MILLOIN PALVELUSTA ON HYÖTYÄ
Milloin Tilannepäivästä on hyötyä?
Tilannepäivä on tavoitteellinen kehittämispäivä tilanteeseen, jossa yksi tärkeä asia voidaan rajata, mutta sitä ei ratkaista tavallisessa kokouksessa, yleisellä työpajalla tai valmiilla koulutussisällöllä. Työskentely alkaa todellisesta esteestä ja päättyy sovittuun korjaukseen, vastuuseen ja ensimmäiseen tarkistukseen.
Päivä kannattaa järjestää esimerkiksi silloin, kun
- sama asia palaa kokouksiin ilman selvää ratkaisua
- työ, palvelu tai päätös pysähtyy toistuvasti samaan kohtaan
- vastuu on nimetty, mutta asian eteneminen ei kuulu kenellekään
- johto, esihenkilöt ja henkilöstö tulkitsevat tilanteen eri tavoin
- asiakkaalle näkyvä ongelma syntyy usean tiimin, yksikön tai organisaation rajalla
- nykyinen toimintatapa aiheuttaa odottamista, selvittelyä, päällekkäistä työtä, virheitä tai kuormitusta
- ennen päätöstä pitää saada näkyviin sekä hyödyt että vaikutukset eri näkökulmista.
Tilannepäivään ei kerätä monta kehittämisaihetta. Ensin valitaan yksi este, jonka poistamisen jälkeen tärkeä asia voi edetä.
Tilannekeskustelussa rajataan, mikä asia pitää saada etenemään, ketkä tarvitaan mukaan ja sopiiko Tilannepäivä tilanteeseen.
ARVO
Mitä este maksaa, jos mitään ei muuteta?
Tilannepäivän arvo ei synny yhteisestä päivästä vaan siitä, mitä päivän jälkeen muuttuu. Siksi ennen toteutusta sovitaan, millä tiedolla nykyisen toimintatavan vaikutusta voidaan arvioida.
Kun luotettavaa tietoa on saatavilla, vertaamme kolmea näkymää:
Nykyinen toimintatapa
Missä aikaa, rahaa tai toimintakykyä menetetään nyt? Tarkastelemme esimerkiksi odottamista, työn palautumista, ylimääräisiä käsittelykertoja, virheitä, viiveitä, kuormitusta sekä asiakkaalle näkyviä vaikutuksia.
Jos mitään ei muuteta
Miten usein sama tilanne toistuu ja mitä siitä seuraa seuraavien kuukausien aikana? Kaikkia vaikutuksia ei muuteta euroiksi, mutta olennaiset kustannukset, riskit ja seuraukset tehdään näkyviksi.
Kun este korjataan
Mitä työssä, vastuissa, päätöksenteossa tai yhteistyössä pitää muuttaa? Samalla sovitaan, mistä ensimmäisen muutoksen vaikutus voidaan nähdä ja milloin sitä tarkastellaan.
Mahdollinen kustannusarvio tehdään organisaation omista tiedoista. Laskennan pohjana voidaan käyttää toistojen määrää, ylimääräiseen työhön kuluvaa aikaa, työajan kustannusta sekä tunnettuja virhe-, viive- tai laatukustannuksia. Jos luotettavaa tietoa ei ole, sivulle tai koosteeseen ei rakenneta näennäisen tarkkaa eurolupausta.
KÄYTÄNNÖN TYÖ
Este ei aina löydy kokoushuoneesta
Jos asia liittyy työn kulkuun, palveluun, tiedonsiirtoon tai yksiköiden väliseen yhteistyöhön, pelkkä keskustelu ei aina riitä. Tarvittaessa katsomme paikan päällä, miten työ tai asiakkaan asia todellisuudessa etenee: missä odotetaan, mitä tarkistetaan uudelleen, mihin tieto pysähtyy ja missä vastuu vaihtuu.
Koko päivän Tilannepäivässä työskentely voidaan aloittaa lyhyellä havainnoinnilla siellä, missä asia tapahtuu. Tarkoitus ei ole arvioida yksittäisten ihmisten suoriutumista vaan ymmärtää toimintatapaa. Laajempi havainnointi tai usean toimipisteen tarkastelu rajataan erikseen.
Ratkaisu rakennetaan mahdollisuuksien mukaan todellisen työn, asiakkaan kokemuksen ja toiminnan tiedon varaan.
ETENEMINEN
Näin Tilannepäivä etenee
VAIHE 1
Yksi asia rajataan ennen päivää
Sovimme, mikä pitää saada etenemään, ketkä tarvitsevat asian ratkaisemiseen tietoa tai päätösvaltaa ja mitä päivän jälkeen pitää olla toisin. Samalla valitsemme vaikutuksen arviointiin sopivat tiedot.
VAIHE 2
Todellinen tilanne tehdään näkyväksi
Proinno jäsentää sovitun lähtöaineiston. Tarvittaessa käytetään muutamaa ennakkokysymystä, lyhyitä keskusteluja tai työn havainnointia. Valmistelun laajuus sovitaan etukäteen.
VAIHE 3
Este käsitellään yhdessä
Päivän aikana erotamme havainnot, tulkinnat ja ratkaisut toisistaan. Yhdistämme tilanteen kannalta olennaiset näkökulmat: asiakkaan, henkilöstön, esihenkilöiden, johdon, strategian, toiminnan ja talouden.
Kaikkien ei tarvitse olla samaa mieltä. Eriävät tulkinnat ovat päätöksenteon tietoa. Päivässä selviää, mistä voidaan sopia yhdessä, mitä pitää vielä selvittää ja kenen ratkaisu tarvitaan.
VAIHE 4
Korjaus viedään ensimmäiseen tarkistukseen
Päivän lopuksi sovitaan muutos tai päätöstä varten valmisteltava kokonaisuus, vastuuhenkilö, ensimmäinen askel, seurattava vaikutus ja tarkistuspäivä. Tilaaja saa tulos- ja etenemiskoosteen, ei pelkkää keskustelumuistiota.
Johtamisen vaikutusketju® pitää yhteyden näkyvänä havainnosta päätökseen, vastuuseen ja seurattavaan vaikutukseen.
havainto → tulkinta → päätös → vastuu → tekeminen → vaikutus → oppiminen
Noin neljän viikon kuluttua pidetään 30 minuutin etenemistarkistus. Siinä katsotaan, toteutuiko ensimmäinen askel, mikä mahdollisesti esti etenemistä ja kuka jatkaa. Tarkistus sisältyy hintaan eikä sido jatkopalveluun.
LOPPUTULOS
Mitä Tilannepäivä mahdollistaa?
- yhteinen kuva yhdestä rajatusta esteestä ja sen vaikutuksista
- näkyvä ero havaintojen, tulkintojen ja ratkaisujen välillä
- organisaation omiin tietoihin perustuva vaikutusarvio silloin, kun se voidaan tehdä luotettavasti
- sovittu muutos, kokeilu tai päätöstä varten valmisteltava kokonaisuus
- vastuut, ensimmäinen askel, seurattava vaikutus ja tarkistuspäivä
- tulos- ja etenemiskooste
- 30 minuutin etenemistarkistus noin neljän viikon kuluttua.
Tilannepäivä ei takaa, että kaikki yhden asian taustalla olevat ongelmat ratkeavat päivässä. Se varmistaa, että este on ymmärretty riittävän hyvin, oikea korjaus tai jatkovalmistelu on valittu ja etenemiselle on nimetty vastuu.
Tulevaisuuskestävyys: päivän ratkaisusta arvioidaan myös riskit ja riippuvuudet, jotka voivat synnyttää ongelmia seuraavassa vaiheessa. Jos toimintaympäristön muutos vaikuttaa ratkaisuun olennaisesti, se otetaan mukaan rajaukseen.
KENELLE
Kenelle Tilannepäivä sopii?
Tilannepäivä voidaan toteuttaa johdolle, johtoryhmälle, esihenkilöille, tiimille, yksikölle, palvelun avainhenkilöille tai eri tehtävistä kootulle ryhmälle.
Se sopii, kun
- yksi asia voidaan rajata
- osallistujilla on sen ymmärtämiseen tarvittavaa tietoa
- mukana tai tavoitettavissa on tarvittava päätöksentekijä
- tilaaja on valmis viemään sovitun muutoksen tai valmistelun eteenpäin.
Milloin tämä palvelu sopii? Tilannepäivä sopii, kun yksi tärkeä este voidaan rajata ja käsitellä yhteisessä puolen tai koko päivän työskentelyssä. Jos lähtötilanne on vielä laaja ja epäselvä, oikea alku voi olla Tilannekuva. Jos yksi toimintatapa, ratkaisu tai muu tärkeä muutos on jo nimetty ja sen kantavuus pitää testata ennen laajempaa toteutusta, seuraava vaihtoehto on Painetesti™. Jos ratkaisu on jo rajattu mutta sen rakentaminen, kokeilu ja käyttöönotto vaativat useita viikkoja, tutustu Toimeenpanosprinttiin. Jos tarve koskee suurta henkilöstöryhmää, strategiapäivää tai usean organisaation verkostoa, tutustu Kehittämispäiviin. Kaikki vaihtoehdot näet sivulta Mikä Proinnon palvelu sopii tilanteeseenne?
NÄYTTÖ
Näyttöä toimintatapojen ja johtamisen uudistamisesta
Tilannepäivän toimintatapa perustuu Proinnon kokemukseen laajemmista kehittämiskokonaisuuksista yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa. Seuraavat referenssit eivät ole yhden päivän tulostakuita, vaan näyttöä kyvystä yhdistää henkilöstön tieto, johtamisen päätökset ja käytännön työn muutos.
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Johtamisen käytäntöjä, päätöksentekoa, vastuita ja strategiatyötä uudistettiin yhdessä johdon ja henkilöstön kanssa.
”Henkilöstön osallistaminen heti alusta lähtien varmisti, että saimme kokonaisvaltaisen kuvan kehityskohteista.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja
Oulun Infra: henkilöstön havainnoista kehittämissuunnitelmaksi
Neljän kuukauden kokonaisuudessa koottiin 60 työntekijän haastattelut ja käsiteltiin havainnot yhteisessä kehittämispäivässä. Työstä syntyivät priorisoidut kehittämiskohteet sekä lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmat johdon jatkokäsittelyyn. Kehittämispäivä oli osa henkilöstötutkimuksen kokonaisuutta.
TOTEUTUS JA HINTA
Toteutus ja hinta
Rajattu Tilannepäivä, puoli päivää
2 490 € + alv
Yksi tarkasti rajattu este ja 3–3,5 tunnin yhteinen työskentely tyypillisesti 4–12 osallistujalle.
Hintaan sisältyvät rajauskeskustelu, kevyt lähtötieto, suunnittelu, päivän ohjaus, tulos- ja etenemiskooste sekä 30 minuutin etenemistarkistus noin neljän viikon kuluttua.
Sopii tilanteeseen, jossa asia ja tarvittavat osallistujat tunnetaan jo eikä erillistä työn havainnointia tarvita.
Tilannepäivä käytännön työssä, koko päivä
3 490 € + alv
Yksi este, jonka ymmärtäminen vaatii useita näkökulmia, vaihtoehtojen arviointia tai työn todellisen kulun tarkastelua. Yhteinen työskentely kestää 6–7 tuntia ja sopii tyypillisesti 4–20 osallistujalle.
Hintaan sisältyvät rajauskeskustelu, sovitun lähtöaineiston jäsentäminen, tarvittaessa päivän aikana tehtävä lyhyt havainnointi paikan päällä, suunnittelu, päivän ohjaus, tulos- ja etenemiskooste sekä 30 minuutin etenemistarkistus noin neljän viikon kuluttua.
Matka- ja majoituskulut eritellään. Laajemmat haastattelut, erillinen havainnointikäynti, useat toimipisteet, suuret ryhmät ja lisäfasilitaattorit rajataan ja hinnoitellaan erikseen. Toteutus on mahdollinen kaikkialla Suomessa sekä soveltuvin osin etänä.
INVESTOINTI
Näin investointi perustellaan ennen tilausta
Ennen tilausta sovitaan yksi tavoiteltu muutos ja tieto, jolla sen etenemistä arvioidaan. Samalla tarkistetaan, onko este riittävän merkityksellinen yhteiseen päivään ja onko ryhmällä mahdollisuus vaikuttaa siihen.
Tarjoukseen kirjataan
- nykyisen toimintatavan tunnistettu vaikutus
- mitä tapahtuu, jos mitään ei muuteta
- mitä päivässä tavoitellaan
- millä tiedolla ensimmäisen muutoksen vaikutusta arvioidaan
- mitä toteutus vaatii asiakkaalta.
Jos ongelmaa ei voi rajata yhden päivän kokonaisuudeksi tai osallistujilla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa sen etenemiseen, Tilannepäivää ei suositella siinä muodossa.
YHTEISTYÖ
Nina tuo päivän käsiteltäväksi oikean ongelman
Nina Viskuri yhdistää strategian toimeenpanon, työn kehittämisen ja osallistavan työskentelyn. Tilannepäivässä hän etsii yhdessä osallistujien kanssa, mikä todella hidastaa etenemistä ja mitä rajattua asiaa muuttamalla syntyy hyötyä.
Hänen työskentelytapansa lähtee todellisista tilanteista, eriävistä havainnoista ja asiakkaan tavoitteesta. Johtamisen vaikutusketju® pitää mukana myös päivän jälkeisen työn: kuka vastaa, miten ratkaisua kokeillaan ja mistä muutos havaitaan.
Elisa Honkavuori kuvasi LinkedIn-suosituksessaan 24.10.2024, kuinka yhteistyön alkuperäistä suunnitelmaa muutettiin kriisitilanteen vuoksi ja työ kohdistettiin yrityksen ajankohtaisiin haasteisiin. Kyky tarkistaa työn suunta on olennainen myös silloin, kun päivän valmistelussa löytyy alkuperäistä kysymystä tärkeämpi asia.
USEIN KYSYTTYÄ
Usein kysyttyä Tilannepäivästä
Miten Tilannepäivä eroaa Kehittämispäivästä?
Tilannepäivä on kiinteästi rajattu palvelu yhden etenemisen esteen käsittelemiseen tyypillisesti 4–20 osallistujan ryhmässä. Kehittämispäivä voidaan rakentaa laajemmalle henkilöstöryhmälle, strategiatyöhön, monialaiseen verkostoon tai muuhun enemmän valmistelua vaativaan kokonaisuuteen.
Pitääkö yhden ongelman ratketa kokonaan päivän aikana?
Ei aina. Päivän aikana pitää kuitenkin selvitä, mikä etenemistä estää, mitä voidaan korjata nyt, mitä pitää vielä valmistella, kuka vastaa seuraavasta vaiheesta ja milloin eteneminen tarkistetaan.
Pitääkö päivän päättyä päätökseen?
Ei. Tuloksena voi olla päätös, työssä kokeiltava muutos tai päätöstä varten valmisteltu kokonaisuus. Tavoiteltava tulos sovitaan ennen päivää.
Mennäänkö Tilannepäivässä katsomaan työtä paikan päälle?
Tarvittaessa. Koko päivän toteutuksessa päivän alku voidaan käyttää lyhyeen havainnointiin siellä, missä työ tai asiakkaan asia etenee. Laajempi havainnointi tai erillinen käynti sovitaan erikseen. Ihmisten suoriutumista ei arvioida, vaan tarkastelun kohteena on toimintatapa.
Kuinka monta osallistujaa päivään voi tulla?
Puolen päivän toteutus sopii tyypillisesti 4–12 osallistujalle ja koko päivän toteutus 4–20 osallistujalle. Suuremmille ryhmille suunnitellaan erillinen Kehittämispäivä.
Voiko Tilannepäivän toteuttaa etänä?
Kyllä, jos asia voidaan ymmärtää käytettävissä olevan tiedon ja yhteisen työskentelyn avulla. Jos este liittyy työn fyysiseen kulkuun tai paikan päällä näkyviin rajapintoihin, lähitoteutus on yleensä hyödyllisempi.
Mitä tapahtuu päivän jälkeen?
Tilaaja saa tulos- ja etenemiskoosteen. Noin neljän viikon kuluttua pidetään 30 minuutin etenemistarkistus. Mahdollinen jatkopalvelu sovitaan erikseen, eikä siihen tarvitse sitoutua etukäteen.
Sopiiko Tilannepäivä julkiselle organisaatiolle?
Kyllä. Päivässä erotetaan, mitä osallistujat voivat ratkaista itse, mitä pitää valmistella viranhaltijan tai muun päätöksentekijän ratkaistavaksi ja mitkä reunaehdot vaikuttavat etenemiseen.
SEURAAVA ASKEL
Mikä teillä estää tärkeän asian etenemisen?
Kerro yhdellä tai kahdella lauseella, mikä asia ei etene ja keitä se koskee. Tilannekeskustelussa arvioimme, sopiiko este Tilannepäivässä käsiteltäväksi, riittääkö puoli päivää vai tarvitaanko koko päivä tai jokin muu etenemistapa.
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia