MILLOIN PALVELUSTA ON HYÖTYÄ
Tilannekuva on Proinno Oy:n organisaatiokohtainen nykytila-analyysi pk-yritysten ja julkisten organisaatioiden johdolle. Se kokoaa yhteen ratkaistavan kysymyksen kannalta olennaiset luvut, asiakas- ja henkilöstötiedon, johdon näkemykset sekä havainnot siitä, miten työ käytännössä etenee.
Strategia on päätetty, mutta yhteinen tietopohja puuttuu
Tilannekuva sopii tilanteeseen, jossa johto saa paljon tietoa mutta ei vielä näe, mistä ongelma syntyy tai mihin muutos kannattaa kohdistaa.
Tilannekuvasta on hyötyä esimerkiksi silloin, kun
- strategia on päätetty, mutta painopisteet, vastuut tai toimintatavat eivät ole muuttuneet käytännön työssä
- vastuut näyttävät organisaatiokaaviossa selkeiltä, mutta työ tai asiakkaan asia pysähtyy yksiköiden välille
- sama asia palaa johtoryhmään, koska luvut, kokemukset ja tulkinnat eivät muodosta yhteistä kokonaisuutta
- asiakkaan asia kulkee usean tiimin, yksikön tai organisaation kautta ja hidastuu niiden rajapinnoissa
- kustannukset, työmäärä tai kuormitus kasvavat, mutta niiden aiheuttajasta ei ole riittävää näyttöä
- uusi toimitusjohtaja tai johtaja haluaa ymmärtää, mikä organisaatiossa toimii ennen kuin muuttaa rakenteita tai vastuita
- säästö, investointi tai rakennemuutos on valmisteltava niin, että vaikutukset asiakkaisiin, henkilöstöön, toimintaan ja talouteen näkyvät ennen ratkaisua
- yhdessä yksikössä toimii hyvä käytäntö, joka halutaan ymmärtää ja ottaa laajemmin käyttöön.
Tilannekuvan tarkoitus ei ole laskea mielipiteistä keskiarvoa ja kutsua sitä yhteiseksi näkemykseksi. Se erottaa todennettavat havainnot, erilaiset tulkinnat ja puuttuvan tiedon, jotta johto näkee, mihin voidaan tarttua heti ja mitä pitää vielä selvittää.
Tilannekuva ei ole yleinen henkilöstökysely eikä valmiiksi valitun ratkaisun hyväksyttämistä. Ennen työn aloittamista sovitaan yksi kysymys, johon johdon pitää saada vastaus.
Tilannekeskustelussa rajataan, mihin päätökseen johto tarvitsee yhteisen tietopohjan ja riittääkö kevyt etenemistapa vai tarvitaanko Tilannekuva.
VAIKUTUKSET
Mitä epäselvä tilanne maksaa?
Päätöksen viivästyminen tai tekeminen puutteellisella tiedolla näkyy harvoin yhdellä kustannusrivillä. Vaikutus voi kertyä päätösten uudelleen käsittelystä, odottamisesta, päällekkäisestä työstä, asiakkaan asian viivästymisestä, virheistä, johdon kuormituksesta tai väärin kohdistetusta investoinnista.
Ennen Tilannekuvan käynnistämistä sovitaan, mitkä vaikutukset ovat juuri tässä tilanteessa olennaisia ja millä tiedolla niitä voidaan arvioida. Kun luotettavaa aineistoa on, nykyisen tilanteen kustannusta ja eri ratkaisujen vaikutuksia arvioidaan organisaation omilla luvuilla. Jos aineisto ei riitä euromääräiseen arvioon, sitä ei korvata yleisellä laskelmalla tai näennäisellä tarkkuudella.
Hinnan rinnalla tarkastellaan siksi myös toista kysymystä: mitä maksaa, jos päätös viivästyy tai se tehdään liian kapean tiedon varassa?
TIEDON LAATU
Eri näkemyksiä ei silotella yksimielisyydeksi
Johto näkee tavoitteet, talouden ja reunaehdot. Esihenkilöt näkevät vastuiden väliset katkokset. Henkilöstö tietää, miten työ todella etenee. Asiakas kokee kokonaisuuden, vaikka palvelu tuotetaan useassa yksikössä tai organisaatiossa.
Tilannekuvassa nämä näkymät tuodaan samaan tarkasteluun, mutta niitä ei pakoteta yhdeksi mielipiteeksi. Päätöksenteon kannalta erotetaan toisistaan
- mitä aineiston perusteella tiedetään
- missä ihmiset tulkitsevat samaa tilannetta eri tavoin
- mitä ei vielä tiedetä
- mitä voidaan ratkaista nyt
- mitä pitää selvittää ennen päätöstä.
Eriävä tulkinta ei ole häiriö, joka pitää poistaa. Se voi osoittaa päätöksen riskin, asiakkaalle näkyvän katkoksen tai vaikutuksen, jota yhdestä asemasta ei voi havaita.
Työtä jäsentää Proinnon Johtamisen vaikutusketju®. Sen avulla tarkastetaan myös, miten havainnot liittyvät päätöksiin, vastuisiin, käytännön tekemiseen ja seurattaviin vaikutuksiin.
havainto → tulkinta → päätös → vastuu → tekeminen → vaikutus → oppiminen
Samalla vahvistuu organisaation uudistumiskyky. Johto saa käytännön tavan erottaa havainnot, tulkinnat ja puuttuvan tiedon sekä käyttää vaikutuksista saatua tietoa seuraavissa päätöksissä.
LOPPUTULOS
Mitä Tilannekuvasta jää johdon käyttöön?
Tilannekuva vastaa alussa sovittuun johdon kysymykseen. Tilaaja saa päätöksentekoa varten jäsennetyn kokonaisuuden, jossa näkyvät
- tilanteen kannalta olennaiset tosiasiat ja käytetyt tietolähteet
- yhteiset ja toisistaan poikkeavat tulkinnat
- vahvuudet ja toimivat käytännöt, joiden varaan voidaan rakentaa
- todennäköiset syy-yhteydet, epävarmuudet ja tiedon rajat
- vaihtoehdot sekä niiden keskeiset vaikutukset eri näkökulmista
- asiat, jotka voidaan ratkaista heti
- asiat, jotka edellyttävät lisäselvitystä tai päätöksentekijän ratkaisua
- suositus seuraavasta askeleesta perusteluineen.
Tilannekuva ei lupaa, että kaikki ovat lopuksi samaa mieltä. Se antaa johdolle näkyviin, mistä voidaan päättää, millä perusteella ja mitä epävarmuutta päätökseen jää.
ETENEMINEN
Näin Tilannekuva rakennetaan
VAIHE 1
Ratkaistava kysymys rajataan
Ensin sovitaan, mitä johdon pitää saada selville ja mihin kokonaisuuteen kysymys rajataan. Samalla määritetään olennaiset näkökulmat ja se, mihin työ ei ulotu.
VAIHE 2
Olennainen tieto kootaan
Aineisto voi sisältää johdon ja henkilöstön haastatteluja, kohdennetun kyselyn, asiakas- ja henkilöstöpalautetta, prosessi- ja taloustietoa, päätöksiä, suunnitelmia sekä työn havainnointia. Kaikkea mahdollista tietoa ei kerätä. Tarkoitus on koota ratkaistavan kysymyksen kannalta riittävä ja keskenään vertailtava aineisto.
VAIHE 3
Havainnot ristiintarkistetaan
Eri lähteistä tulevaa tietoa verrataan. Samalla tehdään näkyväksi, mikä on todennettavissa, mikä perustuu kokemukseen tai tulkintaan ja missä tarvitaan vielä lisätietoa. Yksittäistä havaintoa ei esitetä koko organisaation totuutena.
VAIHE 4
Johto käy tulokset läpi
Johto saa ensin mahdollisuuden arvioida havaintojen merkitystä, päätöksenteon reunaehtoja ja sitä, mitä voidaan ratkaista. Herkissä tilanteissa luottamuksellisuus, anonymisointi ja havaintojen esittämistapa sovitaan ennen tiedonkeruuta.
VAIHE 5
Päätös tai valmisteltu eteneminen sovitaan
Yhteisessä käsittelyssä päätetään tilanteen mukaan seuraava ratkaisu, työssä kokeiltava muutos tai se, mitä pitää valmistella ennen päätöstä. Jos työ jatkuu, vastuu, ensimmäinen askel, seurattava vaikutus ja tarkistuspäivä nimetään.
ASIAKKAIDEN KOKEMUS
Näyttöä tilanteiden jäsentämisestä ja muutosten valmistelusta
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
”Tilannekuva auttoi meitä hahmottamaan organisaation nykytilanteen ja antoi selkeän suunnan kehittämistyölle. Henkilöstön osallistaminen heti alusta lähtien varmisti, että saimme kokonaisvaltaisen kuvan kehityskohteista. Lopputuloksena syntyi konkreettinen ja realistinen toimintasuunnitelma, jonka avulla voimme viedä muutokset käytäntöön.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Makrum Oy
”Muutosprosessi oli monipuolinen ja haastava, mutta tulokset ovat olleet erinomaisia. Työyhteisömme on nyt entistä sitoutuneempi ja tehokkaampi, ja olemme saavuttaneet huomattavia säästöjä.”
Marno Miettinen, toimitusjohtaja, Makrum Oy
Asiakastarinat kuvaavat laajempia kehittämiskokonaisuuksia, joissa tilanteen näkyväksi tekeminen on ollut muutoksen lähtökohta. Yhden asiakkaan kokemus tai tulos ei ole lupaus toisen organisaation tuloksesta.
SOPIVUUS
Milloin Tilannekuva on oikean kokoinen palvelu?
Tilannekuva sopii yrityksen tai julkisen organisaation johdolle, kun päätöksen vaikutus on merkittävä ja tietoa tarvitaan useasta lähteestä tai näkökulmasta.
Yrityksessä tarkastelu voi koskea esimerkiksi strategian toteutusta, vastuunjakoa, kannattavuuden heikkenemistä, kasvun esteitä tai asiakkaan asian etenemistä. Julkisessa organisaatiossa kysymys voi liittyä esimerkiksi palvelurakenteeseen, yksiköiden välisiin vastuisiin, uuteen toimintamalliin, resurssien kohdentamiseen tai rakennepäätöksen vaikutuksiin asiakkaisiin, henkilöstöön, toimintaan ja talouteen.
Jos kyse on yhdestä rajatusta esteestä, joka voidaan käsitellä yhdessä päivässä, Tilannepäivä voi olla riittävä. Jos ratkaisu on jo valittu ja se pitää viedä työhön, sopivampi palvelu voi olla Toimeenpanosprintti. Yrityskaupan, omistajanvaihdoksen tai muun erityisen omistajapäätöksen yhteydessä tarkastelu voidaan tehdä Kantokykyarviona.
Tilannekuvaa ei suositella, jos päätös on jo tehty eikä tilaaja ole valmis arvioimaan sen perusteita tai vaikutuksia uudelleen.
TOTEUTUS JA HINTA
Kaksi laajuutta tilanteen mukaan
Rajattu Tilannekuva
7 900 € + alv
Yhteen rajattuun kysymykseen, liiketoimintaan, palveluun, prosessiin tai yksikköön.
Sisältää rajauksen, sovitun aineiston ja haastattelut, analyysin, johdon läpikäynnin, yhteisen käsittelyn sekä päätöksentekoa varten jäsennetyn Tilannekuvan.
Kesto: 3–4 viikkoa.
Organisaation Tilannekuva
Alkaen 14 900 € + alv
Kun kysymys koskee useaa yksikköä, henkilöstöryhmää, palvelua tai organisaatiorajaa ja edellyttää laajempaa aineistoa.
Sisältää rajauksen, laajemman haastattelu- ja aineistokokonaisuuden, tarvittaessa kohdennetun kyselyn tai työn havainnointia, analyysin, johdon läpikäynnin, yhteisen käsittelyn sekä päätöksentekoa varten jäsennetyn Tilannekuvan.
Kesto: 5–8 viikkoa.
Hinnan ratkaisevat tarkasteltavan kokonaisuuden laajuus, tietolähteet, haastattelujen ja yksiköiden määrä sekä yhteisten käsittelyjen tarve. Ehdotuksessa eritellään työn rajaus, sisältö, asiakkaalta tarvittava aika, toimitukset, aikataulu ja kiinteä hinta.
Ennen tilausta arvioidaan myös, onko Tilannekuva oikea tapa vastata kysymykseen. Jos riittävä vastaus voidaan saada kevyemmin, emme suosittele laajempaa toteutusta.
LUPAUS
Mitä voitte odottaa työltä?
Tilannekuva ei takaa yksimielisyyttä, tiettyä päätöstä tai ennalta määrättyä taloudellista tulosta. Se lupaa, että sovittuun kysymykseen vastataan käytettävissä olevan aineiston perusteella ja että myös epävarmuudet ja tiedon rajat tuodaan näkyviin.
Jos sovittu aineisto on jäänyt analysoimatta tai sovittuun kysymykseen ei ole vastattu alkuperäisen rajauksen sisällä, täydennämme työtä ilman lisäkustannusta.
YHTEISTYÖ
Kenen kanssa työskentelet?
Tilannekuvassa työskentelet Nina Viskurin kanssa. Hän on Proinno Oy:n toimitusjohtaja ja strategisen johtamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus yritysten ja julkisten organisaatioiden uudistamisesta.
Tilannekuvassa Nina yhdistää johdon, henkilöstön, asiakkaiden ja lukujen tiedon päätöksenteon kannalta käyttökelpoiseksi kokonaisuudeksi.
USEIN KYSYTTYÄ
Usein kysyttyä Tilannekuvasta
Miten Tilannekuva eroaa Tilannepäivästä?
Tilannepäivä käsittelee yhden rajatun etenemisen esteen puolen päivän tai päivän aikana. Tilannekuva kokoaa useasta lähteestä päätöksenteon tietopohjan 3–8 viikon aikana, kun tilanne on laajempi tai päätöksen vaikutus merkittävämpi.
Mitä jos johto ja henkilöstö näkevät tilanteen eri tavoin?
Se on tavallinen ja päätöksenteon kannalta tärkeä havainto. Tilannekuvassa näkemyksiä ei pakoteta samanlaisiksi. Näkyviin tuodaan, mistä ollaan samaa mieltä, missä tulkinnat eroavat, mihin erot voivat perustua ja mitä niiden vuoksi pitää selvittää tai ratkaista.
Voiko Tilannekuvan tehdä herkässä tai jännitteisessä tilanteessa?
Kyllä, jos työn tarkoitus, luottamuksellisuus ja tietojen käyttö sovitaan ennen aloitusta. Havaintoja käsitellään tavalla, joka ei henkilöi toimintatavan ongelmia. Alle viiden vastaajan ryhmiä ei eritellä, eikä yksittäisiä vastauksia raportoida niin, että henkilö voidaan tunnistaa.
Paljonko Tilannekuva vie henkilöstön ja johdon aikaa?
Ajankäyttö riippuu rajauksesta. Asiakkaalta tarvitaan tavallisesti aloitus, sovitut haastattelut tai kysely, johdon läpikäynti ja yhteinen käsittely. Ehdotuksessa kerrotaan ennen tilausta erikseen, mitä osallistumista asiakkaalta tarvitaan.
Mitä asiakkaan pitää toimittaa?
Vain sovitun kysymyksen kannalta tarpeellinen aineisto. Se voi olla esimerkiksi asiakas- tai henkilöstöpalautetta, toiminnan mittareita, taloustietoa, prosessikuvauksia, suunnitelmia tai aiempia päätöksiä. Tarvittava aineisto sovitaan rajauksen yhteydessä.
Mitä jos ratkaisu on jo päätetty?
Jos päätöksen perusteita ei tarvitse enää arvioida, Tilannekuva on yleensä liian laaja. Silloin työ kannattaa suunnata päätöksen vaikutusten arviointiin tai käytäntöön vientiin, esimerkiksi Toimeenpanosprintillä.
Onko Tilannekuva ulkopuolinen arvio?
Proinno toimii ulkopuolisena asiantuntijana ja tekee havaintojen perustan sekä tulkinnan rajat näkyviksi. Kyse ei kuitenkaan ole lakisääteisestä tarkastuksesta, sertifioinnista, tilintarkastuksesta tai oikeudellisesta arviosta.
SEURAAVA ASKEL
Minkä päätöksen pohjan pitää olla seuraavaksi kunnossa?
Kerro lyhyesti, mikä päätös tai valinta on tulossa ja miksi nykyinen tieto ei vielä riitä. Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa arvioimme, tarvitaanko Tilannekuvaa vai riittääkö kevyempi etenemistapa.
Kysy Tilannekuvaa sähköpostilla
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia