Innovaatiotoiminta: miksi uudistukseen kannattaa kutsua myös ulkopuolisia?

Kun organisaatio uudistaa palvelua, strategiaa tai toimintatapaa, innovaatiotoiminnan tekevät yleensä ne, jotka tuntevat nykyisen tavan parhaiten. Se on luontevaa. Heillä on tieto, vastuu ja kyky toteuttaa muutos.

Sama tuttuus voi kuitenkin rajata sitä, mitä uudistuksessa ylipäätään nähdään. Siksi kannattaa kysyä myös, kuka ei vielä ole mukana.

Kulttuurikeskuksen myymälä uudistui uusien asiakkaiden silmin

Asiakasnäyttö. Kulttuurikeskuksen innovaatiopäivään kutsuttiin taidemuseon henkilöstön lisäksi aktiivisia kulttuurin kuluttajia ja ihmisiä, jotka eivät vielä olleet keskuksen asiakkaita, sekä yliopiston opiskelijoita ja opettajia eri tieteenaloilta.

Päivän aikana tunnistettiin asia, jota talon sisältä oli vaikea nähdä. Keskuksen myymälän valikoima ei vastannut lainkaan uusia asiakkaita. Myymälä myi pääasiassa kirjoja ja tuotteita taiteen harrastajille, ja se oli tappiollinen.

Myymälän tuotteisto uudistettiin kokonaan. Valikoimaan tuli designia ja käyttötavaroita, harkiten kuratoituja designkäsityötuotteita ja koruja. Kauppa alkoi käydä.

Samassa työssä muutettiin asiakkaiden kulkureittejä, ratkaistiin narikan ongelmat ja uudistettiin kahvila. Kaikki muutokset on toteutettu.

Mitä tutkimus kertoo toisen alan näkökulmasta?

Franke, Poetz ja Schreier (2014) vertasivat tuoteideoita, joita saatiin kohdemarkkinan omilta ratkaisijoilta ja niiltä, jotka kohtasivat samankaltaisen ongelman toisella alalla. Toisen alan ratkaisijoiden ideat olivat uudempia, ja ero kasvoi, mitä kauempana ala oli. Niitä oli kuitenkin vaikeampi ottaa suoraan käyttöön.

Tutkimus koski tuoteideointia, ja organisaatioiden uudistamiseen sovellan sitä omana tulkintanani.

Mitä syntyy, kun saman alan ihmiset uudistavat? Tutkimuksen mukaan saman alan ratkaisut ovat käyttökelpoisempia mutta vähemmän uusia. Saman alan ihmiset parantavat tuttua nopeasti ja toimivasti, mutta alan yhteiset oletukset jäävät helpommin koettelematta.

Organisaatiot valitsevat saman alan kokemusta monessa kohdassa. Johtajaa rekrytoitaessa haetaan kokemusta samalta toimialalta, ja hankinnoissa edellytetään referenssejä samankaltaisista toimeksiannoista. Vaatimus on perusteltu, koska se vähentää riskiä. Samalla se rajaa, millaista ajattelua organisaatioon tulee.

Innovaatiotoiminnan kokoonpano valitaan tilanteen ja tavoitteen mukaan

Olen parikymmentä vuotta koonnut uudistusta tekemään tarkoituksella sekoitetun joukon. Kokoonpano riippuu siitä, mitä uudistuksella tavoitellaan.

Organisaation sisällä ryhmät kootaan eri tehtävistä, rooleista, tehtävätasoilta ja toimipisteistä. Johto ja työntekijät työskentelevät samoissa ryhmissä. Osallistujat yllättyvät joka kerta siitä, kuinka paljon he oppivat toisiltaan ja kuinka samanlaisia haasteet eri puolilla organisaatiota ovat. Toisessa toimipisteessä on usein jo ratkaistu asia, joka toisella on vielä kesken.

Pk-yrityksen strategiatyössä joukkoa laajennetaan advisory boardin tapaan yrityksen ulkopuolelle. Eräässä strategiauudistuksessa selvitettiin yrityksen valmiuksia kansainvälistymiseen ja sitä, mitä kansainvälistyminen konkreettisesti vaatii. Mukaan koottiin talouden ja kansainvälistymisen asiantuntijat, kaksi eri tieteenalojen yliopisto-opiskelijaa sekä asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita. Asiantuntijoilla ja opiskelijoilla ei ollut aiempaa kokemusta yrityksestä. Juuri siksi heidät valittiin: tarkoitus oli saada täysin uudenlaisia näkökulmia.

Toimialan uudistamisessa joukkoon tarvitaan toimialan eri toimijat. Eräässä toimialan uudistamisessa mukaan koottiin työnantajia, työnhakijöitä, rahoittajia ja oppilaitoksia. Tällaisessa työssä myös tulevaisuudentutkija on hyvä lisä.

Miksi sekoitettu joukko toimii?

Omassa työssäni sekoitettu joukko yhdistää toisen alan uutuuden ja oman alan käyttökelpoisuuden. Ulkopuolinen näkee sen, mihin talon sisällä on totuttu. Oma henkilöstö arvioi, kestääkö uusi ajatus oman arjen ja oman asiakkaan, ja tietää, miten se toteutetaan.

Kun he tekevät työtä yhdessä alusta asti, uusi ajatus koetellaan arjessa ennen kuin siihen sitoudutaan.

Samaa periaatetta johtamisen kehittämisessä käsittelen artikkelissa Miksi johtamiskoulutus ei aina muuta johtamista?

Kysymykset ennen seuraavaa uudistusta

• Kuka ei vielä ole mukana: potentiaalinen asiakas, toisen alan osaaja vai työntekijä toisesta toimipisteestä?
• Kenellä muulla on sama ongelma toisella nimellä?
• Kuka omassa organisaatiossa tietää, miten uusi ratkaisu toimii arjessa?
• Missä toimipisteessä asia on ehkä jo ratkaistu?

Uutta syntyy, kun talon tavat tuntevat ja niitä tuntemattomat tekevät uudistusta yhdessä.

Nina Viskuri
Strateginen neuvonantaja ja organisaation uudistumisen asiantuntija
Toimitusjohtaja, Proinno Oy

Lähteet

• Franke, N., Poetz, M. K. & Schreier, M. (2014). Integrating Problem Solvers from Analogous Markets in New Product Ideation. Management Science 60(4), 1063–1081.