Tilannekeskustelu

Tilannekeskustelu kannattaa varata, kun johto tunnistaa, että jokin tärkeä asia ei etene samalla tavalla kuin sen pitäisi.

Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi:

• samat asiat palaavat johtoryhmään uudelleen
• päätökset tehdään, mutta eteneminen jää hitaaksi
• vastuut vaativat jatkuvaa tulkintaa
• asiakaskokemus vaihtelee eri ihmisten, tiimien tai tilanteiden välillä
• toimitusjohtaja tai avainhenkilöt varmistavat asioita, joiden pitäisi jo edetä
• strategia ei näy riittävän selkeästi käytännön valinnoissa
• kuormitus kasautuu samoille ihmisille
• yhteistyö vie enemmän energiaa kuin sen pitäisi
• kehityshankkeita on paljon, mutta vaikutus jää pieneksi
• uusi vaihe, omistajanvaihdos, uusi johtaja tai toimintaympäristön muutos vaatii parempaa näkyvyyttä

Keskustelu sopii erityisesti tilanteisiin, joissa organisaatio tarvitsee ulkopuolisen näkemyksen ennen kuin seuraavaan kehitystyöhön, selvitykseen tai investointiin kannattaa edetä.

Tilannekeskustelussa katsotaan organisaation tilannetta Johtamisen Vaikutusketju™
-ajattelun kautta.

Keskustelussa tarkastellaan, miten havainto muuttuu päätökseksi, päätös vastuuksi, vastuu tekemiseksi, tekeminen vaikutukseksi ja vaikutus oppimiseksi.

Havainto → Päätös → Vastuu → Tekeminen → Vaikutus → Oppiminen

Käytännössä keskustelussa tunnistetaan:

• missä tieto, työ tai päätökset alkavat hidastua
• missä vastuu muuttuu tulkinnaksi
• missä tekeminen odottaa varmistusta
• missä asiakkaalle näkyvä vaikutus jää syntymättä
• missä johdon aika kuluu jatkuvaan reagointiin
• missä nykyinen toimintatapa voi maksaa euroja, aikaa tai luottamusta
• mitä seuraava vaihe vaatisi johtamiselta, yhteistyöltä ja rakenteilta

Tavoitteena ei ole tehdä valmista diagnoosia yhdessä tunnissa. Tavoitteena on tunnistaa, kannattaako tilanne selvittää tarkemmin ja mikä seuraava askel olisi tilanteeseen nähden järkevä.

Tilannekeskustelusta saat ulkopuolisen näkemyksen siihen, missä organisaation eteneminen tällä hetkellä vahvistuu ja missä se hidastuu.

Yhteinen näkymä tilanteeseen

Keskustelussa jäsennetään, mitä tilanteessa näyttää tapahtuvan johdon, vastuiden, yhteistyön, asiakkaan kokemuksen ja toimintakyvyn näkökulmasta.

Usein jo keskustelu auttaa huomaamaan, liittyvätkö oireet erillisiin asioihin vai samaan vaikutusketjuun.

Karkea arvio nykyisen tavan kustannuksesta

Tilannekeskustelussa voidaan muodostaa karkea käsitys siitä, missä nykyinen tapa toimia todennäköisesti maksaa eniten.

Kustannus voi näkyä esimerkiksi odottamisena, päätösviiveinä, päällekkäisenä työnä, korjaamisena, johdon ajankäyttönä, henkilöstön kuormana tai asiakkaan kokemuksen vaihteluna.

Tarkka laskelma tehdään vasta myöhemmässä työssä, esimerkiksi Tilannekuvassa.

Perusteltu suositus seuraavasta askeleesta

Keskustelun lopputuloksena syntyy näkemys siitä, kannattaako tilanteessa edetä Tilannekuvaan, rajattuun Sprinttiin, Juurtumiseen tai antaa asialle vielä aikaa.

Suositus perustuu tilanteeseen, ei valmiiseen myyntipolkuun.

Jos eteneminen kannattaa, kerron miten. Jos eteneminen ei ole ajankohtaista, sanon senkin.

Lyhyt kirjallinen yhteenveto

Keskustelun jälkeen saat lyhyen kirjallisen yhteenvedon sähköpostitse.

Yhteenveto sisältää:

• tärkeimmät havainnot
• karkean arvion siitä, missä eteneminen hidastuu
• alustavan näkymän nykyisen toimintatavan kustannukseen tai hyötypotentiaaliin
• suosituksen järkevästä seuraavasta askeleesta

Yhteenvedon voi viedä johdon, omistajan tai hallituksen keskusteluun.

Tilannekeskustelu on ensimmäinen askel, ei varsinainen selvitysprojekti.

Siihen ei sisälly:

• koko organisaation haastatteluja
• syvää analyysiä
• mittariston rakentamista
• todennettua kustannuslaskelmaa
• valmista kehityssuunnitelmaa
• henkilöstökyselyä
• laajaa raporttia

Nämä kuuluvat tarvittaessa Tilannekuvaan, Sprinttiin tai muuhun myöhempään työhön.

Tilannekeskustelu auttaa päättämään, onko seuraava askel perusteltu.

Tilannekeskustelu etenee kevyesti ja selkeästi.

Ennen keskustelua

Saat lyhyen ennakkokysymyksen tai valmistautumisohjeen.
Siinä voidaan kysyä esimerkiksi:

• missä vaiheessa organisaatio on
• mikä tällä hetkellä hidastaa etenemistä
• mikä kuormittaa johtoa tai avainhenkilöitä
• missä vastuut tai päätökset vaativat tulkintaa
• mikä seuraava tärkeä vaihe tai päätös on

Tarkoitus ei ole tehdä raskasta ennakkotyötä. Tarkoitus on saada keskustelu alkamaan oikeasta kohdasta.

Keskustelun aikana

Keskustelu käydään yleensä Teamsissa. Tampereen alueella tapaaminen voidaan sopia myös kasvokkain.

Mukana on tavallisesti 1-3 henkilöä johdosta, omistajista, hallituksesta tai avainrooleista.

Keskustelussa käydään läpi, miten tärkeät asiat tällä hetkellä etenevät, missä eteneminen hidastuu ja mitä seuraava vaihe vaatisi.

Keskustelun jälkeen

Saat lyhyen kirjallisen yhteenvedon.

Sen jälkeen päätetään, onko järkevää:

• edetä Tilannekuvaan
• rajata yksi etenemisen kohta Sprintiksi
• rakentaa jatkuvuutta Juurtumisella
• ottaa tueksi Strateginen varjojäsen™
• pysähtyä tässä vaiheessa ja palata asiaan myöhemmin

Tilannekeskustelu voi johtaa eri suuntiin sen mukaan, mitä tilanteessa havaitaan.

Tilannekuva

Tilannekuva on seuraava askel, kun tarvitaan kirjallinen näkymä organisaation toimintakykyyn.

Se kokoaa yhteen eurot, ihmiset ja rakenteet. Tilannekuvaan sisältyy myös yhteinen purkaminen johdon kanssa tai tilanteen mukaan johdon ja henkilöstön kanssa.

Tilannekuva sopii, kun johto tarvitsee päätöksenteon tueksi näkyväksi tehdyn kokonaiskuvan.

Sprintti

Sprintti sopii, kun yksi etenemistä hidastava kohta on jo tunnistettu ja sitä halutaan viedä käytäntöön 30-90 päivän rajatussa työssä.

Sprintissä keskitytään yhteen konkreettiseen muutokseen, joka vaikuttaa päätöksiin, vastuisiin, tekemiseen tai asiakkaalle näkyvään vaikutukseen.

Juurtuminen

Juurtuminen sopii, kun päätökset, vastuut ja uudet toimintatavat pitää saada pysymään käytännössä myös ensimmäisen innostuksen jälkeen.

Juurtuminen on jatkuvan tuen palvelunimi. Sen tarkoitus on vahvistaa sitä, että uusi toimintatapa ei jää yksittäiseksi työpajaksi, raportiksi tai hyväksi aikomukseksi.

Strateginen varjojäsen™

Strateginen varjojäsen™ sopii tilanteisiin, joissa johto, omistaja tai hallitus tarvitsee jatkuvaa ulkopuolista ajattelukumppania päätöksiin, vastuisiin ja etenemisen rytmiin.

Tilannekeskustelu sopii erityisesti vakiintuneille pk-yrityksille ja julkisille organisaatioille, joissa tarvitaan parempaa näkyvyyttä päätösten, vastuiden ja tekemisen etenemiseen.

Se sopii esimerkiksi, kun:

• yritys on kasvanut ja vanha tapa toimia ei enää kanna samalla tavalla
• uusi toimitusjohtaja tarvitsee realistisen kuvan tilanteesta
• omistajanvaihdos tai sukupolvenvaihdos on käynnissä
• hallitus tarvitsee näkyvyyttä siihen, miten strategiset päätökset etenevät käytäntöön
• julkisessa organisaatiossa palvelun, päätöksenteon ja henkilöstön kuormituksen yhteys pitää saada paremmin näkyväksi
• kehitystyötä on tehty paljon, mutta vaikutus ei ole juurtunut
• asiakkaan kokemus vaihtelee liikaa
• johto käyttää liikaa aikaa varmistamiseen ja selvittämiseen

Tilannekeskustelu ei edellytä, että organisaatiolla olisi valmis ongelman määrittely. Riittää, että jokin tärkeä asia ei etene niin selkeästi kuin sen pitäisi.

Tilannekeskustelu toimii, koska se ei aloita ratkaisusta. Se aloittaa tilanteesta.

Keskustelussa katsotaan samaan aikaan:

• mitä nykyinen tapa toimia voi maksaa
• miten päätökset ja vastuut etenevät käytännössä
• miten yhteistyö ja vuorovaikutus vaikuttavat etenemiseen
• missä työ kuormittaa ihmisiä
• miten asiakkaat kokevat palvelun ja yhteistyön
• missä johtaminen alkaa kannatella liikaa
• mitä organisaation seuraava vaihe vaatii

Moni johtamisen ongelma ei näy yhdessä raportissa. Se näkyy siinä, että sama asia palaa uudelleen käsittelyyn, vastuu jää tulkinnaksi, asiakas odottaa tai johto joutuu varmistamaan etenemistä.

Tilannekeskustelu auttaa näkemään, mihin nämä oireet voivat liittyä.

Jos tunnistat tilanteen, varaa 60 minuutin Tilannekeskustelu.

Keskustelussa katsotaan, missä tärkeiden asioiden eteneminen tällä hetkellä vahvistuu, missä se hidastuu ja mikä olisi järkevä seuraava askel.

Keskustelu on maksuton eikä sido jatkoon.

Saat keskustelun, ulkopuolisen näkemyksen ja lyhyen kirjallisen yhteenvedon.

Mitä Tilannekeskustelu tarkoittaa?

Tilannekeskustelu on 60 minuutin maksuton keskustelu, jossa tunnistetaan, missä päätökset, vastuut ja tekeminen tällä hetkellä etenevät ja missä ne hidastuvat. Keskustelu auttaa arvioimaan, mikä olisi järkevä seuraava askel.

Kenelle Tilannekeskustelu on tarkoitettu?

Tilannekeskustelu on tarkoitettu johdolle, omistajille, hallituksille ja avainhenkilöille tilanteissa, joissa organisaation eteneminen, vastuut, asiakaskokemus tai johtamisen kuorma kaipaavat parempaa näkyvyyttä.

Sitooko Tilannekeskustelu jatkoon?

Tilannekeskustelu ei sido jatkoon. Keskustelun tarkoitus on arvioida, kannattaako tilanteessa edetä tarkempaan selvitykseen tai muuhun työhön.

Saako keskustelusta kirjallisen yhteenvedon?

Kyllä. Keskustelun jälkeen saat lyhyen kirjallisen yhteenvedon, jossa kuvataan keskeiset havainnot ja suositus seuraavasta askeleesta.

Mitä eroa on Tilannekeskustelulla ja Tilannekuvalla?

Tilannekeskustelu on ensimmäinen maksuton keskustelu ja päätöspohja seuraavalle askeleelle. Tilannekuva on varsinainen maksullinen työ, jossa organisaation tilanne tehdään kirjallisesti näkyväksi ja puretaan yhdessä johdon tai johdon ja henkilöstön kanssa.

Voiko Tilannekeskustelun varata, vaikka ongelma ei ole vielä selvä?

Kyllä. Usein keskustelun arvo syntyy juuri siitä, että epämääräinen tunne hidastumisesta, kuormituksesta tai epäselvästä etenemisestä saadaan sanoitettua selkeämmin.

Mitä jos eteneminen ei ole vielä ajankohtaista?

Silloin keskustelun lopputulos voi olla perusteltu päätös olla etenemättä vielä. Tilannekeskustelun tarkoitus on auttaa näkemään, mikä on järkevää juuri nyt.