Mitä säästöpäätös oikeasti maksaa, ja miten säästö vahvistaa toimintaa
Säästölaskelma voi olla tarkka ja silti kesken. Miksi hinta tulee vasta myöhemmin, ja mistä säästö kannattaa etsiä ennen kuin se etsitään ihmisistä.
Seuraava esimerkki kokoaa yhteen tilanteita, joita olen kohdannut eri organisaatioissa kolmenkymmenen vuoden aikana. Luvut ovat havainnollistavia, mutta niiden suuruusluokka on realistinen.
Ajatellaan yritystä, jossa säästölaskelma on tehty huolellisesti. Kaksi roolia poistetaan ja yksi tiimi yhdistetään. Laskennallinen säästö on noin 160 000 euroa vuodessa.
Johtoryhmä valmistelee päätöksen kunnolla. Vaihtoehdot käydään läpi, riskit arvioidaan ja päätös perustellaan.
Puolen vuoden kuluttua työn uusi rakenne alkaa näkyä. Osa poistettujen roolien tehtävistä on siirtynyt toisille ihmisille ilman erillistä päätöstä. Varmistamiseen ja asioiden uudelleen selvittämiseen kuluu enemmän aikaa. Kaksi tärkeää työtä on myöhässä, ja asiakkaan vastausaika on pidentynyt.
Samalle ajalle osuu yhden kokeneen asiantuntijan lähtö. Hänen mukanaan poistuu tietoa, jota ei ollut kirjattu yhteiseen käyttöön.
Kun nämä lasketaan yhteen, siirtyviä kustannuksia kertyy saman ajanjakson aikana näin:
ylityöt ja sijaiskulut noin 18 000 euroa
perehdytys, uudelleen tehty työ ja ulkopuolinen apu noin 25 000 euroa
viivästykset ja korjaava asiakastyö noin 35 000 euroa
Yhteensä siirtyviä kustannuksia kertyy tässä esimerkissä noin 80 000 euroa ensimmäisen puolen vuoden aikana. Se vastaa koko saman ajanjakson laskennallista säästöä. Päätös parantaa budjettia, mutta ensimmäisen puolen vuoden nettosäästö jää käytännössä syntymättä.
Säästö näkyi yhdellä rivillä. Hinta jakautui monelle riville ja tuli näkyviin vasta kuukausien kuluttua.
Päätös voi olla huolellisesti valmisteltu ja silti perustua liian kapeaan kuvaan. Näkyvissä on kulurivi, näkymättömissä ketju, jossa vaikutus etenee ihmisiin, työhön ja asiakkaaseen.
Hyvä säästöpäätös vapauttaa rahaa, aikaa ja osaamista yrityksen seuraavaan tärkeään vaiheeseen. Säästö voi vahvistaa kannattavuutta, asiakaspalvelua ja kykyä investoida. Vaikutus syntyy silloin, kun päätöksen yhteydessä sovitaan myös, mikä työ päättyy ja mihin vapautuva kapasiteetti käytetään.
Miksi kokonaisvaikutus jää laskematta
Säästö on helppo laskea, koska se on yhdessä paikassa. Se on palkkakulu, ostopalvelu tai vuokra: yksi rivi, yksi luku, yksi vastuuhenkilö.
Hinta on vaikea laskea, koska se on kaikkialla. Se ilmestyy poissaoloihin, rekrytointiin ja perehdytykseen, ylitöihin, reklamaatioihin, myöhästyneisiin hankkeisiin ja jäljelle jääneiden kalenteriin. Jokainen näistä kuuluu eri raportille ja eri ihmisen vastuulle, eikä kukaan laske niitä yhteen.
Ja se, mitä ei lasketa yhteen, näyttää helposti siltä, ettei sitä ole.
Mukana on myös aika. Hyöty kirjataan heti, hinta rakentuu vähitellen kuukausien aikana. Siksi hyväkin päätös voi näyttää pitkään onnistuneelta, ja siksi sen todellinen hinta selviää usein vasta seuraavan budjetin yhteydessä.
Kolme kohtaa, joissa hinta syntyy
Teollisuudessa, palveluyrityksissä ja julkisissa organisaatioissa samat kolme kohtaa toistuvat toimialasta riippumatta.
Osaaminen, jota ei ollut kirjattu mihinkään
Kun avainhenkilö lähtee, hänen mukanaan lähtee tieto siitä, miten asiat oikeasti tehdään: kenelle soitetaan kun järjestelmä kaatuu, mitä tämä asiakas odottaa sanomatta sitä ääneen, missä kohdassa edellinen versio meni pieleen. Tätä ei löydy yhdestäkään prosessikuvauksesta.
Seuraajalta voi kulua kuukausia saman ymmärryksen rakentamiseen. Sen ajan yritys maksaa sekä perehtymisestä että hitaammasta etenemisestä.
Työ, joka tehdään toiseen kertaan
Kun tekijä vaihtuu kesken kaiken, työ palaa taaksepäin. Uusi ihminen tarkistaa, varmistaa ja aloittaa osan alusta. Hänen kannaltaan se on järkevää, yrityksen kannalta kallista.
Tämä kustannus jää huomaamatta, koska päällepäin kaikki näyttää etenevän. Kalenterit ovat täynnä ja päivät tehdään täysinä.
Päätökset, jotka alkavat odottaa
Kun vastuita yhdistetään, päätösvalta ei siirry yhtä siististi kuin tehtävät. Paperilla kaikki on selvää, mutta arjessa yhä useampi asia palaa varmistettavaksi, koska kukaan ei ole aivan varma, kuuluuko se hänelle.
Yksi päätös voi odottaa kaksi viikkoa, vaikka itse päättämiseen menee vartti. Asiakas odottaa saman ajan, ja tärkeät asiat siirtyvät aina seuraavaan kuukauteen.
Mitä nykyinen tapa jo maksaa
Säästökeskustelu alkaa lähes aina kysymyksestä, mistä leikataan. Hyödyllisempi kysymys jää useimmiten kysymättä: mitä nykyinen tapa toimia maksaa, jos se jatkuu samanlaisena.
Se lasku on olemassa jo tänään. Se kertyy kalentereihin, viestiketjuihin, asiakkaan odotukseen ja avainhenkilöiden kuormaan. Kukaan ei ole sitä päättänyt eikä se näy yhdelläkään budjettirivillä, mutta se maksetaan joka kuukausi.
Kun mitataan kuukauden ajan, mihin aika oikeasti kuluu, esiin nousee lähes aina samoja asioita: päällekkäistä raportointia, varmistuskierroksia ja tehtäviä, jotka kasautuvat aina samoille ihmisille. Työtä, jolla ei ole omistajaa.
Esimerkkilaskelma
Puoli tuntia päivässä ihmistä kohden kuulostaa vähäiseltä. Viidenkymmenen hengen organisaatiossa se on 230 työpäivän aikana 5 750 työtuntia vuodessa.
Esimerkiksi 35 euron kokonaiskustannuksella tunnilta puhutaan noin 200 000 eurosta vuodessa. Luvut ovat havainnollistavia, ja jokainen voi laskea omat lukunsa samalla kaavalla.
Käänne ei vaadi uudistushanketta. Kun roolit ja päätösoikeudet kirjataan auki ja viikkokokoukseen tulee yksi vakiokohta: mikä odottaa päätöstä, kuka päättää ja mitä tapahtuu seuraavaksi, aiemmin kiertäneet päätökset alkavat edetä ja kuormitus jakautuu tasaisemmin.
Kukaan ei tee enempää työtä. Turha tekeminen jää pois.
Kysymykset, jotka kannattaa esittää ennen päätöstä
Nämä eivät ole tarkistuslista. Ne ovat kysymyksiä, joiden vastaukset muuttavat keskustelun luonnetta johtoryhmässä.
Mitä tämä päätös aiheuttaa niissä kohdissa, joita nykyinen laskelma ei näytä?
Kenen muistin varassa työ etenee sen jälkeen, kun tämä ihminen tai tämä rooli on poissa?
Mitkä päätökset alkavat odottaa, kun vastuu siirtyy?
Kuinka monta kertaa sama työ tehdään, jos tekijä vaihtuu kesken kaiken?
Mistä tiedämme puolen vuoden päästä, mikä päätöksen nettovaikutus oli?
Viimeinen on tärkein, ja siihen riittää yksinkertainen sopimus. Kuukauden kohdalla katsotaan, mihin työ siirtyi. Kolmen kuukauden kohdalla katsotaan kuormitusta ja asiakkaan odotusaikaa. Puolen vuoden kohdalla katsotaan, toteutuiko luvattu säästö. Ilman tätä päätöksen vaikutus jää arvaukseksi, jota kukaan ei koskaan tarkista.
Miten säästö vahvistaa toimintaa
Taloudellinen tilanne voi vaatia nopeita ja vaikeita valintoja. Päätöksen järjestys ratkaisee, vahvistaako säästö toimintaa myös seuraavina vuosina.
Ensin tehdään näkyväksi, mihin työaika kuluu, missä päätökset odottavat ja mikä työ on jäänyt elämään aiemmasta tilanteesta. Sen jälkeen säästö voidaan kohdistaa tekemiseen, joka tuottaa vähiten arvoa asiakkaalle ja yritykselle.
Usein tarkastelussa löytyy raportointia, varmistamista, kokouksia ja vanhoja tehtäviä, joiden alkuperäinen peruste on jo päättynyt. Niiden lopettaminen vapauttaa kapasiteettia ilman, että asiakkaan palvelu tai tärkeän työn laatu heikkenee.
Henkilöstöön kohdistuvan päätöksen yhteydessä työ järjestetään samalla uudelleen. Tehtävät, vastuut, päätösvalta ja tarvittava osaaminen sovitaan ennen muutosta. Näin työmäärä vastaa käytettävissä olevaa kapasiteettia myös päätöksen jälkeen.
Miltä arki näyttää, kun tämä on kunnossa
Johtoryhmä käsittelee säästöesityksen ja näkee samassa kuvassa kaksi lukua: mitä päätös tuottaa ja mitä se aiheuttaa muualla. Päätös syntyy nopeammin, koska keskustelu ei jää mielipiteiden varaan.
Puolen vuoden päästä palataan samaan lukuun ja tarkistetaan, mikä toteutui. Siitä syntyy tieto, joka tekee seuraavasta päätöksestä paremman.
Ihmiset huomaavat, että heidän kuormituksensa on osa laskelmaa. Se yksin muuttaa sitä, mitä johdolle kerrotaan seuraavan kerran.
Tähän liittyy yksi ero, joka jää säästökeskustelussa usein huomaamatta. Kustannuksen poistaminen ja kapasiteetin vapauttaminen ovat kaksi eri asiaa. Ensimmäinen näkyy budjetissa, jälkimmäinen ratkaisee, vahvistaako päätös yritystä ensi vuonna.
Yksi luku, joka kannattaa laskea tällä viikolla
Suurin riski säästöpäätöksessä ei ole väärä päätös. Se on päätös ilman kokonaiskuvaa.
Jos teillä ei ole koskaan laskettu, mitä epäselvyydet, päällekkäinen työ ja odottaminen maksavat yhden kuukauden aikana, se luku on yhä tekemättä oleva investointipäätös.
Säästö näkyy heti sillä rivillä, jolta se leikataan. Hinta tulee myöhemmin ja jakautuu moneen paikkaan.
Usein kysyttyä säästöpäätöksistä
Mitä säästöpäätöksen kokonaisvaikutus tarkoittaa?
Kokonaisvaikutus on suora säästö vähennettynä niillä kustannuksilla, jotka päätös siirtää muualle: poissaoloihin, rekrytointiin, uudelleen tehtävään työhön, asiakkaan odotusaikaan ja hidastuneisiin päätöksiin. Se näkyy tyypillisesti vasta kolmen tai kuuden kuukauden kuluttua.
Mistä säästö kannattaa etsiä ensin?
Työn tekemisen tavasta. Päällekkäinen raportointi, varmistuskierrokset ja kokoukset, joissa ei synny päätöksiä, ovat kustannuksia, joiden poistaminen ei heikennä palvelutasoa. Ihmisten määrä on näkyvin kulurivi, mutta se ei yksin kerro, mistä kustannus tai työn kuormitus todellisuudessa syntyy.
Milloin säästöpäätöksen vaikutus pitäisi tarkistaa?
Kuukauden kohdalla nähdään, mihin työ siirtyi. Kolmen kuukauden kohdalla nähdään kuormitus ja asiakkaan odotusaika. Puolen vuoden kohdalla nähdään, toteutuiko luvattu säästö.
Nina Viskuri, Toimitusjohtaja ja omistaja, Proinno Oy
Yli 30 vuoden kokemus organisaatioiden uudistumiskyvyn ja johtamisen kehittämisestä pk-yrityksissä ja julkishallinnossa. YTM (johtaminen), Lean Master. Mukana palvelun erinomaisuuden SFS-ISO 23592 -standardin kansallistamistyössä ja Suomen Lean-yhdistyksen palveluryhmän puheenjohtaja.
Jos haluatte nähdä, mihin työaika ja raha nykyisessä toiminnassa kuluvat, Tilannekuva kokoaa samaan näkymään kustannusten syyt, työn etenemisen, henkilöstön kokemuksen ja vaikutukset asiakkaalle.
Sen pohjalta voidaan päättää, mitä kannattaa lopettaa, mitä vahvistaa ja mihin vapautuva kapasiteetti käytetään. Aloittaa voi maksuttomasta 30 minuutin Tilannekeskustelusta.