta. Sovittu tarkistuspiste jää väliin. Uusi esihenkilö ei saa samaa perehdytystä. Muutosagentti kantaa asiaa yksin. Mittarit näyttävät hetken hyvältä, mutta kukaan ei huomaa, missä vaikutus alkaa ohentua. Juurtuminen tekee tämän näkyväksi ajoissa.
Jos uusi tapa ei juurru, kustannus voi näkyä näin:
- Päätökset palaavat uudelleen käsittelyyn. Sama asia käsitellään uudestaan, koska sovittu tapa ei ole muuttunut yhteiseksi käytännöksi.
- Esihenkilöt ratkaisevat saman asian eri tavoin. Yksi toimii uuden mallin mukaan, toinen vanhan, kolmas soveltaa omalla tavallaan.
- Muutosagentit ja avainhenkilöt väsyvät. Uusi tapa pysyy esillä niin kauan kuin muutama ihminen jaksaa muistuttaa siitä.
- Perehdytys katkaisee jatkuvuuden. Uudet ihmiset eivät saa samaa käsitystä siitä, miten sovitun tavan pitäisi näkyä työssä.
- Mittarit näyttävät vaikutuksen liian myöhään. Muutos huomataan vasta, kun läpimenoajat, asiakaskokemus tai kuormitus ovat jo heikentyneet.
- Asiakaskokemus alkaa vaihdella. Asiakas kohtaa eri yksiköissä tai eri tilanteissa erilaisen tavan toimia.
Jos uusi tapa hiipuu, organisaatio maksaa saman uudistuksen uudelleen: ajassa, kuormituksessa ja menetetyssä vaikutuksessa.
— Prosessi
Miten Juurtuminen etenee
Juurtuminen etenee sovitulla rytmillä, ei irrallisina tapaamisina. Se rakennetaan asiakkaan tilanteeseen sopivaksi kuukausi-, kvartaali- ja vuosirytmiksi.
Sovitaan rytmi
Valitaan tarkistuspisteet, osallistujat ja mittarit niin, että Juurtuminen sopii organisaation todelliseen johtamisrytmiin. Tarkoitus ei ole lisätä palaverikuormaa, vaan varmistaa, ettei uusi tapa katoa kalenterista.
Rakennetaan vuosikello
Uudelle toimintatavalle luodaan vuosikello: mitä tarkistetaan viikoittain, kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain. Ylläpito ei jää yksittäisten ihmisten muistin tai kiireen varaan.
Seurataan pysyvyyttä
Katsotaan, näkyykö sovittu tapa edelleen tekemisessä, johtamisessa ja asiakkaalle. Tässä yhdistyvät mittarit, ihmisten kokemus ja työn todellinen kulku. Samalla kerätään henkilöstön havainnot ja parannusideat.
Tartutaan poikkeamiin
Pieni hidastuminen nostetaan esiin ennen kuin vanha tapa ehtii palata normaaliksi. Muutos tehdään mahdollisimman lähellä käytäntöä: vastuissa, päätösrytmissä, perehdytyksessä, mittarissa tai toimintatavassa.
Arvioidaan uudistumiskyky
Vuosittain katsotaan Oppimisen juurtumismittarin® avulla, miten organisaation kyky pitää sovitut asiat käytössä on kehittynyt. Samalla päätetään, jatkuuko tuki samanlaisena, kevennetäänkö sitä vai tarvitaanko uusi rajaus.
Uusi tapa pysyy käytössä, kun sen ylläpidolle on rytmi, vastuu ja paikka päätöksenteossa.
— Selkeä rakenne
Hinta, kesto ja tulostakuu
Hinta tarkennetaan Tilannekeskustelun tai aiemman työn jälkeen, kun tiedetään palvelun laajuus, mukana olevat roolit, seurattavat mittarit ja tarvittavan tuen rytmi. Jos uusi tapa tarvitsee vielä tiivistä ohjausta, rytmi on vahvempi. Kun organisaatio alkaa kantaa uutta tapaa itse, tukea kevennetään sovitusti.
Tulostakuu
Juurtumisen alussa sovitaan kirjallisesti, mitä toimintatapaa pidetään näkyvissä, mitä vaikutusta seurataan ja millä rytmillä tukea toteutetaan. Samalla sovitaan, ketkä asiakkaan organisaatiosta vastaavat uuden tavan ylläpidosta ja miten poikkeamat nostetaan käsittelyyn.
Tulostakuu edellyttää, että:
- asiakkaalla on nimetty vastuuhenkilö tai vastuuryhmä
- sovittuihin tarkistuspisteisiin osallistutaan
- poikkeamista puhutaan ajoissa, ei vasta kun vanha tapa on jo palannut
Jos sovittu Juurtumisen rytmi ei tuota riittävää näkyvyyttä siihen, pysyykö uusi toimintatapa käytössä, Proinno täsmentää rytmiä, tarkistuspisteitä tai seurantaa ilman lisäkustannusta saman alkuperäisen rajauksen sisällä.
Juurtumisessa ei luvata pysyvyyttä puheella. Pysyvyys tehdään näkyväksi rytmillä, vastuilla ja seurannalla.
— Toteuttaja
Kuka Juurtumisen toteuttaa?
Nina Viskuri
Uudistumiskyvyn arkkitehti, Proinno Oy
Nina Viskurilla on yli 30 vuoden kokemus organisaatioiden uudistumisesta yksityisellä ja julkisella sektorilla. Juurtumisessa hänen työnsä keskittyy siihen, miten sovittu tapa pysyy käytössä myös silloin, kun organisaation huomio siirtyy seuraaviin asioihin. Työssä rakennetaan rytmi, kysymykset, tuki ja ulkopuolinen näkymä, mutta uusi toimintatapa kiinnitetään asiakkaan omaan johtamiseen, vastuisiin ja päätöksentekoon.
Nina on YTM (johtaminen, eximia cum laude) ja Lean Master. Hän osallistuu ISO 23592 -palvelustandardin kehittämiseen, toimii Suomen Lean-yhdistyksen palveluryhmän puheenjohtajana ja työskentelee hallitusten ja omistajien strategisena keskustelukumppanina.
— Usein kysytyt
Kysymykset, jotka yleensä mietityttävät ennen Juurtumista
Mistä tiedämme, ettei Juurtuminen ole liian raskas lisä kalenteriin?
Juurtuminen rakennetaan olemassa olevan johtamisrytmin päälle aina kun mahdollista. Tarkoitus ei ole lisätä uutta palaverikerrosta, vaan antaa sovitulle toimintatavalle paikka niissä kohdissa, joissa sitä muutenkin pitäisi johtaa.
Entä jos ihmiset ovat jo väsyneet muutoksiin?
Juurtuminen ei käynnistä uutta muutosta, vaan rauhoittaa jo tehdyn muutoksen käyttöön. Usein kuormitusta vähentää se, että sovittu tapa, vastuut ja tarkistuspisteet ovat selkeämpiä eikä samaa asiaa tarvitse palauttaa keskusteluun yhä uudelleen.
Mitä jos sisäinen vastuuhenkilö vaihtuu?
Juuri siksi Juurtumisessa ei rakenneta uuden tavan ylläpitoa yhden henkilön varaan. Vastuu, rytmi ja dokumentointi tehdään näkyväksi niin, että henkilövaihdos ei katkaise sitä, mitä on jo rakennettu.
Voiko Juurtuminen olla liian pitkä sitoumus?
Kesto sovitaan tilanteen mukaan: 6, 12 tai 24 kuukautta. Tuen tarvetta arvioidaan matkan varrella, ja kun organisaatio alkaa kantaa uutta tapaa itse, tukea kevennetään sovitusti.
Miten varmistetaan, ettei Proinno tee työtä meidän puolestamme?
Juurtumisen tarkoitus ei ole ulkoistaa johtamista Proinnolle. Proinno tuo rytmin, kysymykset, tuen ja ulkopuolisen näkymän, mutta uusi toimintatapa kiinnitetään asiakkaan omaan johtamiseen, vastuisiin ja päätöksentekoon.
Mitä jos huomataan, että uusi tapa ei enää palvele tilannetta?
Silloin sitä ei pidetä väkisin hengissä. Juurtumisessa seurataan myös sitä, onko sovittu tapa edelleen oikea. Jos tilanne muuttuu, voidaan päättää keventää, muuttaa tai rajata uudelleen.
Voimmeko aloittaa pienemmällä laajuudella?
Kyllä. Usein järkevin alku on rajata Juurtuminen yhteen toimintatapaan, yksikköön, vastuuketjuun tai mittariin. Laajuutta voidaan kasvattaa vasta, kun nähdään, miten rytmi toimii.
Onko Juurtuminen pelkkää seurantaa?
Ei. Sama rytmi, joka pitää sovitun tavan käytössä, palvelee jatkuvaa parantamista: tarkistuspisteissä kerätään henkilöstön havainnot ja parannusideat, parhaat viedään käytäntöön ja toimivat käytännöt siirretään laajemmalle. Ylläpito ja parantaminen kulkevat samassa rytmissä.
Milloin Juurtuminen ei ole oikea ensimmäinen askel?
Jos ette vielä tiedä, mistä tilanne johtuu tai mihin päätös pitäisi kohdistaa, Tilannekuva on parempi alku. Jos päätös on tehty mutta käytännön eteneminen pitää saada liikkeelle, Sprintti on oikeampi seuraava askel. Kevyt rajaus ennen päätöstä onnistuu Tilannekeskustelussa.
Aloita Tilannekeskustelusta
Jos hyvä alku on jo olemassa, varmistetaan että se pysyy käytössä. Tunti, ilman veloitusta. Siinä katsotaan, onko Juurtuminen oikea seuraava askel, mitä toimintatapaa pitäisi pitää näkyvissä ja millainen rytmi olisi tilanteeseenne sopiva.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu
Tai laita sähköpostia: nina.viskuri@proinno.fi
Hyvä alku ei pysy itsestään. Sen voi kuitenkin tehdä johdettavaksi.
— Proinno lyhyesti
Juurtuminen Proinnolla
Juurtuminen on Proinnon 6–24 kuukauden kuukausimaksuinen kumppanuus, joka pitää uuden toimintatavan käytössä sen jälkeen, kun uusi tapa on rakennettu, Sprintti on tehty tai Tilannekuvassa on tunnistettu asia, jonka pysyvyyttä pitää johtaa. Juurtumisessa rakennetaan sovittu rytmi, vastuut, tarkistuspisteet ja mittarit, joiden avulla uusi tapa pysyy näkyvissä johtamisessa, tekemisessä, perehdytyksessä ja päätöksenteossa. Palvelu tukee sisäisiä vastuuhenkilöitä, muutosagentteja, esihenkilöitä ja johtoa niin, ettei uusi toimintatapa jää yksittäisten ihmisten varaan.
Juurtumisen tarkistuspisteet ovat dialogia, jossa johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön yhteinen ymmärrys pidetään ajan tasalla. Pysyvyys mitataan Proinnon rekisteröidyllä Oppimisen juurtumismittarilla®, joka tekee näkyväksi, muuttuuko sovittu tapa osaamiseksi ja yhteiseksi käytännöksi. Sama rytmi palvelee jatkuvaa parantamista: henkilöstön havainnot ja parannusideat kerätään, parhaat viedään käytäntöön ja toimivat käytännöt siirretään laajemmalle. Vuosittain arvioidaan organisaation uudistumiskyvyn kehittyminen. Juurtuminen tekee uuden tavan ylläpidosta johdettavaa ja vapauttaa johdolle pelivaraa seuraavaa kasvun, investoinnin tai muutoksen vaihetta varten. Hinta on 1 800–8 000 € / kk + alv laajuuden mukaan. Kesto on 6, 12 tai 24 kuukautta.
Juurtumista voidaan kuvata myös muutoksen vakiinnuttamisena, uuden toimintatavan ylläpitona, jatkuvan parantamisen kumppanuutena tai muutoksen pysyvyyden varmistamisena pk-yrityksissä ja julkisella sektorilla.
Juurtuminen on Proinnon palvelupolun kolmas vaihe: Tilannekuva rakentaa yhteisen ymmärryksen, Sprintti muuttaa sen yhteiseksi tekemiseksi ja Juurtuminen pitää uuden tavan elossa.
Toteutus: Proinno Oy · nina.viskuri@proinno.fi · 0400 308 767