MILLOIN PALVELUSTA ON HYÖTYÄ
Mitä pitää tietää ennen yrityskauppaa tai suurta muutosta?
Taloudelliset laskelmat, sopimukset ja organisaatiokaavio voivat olla kunnossa. Ne eivät vielä kerro, pystyykö organisaatio jatkamaan toimintaansa ilman, että asiakastyö, palvelu tai tuotanto häiriintyy, kun omistus, johto, rakenne tai kasvun vaihe muuttuu.
Kantokykyarvio on ajankohtainen esimerkiksi silloin, kun:
- yrityskaupan tai yhdistymisen jälkeen pitäisi tietää, mitkä prosessit, vastuut ja riippuvuudet ratkaisevat ensimmäisen vaiheen onnistumisen
- omistajanvaihdoksessa asiakassuhteet, päätökset tai hiljainen tieto ovat vielä yhden ihmisen varassa
- uusi toimitusjohtaja tarvitsee nopeasti luotettavan kuvan siitä, mihin kannattaa tarttua ja mitä ei pidä rikkoa
- kasvu on vienyt yrityksen vaiheeseen, jossa vastuut, päätöksenteko ja toimintatavat eivät enää kanna samalla tavalla kuin aiemmin
- julkisen organisaation palvelurakenne, vastuut tai organisaatiorajat muuttuvat ja palvelujen jatkuvuus pitää turvata.
Keskustelussa rajataan, mitä päätöstä varten tietoa tarvitaan ja voidaanko tietotarve ratkaista Kantokykyarviolla.
PAPERIT EIVÄT NÄYTÄ KOKO TOIMINTAA
Riski syntyy usein toimintojen väliin
Organisaatiokaavio näyttää, kenelle tehtävät kuuluvat. Se ei näytä, kuka vie asiakkaan asian vaiheesta toiseen, kuka ratkaisee poikkeaman tai mihin päätös pysähtyy kiireessä. Tunnusluvut kertovat tuloksen, mutta eivät aina niitä kiertoteitä ja avainhenkilöriippuvuuksia, joilla tulos tällä hetkellä syntyy.
Siksi arvio yhdistää johdon, esihenkilöiden ja työn tekijöiden tiedon asiakkaalle näkyviin vaikutuksiin ja toiminnan lukuihin. Eriävät havainnot eivät ole häiriö, joka tasoitetaan keskiarvoksi. Ne näyttävät, missä sama tilanne ymmärretään eri tavoin ja missä seuraavan vaiheen toteutus voi katketa.
Yrityskaupassa arvio täydentää muita tarkastuksia. Se ei korvaa taloudellista, juridista, verotuksellista, kaupallista tai HR due diligenceä. Sen tehtävä on näyttää organisaation käytännön toimintakyky ja integraation edellytykset: miten päätökset, vastuut, tieto ja työ toimivat muutoksen aikana ja sen jälkeen.
MITÄ ARVIOIDAAN
Toimintakyky näkyy kuudessa kohdassa
Asiakkaan tai palvelun käyttäjän eteneminen
Missä muutos näkyy asiakkaalle, missä palvelu voi katketa ja mitä laatua pitää suojata?
Kriittinen työ ja rajapinnat
Miten keskeinen työ oikeasti etenee ja missä se on yhden tiimin, henkilön tai epävirallisen käytännön varassa?
Päätökset, vastuut ja päätösvalta
Kuka päättää, kuka toteuttaa ja kuka vastaa siitä, että asia etenee kokonaisuutena?
Osaaminen, tieto ja avainhenkilöt
Mitä osaamista ja suhteita ei saa menettää, ja mitä tietoa pitää siirtää ennen roolien vaihtumista?
Johtamisen käytännöt ja seuranta
Millä tiedolla johtaminen toimii, miten poikkeamiin reagoidaan ja tukeeko nykyinen rytmi seuraavaa vaihetta?
Aika, resurssit ja muutoskuorma
Mitä nykyinen työ jo vaatii ja kuinka paljon samanaikaista muutosta organisaatio pystyy toteuttamaan?
KAKSI TOIMINTAYMPÄRISTÖÄ
Sama kysymys, erilaiset päätökset
Yrityksessä
Omistaja, hallitus tai johto tarvitsee tiedon siitä, säilyykö liiketoiminnan jatkuvuus ja mistä tavoiteltu arvo käytännössä syntyy. Arvio voi tukea yrityskaupan integraation suunnittelua, omistajanvaihdosta, uuden toimitusjohtajan aloitusta tai kasvun vaatimaa toimintamallin muutosta.
Julkisessa organisaatiossa
Johto tarvitsee ennen rakenne- tai palvelumuutosta näkyviin vaikutukset asiakkaisiin, palvelukykyyn, ammattiryhmien työhön, vastuisiin ja resursseihin. Arvio tukee valmistelua ja toimeenpanon mitoitusta. Se ei korvaa lakisääteistä vaikutusten arviointia.
MITEN ARVIO TEHDÄÄN
Eri näkymät yhdistetään päätösten kannalta käyttökelpoiseksi kokonaisuudeksi
VAIHE 1
Rajataan päätös ja seuraava vaihe
Aluksi määritetään, mitä muutosta tai päätöstä varten tietoa tarvitaan. Samalla sovitaan kysymykset, käytettävä aineisto, osallistujat, luottamuksellisuus ja se, mitä arvio ei kata.
VAIHE 2
Kootaan näkyvä ja kokemukseen perustuva tieto
Proinno käy läpi sovitut aineistot ja luvut sekä haastattelee ne henkilöt, joiden tieto tarvitaan kokonaisuuden ymmärtämiseen. Tarvittaessa työtä, palvelua tai johtamisen käytäntöjä havainnoidaan paikan päällä.
VAIHE 3
Tunnistetaan vahvuudet ja riippuvuudet
Arvio tekee näkyväksi sen, mikä jo toimii, mitä ei pidä menettää ja missä toiminta riippuu yksittäisestä henkilöstä, epävirallisesta tiedosta, keskeneräisestä vastuusta tai organisaatioiden rajapinnasta.
VAIHE 4
Erotetaan heti ratkaistavat asiat myöhemmin kehitettävistä
Kaikkea ei nosteta samalle kiireellisyystasolle. Johto saa tiedon siitä, mikä pitää ratkaista ennen muutosta, mikä ensimmäisen vaiheen aikana ja mitä voidaan kehittää myöhemmin.
VAIHE 5
Johto käsittelee johtopäätökset yhdessä
Lopputulos käydään läpi omistajan, hallituksen tai johdon kanssa. Samalla sovitaan vastuuhenkilöt, ensimmäiset päätökset ja ajankohta, jolloin etenemistä arvioidaan.
Työtä jäsentää Johtamisen vaikutusketju®. Sen avulla tarkistetaan, miten päätös vaikuttaa johtamiseen, työhön, asiakkaisiin ja toiminnan tuloksiin.
havainto → tulkinta → päätös → vastuu → tekeminen → vaikutus → oppiminen
Arvio yhdistää strategisen päätöksen käytännön toteutukseen. Johto näkee, mitä seuraava vaihe vaatii, missä päätösvalta ja vastuut sijaitsevat, miten asiakastyön jatkuvuus turvataan ja millä tiedolla vaikutuksia seurataan muutoksen aikana.
ARVO PÄÄTÖKSENTEOLLE
Mitä maksaa, jos kriittinen riippuvuus löytyy vasta muutoksen jälkeen?
“Paljonko tämä maksaa?” on tarpeellinen kysymys. Sen rinnalle kuuluu toinen: “Mitä nykyinen toimintatapa maksaa, jos emme muuta sitä?”
Kustannus voi syntyä viivästyneestä integraatiosta, avainhenkilön mukana katoavasta tiedosta, asiakkaan palvelun katkeamisesta, päällekkäisestä työstä, väärään aikaan tehdystä rekrytoinnista tai siitä, että uusi johto joutuu purkamaan ensimmäiset päätöksensä ja aloittamaan uudelleen.
Ennen tilausta sovitaan, millä tiedolla arvioinnin hyötyä voidaan tarkastella. Kohde voi olla esimerkiksi päätöksenteon nopeus, avainhenkilöriippuvuuksien väheneminen, palvelun jatkuvuus, vastuiden selkeys, integraation eteneminen tai uuden johdon ensimmäisten päätösten toteutuminen. Kaikkea ei muuteta euroiksi väkisin.
MITÄ JÄÄ KÄYTTÖÖN
Johtopäätökset, joiden perusteella voidaan toimia
- selkeä kuva arvioidun muutoksen kannalta olennaisista vahvuuksista ja riippuvuuksista
- näkyviin tehdyt asiakas-, työ-, johtamis- ja resurssivaikutukset
- asiat, jotka pitää ratkaista ennen muutosta tai sen ensimmäisessä vaiheessa
- asiat, joita ei pidä muuttaa tai hukata
- vastuuhenkilöt, ensimmäiset päätökset ja arviointiajankohta
- kirjallinen johtopäätöskooste, jossa kerrotaan myös käytetyn tiedon rajat ja epävarmuudet.
Kantokykyarvio ei tuota yleistä kehittämiskohteiden listaa. Johtopäätökset sidotaan siihen yrityskauppaan, omistajanvaihdokseen, johtamisen muutokseen, kasvuun tai palvelurakenteeseen, jota varten arvio tilataan.
ASIAKASNÄYTTÖ
Näyttöä organisaation uudistamisesta muutostilanteissa
Vastuuremontti Oy: sukupolvenvaihdos käynnisti johtamisen ja toimintatapojen uudistamisen
Vastuuremontissa sukupolvenvaihdos käynnisti johtamisen, työn sujuvuuden, henkilöstön osallistumisen ja asiakaskokemuksen uudistamisen. Työssä uudistettiin johtamiskäytäntöjä, selkeytettiin ja vakioitiin työtehtäviä sekä rakennettiin henkilöstölle tapoja osallistua toiminnan kehittämiseen.
“Kehitystyö oli kohdennettu juuri meidän tarpeisiimme, ja sen ansiosta osaamisemme sekä toimintamme ovat kehittyneet merkittävästi.”
Niko Harmanen, toimitusjohtaja, Vastuuremontti Oy
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos: yhteinen nykytilanne ennen johtamisen uudistamista
Henkilöstöhaastattelut tekivät näkyviksi päätöksenteon, viestinnän ja roolien kehittämistarpeet. Johto ja henkilöstö rakensivat niiden pohjalta yhteisen kuvan ja realistisen etenemissuunnitelman johtamiskäytäntöjen ja strategiatyön uudistamiseen.
“Tilannekuva auttoi meitä hahmottamaan organisaation nykytilanteen ja antoi selkeän suunnan kehittämistyölle.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Kantokykyarvio on uusi rajattu palvelukokonaisuus. Asiakastarinat kuvaavat laajempia toimeksiantoja, joissa nykytilan, riippuvuuksien ja henkilöstön tiedon näkyväksi tekeminen on ohjannut muutoksen toteutusta. Ne eivät ole referenssejä tällä nimellä toteutetusta Kantokykyarviosta. Yhden asiakkaan tulos ei ole lupaus toisen organisaation tuloksesta.
SOPIVUUS JA RAJAUS
Milloin Kantokykyarvio kannattaa tehdä?
Kantokykyarvio sopii
- Seuraava vaihe on tiedossa ja johto tarvitsee kokonaiskuvan toiminnan vahvuuksista, riippuvuuksista ja riskeistä.
- Johtopäätökset voidaan käsitellä omistajan, hallituksen tai johdon kanssa.
- Arvion käyttö, tietolähteet ja luottamuksellisuus voidaan rajata etukäteen.
Toinen palvelu sopii paremmin
- Ratkaistava asia on vielä epäselvä: aloita Organisaation tilannekuvasta.
- Uusi prosessi tai toimintatapa pitää rakentaa ja kokeilla: valitse Toimeenpanosprintti.
- Toimintatapa on päätetty, mutta sen käyttö vaihtelee: valitse Uuden toimintatavan juurtuminen.
Jos yrityskauppa on vielä luottamuksellinen eikä kohdeorganisaation henkilöstöä voida kuulla, arvio tehdään käytettävissä olevan johdon, omistajien, aineistojen ja lukujen perusteella. Tiedon rajat kirjataan johtopäätöksiin. Laajempi toimintakyvyn tarkastelu voidaan tehdä päätöksen tai julkistamisen jälkeen.
KAKSI LAAJUUTTA
Toteutus, kesto ja hinta
Rajattu Kantokykyarvio
9 800 € + alv · 2–3 viikkoa
Yhdelle yritykselle, liiketoiminnalle, yksikölle tai johtamisen kokonaisuudelle. Sisältää johdon rajauskeskustelun, sovittujen aineistojen ja lukujen tarkastelun, 6–10 haastattelua, analyysin, kirjallisen johtopäätöskoosteen sekä yhteisen käsittelyn omistajan, hallituksen tai johdon kanssa.
Laaja Kantokykyarvio
Alkaen 18 900 € + alv · 4–6 viikkoa
Usean liiketoiminnan, yksikön, toimipisteen tai organisaation muutokseen. Soveltuu esimerkiksi yrityskaupan integraation, laajan omistajanvaihdoksen tai julkisen palvelurakenteen valmisteluun. Sisältää rajauksen, laajemman aineisto- ja haastattelukokonaisuuden, tarvittaessa havainnointia paikan päällä, eri näkymien analyysin, kirjallisen johtopäätöskoosteen sekä yhden tai kaksi johdon käsittelyä.
Kiinteä hinta tarkennetaan Tilannekeskustelun jälkeen. Ehdotuksessa eritellään rajaus, tietolähteet, haastattelujen ja yhteisten käsittelyjen määrä, asiakkaalta tarvittava työpanos, aikataulu, hinta sekä arvioinnin rajat. Matka- ja majoituskulut laskutetaan toteutuneiden kulujen mukaan.
Jos päätöksenteon tietotarve voidaan ratkaista kevyemmin, Kantokykyarviota ei suositella.
LUOTTAMUKSELLISUUS JA RIIPPUMATTOMUUS
Arvio kertoo myös sen, mitä käytettävissä olevasta tiedosta ei voida päätellä
Ennen työn alkua sovitaan, kuka tilaa arvion, ketkä näkevät aineiston ja johtopäätökset, miten haastattelut raportoidaan ja mitä tietoa voidaan käsitellä. Henkilöiden näkemyksiä ei yhdistetä nimiin ilman erillistä sopimusta.
Proinno kuvaa havainnot, niiden perustan, ristiriidat ja tulkinnan rajat. Arvio ei anna oikeudellista, verotuksellista tai sijoitusneuvontaa eikä päätä asiakkaan puolesta, toteutetaanko yrityskauppa tai muu muutos.
ASIANTUNTIJAPERUSTA
Kokemusta liiketoiminnasta, johtamisesta ja organisaatioiden muutoksista
Työn toteuttaa Nina Viskuri, Proinno Oy:n toimitusjohtaja, strategisen johtamisen ja organisaatioiden uudistamisen asiantuntija sekä yrittäjä. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus liiketoiminnan, palvelujen, työn ja johtamisen kehittämisestä yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa.
Kokemus yrittäjänä, työnantajana ja lukuisten organisaatioiden ulkopuolisena kehittäjänä auttaa erottamaan toimialalle erityiset kysymykset niistä päätöksenteon, vastuiden, työn ja organisaatioiden rajapintojen ongelmista, jotka toistuvat erilaisissa muutoksissa. Arviossa samaa tilannetta tarkastellaan omistajan, johdon, esihenkilöiden, henkilöstön, asiakkaan ja toiminnan tulosten näkökulmista.
USEIN KYSYTTYÄ
Kysymyksiä Kantokykyarviosta
Onko Kantokykyarvio due diligence?
Kantokykyarvio voi täydentää yrityskaupan due diligence -kokonaisuutta, mutta se ei korvaa taloudellista, juridista, verotuksellista, kaupallista tai HR due diligenceä. Se tarkastelee organisaation käytännön toimintakykyä, riippuvuuksia ja integraation edellytyksiä ennen muutosta tai sen ensimmäisessä vaiheessa.
Voiko arvion tehdä luottamuksellisesti ennen yrityskaupan julkistamista?
Kyllä. Arvio rajataan silloin niihin henkilöihin ja aineistoihin, jotka ovat käytettävissä. Jos kohdeorganisaation henkilöstöä ei voida kuulla, tämä tiedon raja kirjataan johtopäätöksiin. Laajempi tarkastelu voidaan tehdä päätöksen tai julkistamisen jälkeen.
Kertooko arvio, kannattaako yritys ostaa?
Ei anna sijoitussuositusta eikä määritä kauppahintaa. Se tuo päätöksenteon tueksi tietoa siitä, miten toiminta nykyisin rakentuu, mistä se riippuu ja mitä tavoiteltu integraatio tai muutos vaatii organisaatiolta.
Tarvitaanko paljon valmista dataa?
Ei. Arviossa käytetään sitä tietoa, joka on päätöksen kannalta olennaista ja luotettavasti saatavilla. Se voi sisältää toiminnan ja talouden lukuja, asiakaspalautetta, henkilöstötietoa, prosessi- ja organisaatiokuvauksia, haastatteluja sekä havaintoja työstä. Puuttuva tieto ja sen vaikutus johtopäätöksiin tehdään näkyväksi.
Miten Kantokykyarvio eroaa henkilöstökyselystä?
Henkilöstökysely kuvaa yleensä kokemuksia valituista aiheista. Kantokykyarvio yhdistää kokemukset toiminnan lukuihin, asiakkaalle näkyviin vaikutuksiin, päätöksiin, vastuisiin ja todellisiin työn riippuvuuksiin. Se ei tuota yleistä keskiarvoa vaan seuraavaan vaiheeseen sidotut johtopäätökset.
Voiko arvion tehdä vain yhdestä liiketoiminnasta tai yksiköstä?
Kyllä. Rajattu arvio on usein paras tapa, kun seuraava muutos koskee yhtä liiketoimintaa, yksikköä, johtamisen kokonaisuutta tai yrityskaupan kriittistä osaa.
Mitä jos arvio osoittaa, ettei muutokseen kannata edetä suunnitellusti?
Silloin arvio on tuottanut olennaista päätöstietoa. Johto näkee, mitä pitää vahvistaa, rajata tai ajoittaa uudelleen ennen etenemistä. Päätös muutoksen toteuttamisesta kuuluu aina asiakkaalle.
Sitooko arvio jatkotyöhön Proinnon kanssa?
Ei. Asiakas voi toteuttaa johtopäätökset itse tai valita jatkoon sopivimman kumppanin. Jos Proinnon tukea tarvitaan, jatkosta sovitaan erikseen.
SEURAAVA ASKEL
Mitä seuraava vaihe vaatii organisaatioltanne?
Kerro, mikä muutos on tulossa, milloin päätös tai toteutus on ajankohtainen ja mitä siitä jo tiedetään. Tilannekeskustelussa arvioimme, tarvitaanko Kantokykyarvio vai voidaanko päätöksenteon tietotarve ratkaista kevyemmin.
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia · ei sido jatkoon
Voit myös kirjoittaa suoraan: nina.viskuri@proinno.fi
PALVELU LYHYESTI
Kantokykyarvio Proinnolla
Kantokykyarvio on yrityksille ja julkisille organisaatioille tarkoitettu organisaation toimintakyvyn arvio ennen yrityskauppaa, omistajanvaihdosta, uuden johdon aloitusta, kasvua, uudelleenorganisointia tai palvelurakenteen muutosta.
Arvio tekee näkyväksi, mitä muutoksessa pitää säilyttää, mitkä vastuut ja riippuvuudet voivat katkaista toiminnan sekä mitä johdon pitää ratkaista ennen muutosta tai sen ensimmäisessä vaiheessa. Tarkastelu yhdistää toiminnan luvut, asiakkaalle näkyvät vaikutukset sekä omistajan, johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön tiedon. Käytetyn tiedon rajat ja epävarmuudet kirjataan johtopäätöksiin.
Kantokykyarvio voi tukea yrityskaupan integraation suunnittelua, mutta se ei korvaa taloudellista, juridista, verotuksellista, kaupallista tai HR due diligenceä. Julkisessa organisaatiossa se tukee palvelu- tai rakennemuutoksen valmistelua, mutta ei korvaa lakisääteistä vaikutusten arviointia.
Rajattu Kantokykyarvio kestää 2–3 viikkoa ja maksaa 9 800 euroa + alv. Laaja usean yksikön tai organisaation arvio kestää 4–6 viikkoa ja maksaa alkaen 18 900 euroa + alv. Työn toteuttaa Nina Viskuri, Proinno Oy:n toimitusjohtaja, strategisen johtamisen ja organisaatioiden uudistamisen asiantuntija sekä yrittäjä. Proinno toimii valtakunnallisesti Suomessa.