Selkeät prosessit taloushallintoon paransivat työn sujuvuutta ja asiakaskokemusta

Kesto: 2,5 kk

Awita kehitti yhtenäiset prosessit ja paransi asiakaskohtaamisten laatua, tarjoten asiakaslähtöistä ja tehokasta taloushallintoa Kokkolasta.

Awita kehitti tehokkaat toimintamallit taloushallintoon

Kokkolalainen tilitoimisto Awita otti käyttöön selkeät prosessit taloushallintoon, jotka sujuvoittavat työtä ja parantavat asiakaskohtaamisten laatua. Projektin aikana hyödynnettiin Lean-menetelmiä ja palvelumuotoilua, jotka tukivat henkilöstön osallistumista ja hiljaisen tiedon jakamista. Työ aloitettiin INNOLEAN® STARTTI-analyysillä, jota seurasi rajattu kehitysprojekti INNOLEAN® SPRINTTI. Kehitystyö keskittyi erityisesti kirjanpidon ja palkkahallinnon prosessien parantamiseen.

Lisäksi koko kymmenen hengen henkilöstö haastateltiin osana kehitystyötä. Awita vahvisti asemaansa asiakaskokemuksen edelläkävijänä, joka tarjoaa laadukasta ja asiakaslähtöistä taloushallintoa.

Tilitoimisto Awita Oy – asiakaslähtöistä taloushallintoa Kokkolasta

Awita Oy on Kokkolassa toimiva tilitoimisto, joka tarjoaa strategisia ja digitaalisia taloushallinnon palveluita. Yrityksen visio on olla asiakaskokemuksen edelläkävijä, joka tuottaa konkreettista ja mitattavaa asiakasarvoa. Awitan toiminnan kulmakivinä ovat yhtenäiset prosessit, laadukas asiakaspalvelu ja henkilöstön jatkuva oppiminen.
Lisätietoja Awitan palveluista löydät heidän kotisivuiltaan.

Projektin hyödyt:
Tehokkaat toimintamallit ja parantunut asiakaskokemus

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.

Selkeät prosessit taloushallintoon: Toimintamallien yhtenäistäminen vähensi päällekkäisyyksiä ja paransi työn tehokkuutta.

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.

Asiakaskokemuksen parantaminen: Resurssien vapautuminen mahdollisti laadukkaammat asiakaskohtaamiset ja lisäsi asiakastyytyväisyyttä.

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.

Laadukas asiakaspalvelu:
Yhtenäistetyt toimintatavat varmistivat, että asiakkaat saavat aina johdonmukaista ja luotettavaa palvelua.

Tutustu asiakaskokemuksen kehittämiseen ja asiakaslähtöisiin palveluihin.

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.

Hiljaisen tiedon jakaminen:
Työpajoissa jaettu osaaminen tuki tiimityötä ja nosti asiakaspalvelun laatua.

Nouseva kolmen tason nuolimuodostelma vaaleista palloista, kuvaa tavoitteiden saavuttamista.

Pitkäkestoinen kehitys:
Työpajoissa kehitetyt ratkaisut mahdollistavat prosessien itsenäisen jatkokehittämisen myös tulevaisuudessa.

Lähtötilanne

Prosessien selkeyttämisen tarve

Awitan nopea kasvu loi tarpeen parantaa työn sujuvuutta ja varmistaa, että palvelun laatu pysyy korkeana. Yhtenäiset prosessit puuttuivat, ja henkilöstön välillä oleva hiljainen tieto jäi hyödyntämättä.

Tilanteen kartoittamiseksi toteutettiin koko kymmenen hengen henkilöstön haastattelut osana INNOLEAN® STARTTI-analyysiä. Asiakaskokemuksen laadun takaamiseksi ja työkuormituksen tasapainottamiseksi kehityskohteiksi valittiin erityisesti kirjanpidon ja palkkahallinnon prosessit.

Toteutus

Palvelumuotoilun ja Lean-menetelmien yhdistelmä

Projektin aikana järjestettiin työpajoja, joissa hyödynnettiin sekä Lean-menetelmiä että palvelumuotoilua. Näiden avulla tunnistettiin prosessien pullonkaulat, määriteltiin selkeät roolit ja vastuut sekä luotiin konkreettisia toimintamalleja. Kehitystyö jatkui rajatussa projektissa INNOLEAN® SPRINTTI, joka keskittyi kirjanpidon ja palkkahallinnon prosessien parantamiseen.

Proinnon rooli projektissa

Proinno fasilitoi projektin alusta loppuun, vastaten sekä henkilöstöhaastatteluista että työpajojen suunnittelusta ja toteutuksesta. Proinno toi mukanaan käytännönläheiset menetelmät, kuten INNOLEAN® STARTTI-analyysin, joka kartoitti kehityskohteet, sekä INNOLEAN® SPRINTTI-kehitysprojektin, jonka avulla ratkaisut vietiin käytäntöön. Työpajojen aikana Proinno auttoi tunnistamaan prosessien pullonkaulat ja suunnittelemaan asiakaslähtöiset toimintamallit, jotka vahvistivat työn sujuvuutta ja asiakaskohtaamisten laatua.

Osallistaminen tukee asiakaskokemuksen parantamista

Henkilöstön aktiivinen osallistuminen haastattelujen ja työpajojen kautta mahdollisti aidosti asiakaslähtöisten prosessien kehittämisen. Kehitystyössä huomioitiin asiakkaiden tarpeet ja palvelun laadun vaikutus liiketoiminnan menestykseen.

Tulokset

Parantunut työn sujuvuus ja asiakaskokemus

  • Asiakaskokemuksen parantaminen: Yhtenäiset toimintamallit vähensivät virheitä ja lisäsivät asiakkaiden luottamusta Awitaan.
  • Tehokkaampi työnkulku: Manuaalisten tehtävien väheneminen vapautti aikaa asiakaspalveluun ja asiakkaiden tarpeisiin keskittymiseen.
  • Henkilöstön sitoutuminen: Haastattelujen ja työpajojen kautta luotu osallistava ilmapiiri vahvisti tiimihenkeä ja tukee jatkuvaa kehitystä.
  • Pitkäkestoinen hyöty: Dokumentoidut prosessit ja kehitystyössä opitut menetelmät tarjoavat pohjan jatkuvalle kehitykselle.

Proinnon rooli projektissa

Proinno toimi projektin asiantuntijakumppanina, joka fasilitoi työpajat ja ohjasi prosessien kehitystyötä. Työpajojen aikana Proinno hyödynsi palvelumuotoilua ja Lean-menetelmiä, joiden avulla tunnistettiin kehityskohteet ja suunniteltiin asiakaslähtöiset ratkaisut. Proinnon käytännönläheinen lähestymistapa ja osallistavat työskentelymenetelmät saivat positiivista palautetta sekä johdolta että henkilöstöltä.

Asiakaskokemus liiketoiminnan keskiössä

”Projekti toi selkeyttä toimintaamme ja vastasi asiakkaidemme kasvaviin odotuksiin. Yhtenäistetyt prosessit vahvistivat asiakaskokemusta ja tukevat asiakkaidemme liiketoimintatavoitteita entistä paremmin.”

– Susanna, Awita Oy

”Osallistava lähestymistapa toi henkilöstön mukaan muutokseen. Yhtenäistetyt toimintamallit paransivat asiakaskohtaamisten laatua ja vahvistivat asemaamme taloushallinnon kumppanina.”

– Niina, Awita Oy

Asiakaspalautetta projektista

”Työpajojen aikana tunnistimme selkeitä kehitysalueita, jotka yhtenäistävät toimintatapoja ja parantavat työn sujuvuutta. Uudet prosessit tarjoavat konkreettisia keinoja asiakaskohtaamisten laadun nostamiseen ja työtehtävien selkeyttämiseen.”

Taloushallinnon asiantuntija
Awita Oy

”Selkeytetyt prosessit ovat hyödyllisiä tuurauksissa ja muissa poikkeustilanteissa, sillä yhtenäiset toimintamallit takaavat sujuvan työnkulun riippumatta siitä, kuka tehtävää hoitaa. Tämä tuo varmuutta sekä henkilöstölle että asiakkaille.”

Taloushallinnon asiantuntija

Awita Oy

”Yhtenäiset toimintatavat vähentävät epäselvyyksiä ja tehostavat arjen työnkulkuja. Palvelun laatu pysyy korkeana kaikissa tilanteissa.”

Taloushallinnon asiantuntija

Awita Oy

”Työpajoissa opitut menetelmät, kuten prosessien kartoitus ja kehittämistyö, tarjoavat hyödyllisiä työkaluja kehitystyön jatkamiseen itsenäisesti. Näitä oppeja voi soveltaa myös muihin yrityksen prosesseihin, mikä tekee projektin vaikutuksista pitkäkestoisia.”

Taloushallinnon asiantuntija

Awita Oy

”Työpajojen avoin ja osallistava ilmapiiri mahdollisti kaikkien mielipiteiden huomioimisen. Tiimihenki vahvistui ja kehitystyössä pystyttiin ottamaan huomioon erilaiset näkökulmat, mikä johti kattavampiin ja toimivampiin ratkaisuihin.”

Taloushallinnon asiantuntija

Awita Oy

”Viestintä toimi tehokkaasti, ja jokainen osallistuja sai mahdollisuuden tuoda esiin kehitysehdotuksiaan. Osallistujien ideat tulivat kuulluiksi, mikä lisäsi sitoutumista ja varmisti, että uudet toimintamallit perustuivat konkreettisiin tarpeisiin.”

Taloushallinnon asiantuntija

Awita Oy

Yhteenveto

Asiakaslähtöisyys osana Awitan prosesseja

Awitan loi projektin avulla selkeät ja asiakaslähtöiset prosessit, jotka parantavat asiakaskohtaamisten laatua ja tukevat työn sujuvuutta. Yhtenäiset toimintamallit ja palvelumuotoilun keinot vahvistivat henkilöstön sitoutumista ja asiakaskokemusta. Projektin tulokset varmistavat, että Awita pystyy jatkossa tukemaan asiakkaidensa liiketoimintaa entistä tehokkaammin.

Haluatko kehittää yrityksesi asiakaskokemusta?

Nina Lappalainen

Toimitusjohtaja

Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija

Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnan kehittämisestä. Tunnettu Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana, Nina auttaa organisaatioita luomaan nykyaikaisen, asiakaskeskeisen ja vastuullisen toimintakulttuurin.

Nina on energinen strategian juurruttaja ja yhteistyön edistäjä, joka vie eteenpäin muutosprosesseja yksityisellä ja julkisella sektorilla. Hänen tavoitteenaan on synnyttää aitoja, kestäviä muutoksia, jotka hyödyttävät sekä johtoa että henkilöstöä – yhdessä kohti parempia tuloksia ja pysyvää menestystä.

nina.lappalainen@proinno.fi 0400 308 767