Uusi suunta Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen työhyvinvoinnille ja tehokkuudelle
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos on tarttunut härkää sarvista ja ryhtynyt määrätietoiseen kehitystyöhön. INNOLEAN STARTTI -tutkimuksen avulla organisaatio luo vahvaa perustaa työhyvinvoinnin ja toiminnan tehostamiselle. Tutkimuksen tulokset ja niihin perustuva kehittämissuunnitelma tarjosivat konkreettisia ja tehokkaita ratkaisuja johtamisen ja toimeenpanon parantamiseen sekä työkuorman ja resurssien hallintaan.
Projektissa saavutetut hyödyt
Laaja ja konkreettinen kuva toiminnan vahvuuksista ja kehityskohteista
Käytännönläheisiä ratkaisuehdotuksia kehityskohteiden korjaamiseksi
Henkilöstön myönteinen suhtautuminen kehitystyöhön
Parempi ymmärrys tilanteista ja niihin vaikuttavista syistä ja näkökulmista
Perusteet tietyille muutostarpeille ja taloudelliset perustelut muutoksille
Selkeä työnkulun selkeytys
Asiakas:
Keski-Pohjanmaan
pelastuslaitos
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos on tarttunut härkää sarvista ja ryhtynyt määrätietoiseen kehitystyöhön. INNOLEAN® STARTTI -tutkimuksen avulla organisaatio luo vahvaa perustaa työhyvinvoinnin ja toiminnan tehostamiselle. Tutkimuksen tulokset ja niihin perustuva kehittämissuunnitelma tarjosi konkreettisia ja tehokkaita ratkaisuja johtamisen ja toimeenpanon parantamiseen sekä työkuorman ja resurssien hallintaan. Kuvat: Soite.
Tarpeen kuvaus:
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos on kokenut pitkään jatkuvia suuria muutoksia, jotka ovat johtaneet organisaation tilan vakauttamisen tarpeeseen. Henkilöstön työhyvinvointikyselyt 2021-2023 osoittivat kehityskohteita ja organisaatio halusi hyödyntää henkilöstön osaamisen paremmin palvelutuotannon suunnittelussa ja toteutuksessa.
Mitä piti saada aikaan?
Kehittämishankkeen keskeisinä tavoitteina oli vastuunottamisen, osallistumisen ja osallistamisen lisääminen organisaatiossa. Tavoitteena oli tunnistaa kehityksen ”kivet kengässä”, kuunnella ihmisten näkemyksiä ja luoda yhteinen näkemys prosessimaisen suunnittelun hyödyistä. Tämän saavuttamiseksi painotettiin ihmislähtöistä, ammattimaista ja yhteistyöhön perustuvaa lähestymistapaa.
Mitä tehtiin?
Ratkaisut: Loppuvuodesta 2023 toteutettiin INNOLEAN® STARTTI, osallistava henkilöstötutkimus kokonaisuuden arvioimiseksi. Tutkimuksessa keskityttiin dialogi- ja ongelmanratkaisutaitojen luomiseen ja kehittämiseen sekä luottamuksen rakentamiseen aitojen keskustelujen ja syväsukelluksen avulla. Lopputuloksena laadittiin kehittämissuunnitelma henkilöstön esiin tuomista kehityskohteista.
Tutkimuksen menetelmät:
Tutkimus toteutettiin syvähaastatteluina, joihin osallistui 30 henkilöä eri henkilöstöryhmistä. Haastattelujen teemat keskittyivät mm. johtamiseen, yhteistyöhön, viestintään, päätöksentekoon, resursseihin ja teknologiaan.
Tutkimuksen tavoitteet:
- Tunnistetaan oikealla tavalla kivet kengässä? Perustan rakentaminen.
- Ihmisten ajatusten, näkemysten kuunteleminen. Missä ollaan nyt?
- Miksi prosessimainen suunnittelu on tärkeää ja mitkä ovat sen hyödyt eri tahoille?
- Yhteinen näkemys siitä, miten se käytännössä tehdään?
- Mitä muutoksia tarvitsee tehdä, että saadaan työt tehtyä? Millä me päästään käyntiin? Laitetaan yhdessä perusta kuntoon.
Tulokset?
Projektin tulokset olivat merkittäviä. Tutkimuksen tulosten mukaan pelastuslaitoksen vahvuuksia ovat mm. hyvä työilmapiiri, ammattitaitoinen henkilöstö ja vahva sitoutuminen työhön. Kattava näkemys työssä onnistumisen esteistä ja johtamisen kehityskohteista. Se toi esille arjentyön johtamisen, toimintatapojen sekä -mallien kehittämisen tarpeen.
Projektin tuloksena syntyi kattava näkemys työn sujuvuuden esteistä ja johtamisen kehityskohteista sekä konkreettisia ratkaisuja niihin. Kehityssuunnitelmassa asetettiin SMART-tavoitteet ja toimenpiteet, jotka ohjasivat ensimmäisiä muutostoimenpiteitä:
Välittömät toimenpiteet:
Lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin toimintasuunnitelman laatiminen
Parannusten valitseminen ja toteuttaminen eri kohderyhmille
Keskeiset kehityskohteet:
- Välitön strategia keväälle ja syksylle 2024
- Hallinnollisen turhan työn eliminointi
- Työkuorman ja resurssien hallinta
- Palaverikäytäntöjen uudistaminen
- Viestintä ja osallistuminen
- Päätöksenteon uudistaminen
- Kehitysprojektien hallinta
- Strategian selkeys ja soveltuvuus
- SMART-tavoitteet ja toimenpiteet
Projekti auttoi hahmottamaan tehokkaampia tapoja toimia johtamisen ja toimeenpanon osalta, tarjoten paitsi ongelmanratkaisun myös konkreettisia ratkaisuesityksiä. Projekti tukee Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos vahvan perustan luomista jatkuvalle kehitykselle ja muutokselle, ja vahvistaa samalla organisaation kykyä vastata tulevaisuuden haasteisiin tehokkaammin.
Aikataulu:
- Kehittämissuunnitelman pohjalta muutosprosessi alkoi heti
- Eri vaiheisiin osallistetaan kaikki henkilöstö vaiheittain
Sai meidät miettimään miten voisimme toimia tehokkaammin johtamisen ja toimeenpanon osalta – erinomainen tuki lähtötilanteesta ratkaisuun toimintamalli – ei pelkkää ongelmaa vaan myös – ratkaisuesitys.
Selkeä työnote, ja työnkulun selkeytys – lähtötilanteesta ratkaisuun välivaiheiden kautta – osallistava, kuunteleva aktiivinen vuoropuhelija, ratkaisukeskeinen työote ongelman ratkaisemiseksi!
Innovatiivinen näkemys tuottavuudesta, jota osaa hyödyntää ja hyviä käytäntöjä muualla toimivista malleista.
Marko Hottinen
Pelastusjohtaja
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Yhteenveto
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos tekee esimerkillistä työtä työhyvinvoinnin ja toiminnan kehittämisen eteen. Kehittämissuunnitelman laatiminen ja muutosprosessin aloittaminen osoittavat pelastuslaitoksen sitoutumista parempaan työympäristöön ja tuloksekkaampaan toimintaan.
Huomioitavaa
Pelastuslaitoksen tilanne on tällä hetkellä erittäin vaativa, kuormitus on kova, ja resursseja on rajallisesti. Kehitystyötä tehdään vaiheittain ja otetaan huomioon organisaation muuttuvat tarpeet. Muutosmatka on vasta alussa ja vaatii olemassa olevien prosessien ja toimintatapojen uudelleen arviointia ja kehittämistä. Kehitystyöhön osallistetaan koko henkilöstö pidemmällä aikavälillä vaiheittain.
Lukuvinkit
Nina Lappalainen
Toimitusjohtaja
Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija
Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnassa. Hänet tunnetaan Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana. Hän on erikoistunut moderniin johtamiseen, muutosjohtamiseen sekä asiakaskeskeiseen ja yritysvastuulliseen toimintakulttuuriin.
Nina on tehokas strategian juurruttaja, joka edistää yhteistyötä johdon ja henkilöstön välillä ja on ollut mukana monissa uudistusprosesseissa ja kehitysohjelmissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.
Kokemuksia palvelusta
”Sai meidät miettimään miten voisimme toimia tehokkaammin johtamisen ja toimeenpanon osalta – erinomainen tuki lähtötilanteesta ratkaisuun -toimintamalli – ei pelkkää ongelmaa vaan myös ratkaisuesitys.
Selkeä työnote, ja työnkulun selkeytys – lähtötilanteesta ratkaisuun välivaiheiden kautta – osallistava, kuunteleva aktiivinen vuoropuhelija, ratkaisukeskeinen työote ongelman ratkaisemiseksi! Innovatiivinen näkemys tuottavuudesta. Osaa hyödyntää muualta opittuja toimivia hyviä käytäntöjä.”
Marko Hottinen
pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
”Olen todella tyytyväinen haastatteluun. Oli ilo huomata, kuinka ammattitaitoisesti ja sujuvasti hoidit haastattelun.
Olen erittäin kiitollinen niin omasta kuin kaikkien työkavereidenkin puolesta, että olet mukana auttamassa ja edistämässä työtämme. Haastattelun perusteella olen vakuuttunut, että positiivisia muutoksia ja kehitystä alkaa tapahtumaan.”
Esihenkilö
Keskijohto
Julkishallinnon organisaatio