Awita yhtenäisti prosessit, asiakkaan haltuunoton ja esihenkilötyön
Awita yhtenäisti vuoden mittaisessa kehitystyössä kirjanpidon ja palkkahallinnon prosessit, uuden asiakassuhteen käynnistämisen sekä esihenkilötyön käytännöt. Jokaiselle kehityskohteelle sovittiin, miten uusi toimintatapa viedään arkeen.
Asiakastarina · Pk-yritys
Kasvu teki yhteisten prosessien, asiakassuhteen aloituksen ja johtamisen rakenteiden tarpeen näkyväksi
Awitan kehitystyössä käyttöönotto suunniteltiin osaksi jokaista ratkaisua: vastuu, eteneminen ja toimivuuden tarkistus sovittiin ennen kuin työ päättyi. Vuoden aikana yhtenäistettiin kirjanpidon ja palkkahallinnon prosessit, uuden asiakassuhteen käynnistäminen sekä esihenkilötyön käytännöt.
Ajantasainen yritystieto: Awita Oy liittyi osaksi Rantalaista 1.4.2026. Tämä asiakastarina kuvaa ennen yhdistymistä toteutettua kehitystyötä.
Lähtötilanne
Sama työ tehtiin eri tavoin, ja johtamisen käytännöt kaipasivat yhteistä rakennetta
Awitan kasvussa oli syntynyt tarve yhtenäistää kirjanpidon ja palkkahallinnon työtä. Prosessit eivät olleet riittävän näkyviä, roolit ja vastuut kaipasivat täsmennystä ja osa toimintatavasta oli hiljaista tietoa. Tämä teki tuurauksista ja poikkeustilanteista tarpeettoman haavoittuvia.
Samalla uuden asiakkaan ensimmäiset viikot, esihenkilötyön rytmi ja kehityskeskustelujen käytännöt tarvitsivat yhteisen mallin. Tavoitteeksi sovittiin, että työnkulut, asiakassuhteen aloitus ja päivittäinen johtaminen muodostavat yhden toimivan kokonaisuuden. Koko henkilöstö haastateltiin, jotta ratkaisut eivät perustu vain johdon oletuksiin.
Toteutus
Havainnot muutettiin yhteisiksi käytännöiksi ja vietiin arkeen
Työn arki kartoitettiin
Kymmenen henkilön haastatteluissa tunnistettiin työn katkokset, päällekkäisyydet ja kohdat, joissa tieto ei siirtynyt riittävän varmasti.
Asiakkaan näkökulma liitettiin prosesseihin
Palvelumuotoilun avulla tarkasteltiin, mitä asiakas tarvitsee prosessin eri vaiheissa ja missä kohtaamisissa palvelun laatu ratkaistaan.
Roolit ja vastuut täsmennettiin
Kirjanpidon ja palkkahallinnon työnkulut kuvattiin ja sovittiin, kuka vastaa etenemisestä, päätöksistä ja tiedon siirtymisestä.
Toimintatavat dokumentoitiin
Yhteisistä ratkaisuista tehtiin käytännön toimintamallit, joita henkilöstö voi käyttää ja kehittää ilman jatkuvaa ulkopuolista tukea.
Uuden asiakassuhteen käynnistäminen kuvattiin asiakkaan näkökulmasta
Uuden asiakkaan haltuunotto käytiin läpi siitä, mitä asiakas kokee ja tarvitsee ensimmäisistä viikoista alkaen. Aloitusvaiheen esteet tunnistettiin ja poistettiin, vaiheita nopeutettiin ja tiedon siirtyminen varmistettiin. Alkuvaihe ratkaisee, syntyykö luottamus ja toimintavarmuus, ja se kantaa koko asiakassuhteen ajan.
Esihenkilötyölle rakennettiin rakenne ja henkilökohtainen tuki
Esihenkilö sai henkilökohtaista ohjausta systemaattiseen johtamiseen. Johtamisen vuosikello liitettiin arjen rytmiin ja päivittäiseen johtamiseen rakennettiin työkalut. Kehityskeskusteluille tehtiin kaksiosainen malli: digikysely, valmistautumisohjeet ja ohjaavat työpohjat. Toteutumista tuetaan kuukausittaisissa lähiesihenkilövarteissa.
Jokaiselle kehityskohteelle sovittiin juurrutustapa
Uusi toimintatapa ei jäänyt kuvauksen tasolle. Jokaiselle kehityskohteelle sovittiin, miten käytäntö otetaan käyttöön arjessa, kuka vastaa etenemisestä ja milloin toimivuus tarkistetaan.
Tulos
Mitä työstä jäi Awitan käyttöön
Kuvatut ydinprosessit
Kirjanpidon ja palkkahallinnon eteneminen tehtiin näkyväksi yhteiseksi kokonaisuudeksi.
Selkeämmät vastuut
Prosessien tehtävät, vastuut ja tiedon siirtyminen kuvattiin niin, ettei työ jää oletusten varaan.
Hallittu alku uudelle asiakassuhteelle
Uuden asiakkaan haltuunotolle on kuvattu eteneminen, joka nopeuttaa aloitusta ja rakentaa luottamusta heti ensimmäisistä viikoista.
Esihenkilötyöllä on rytmi ja välineet
Vuosikello, kehityskeskustelumalli, kuukausittaiset lähiesihenkilövartit ja päivittäisen johtamisen työkalut tekevät johtamisesta ennakoitavaa eivätkä jätä sitä yksittäisten muistamisten varaan.
Käyttöönotto on osa jokaista ratkaisua
Jokaiselle kehityskohteelle sovittiin oma tapa viedä käytäntö arkeen. Toimintamallit eivät jääneet dokumenteiksi.
Pohja jatkuvalle kehittämiselle
Yhteiset toimintamallit antavat henkilöstölle lähtökohdan työn arviointiin, kehittämiseen ja osaamisen jakamiseen.
Asiakkaan kokemus · Prosessit
“Selkeytetyt prosessit ovat hyödyllisiä tuurauksissa ja muissa poikkeustilanteissa, sillä yhtenäiset toimintamallit takaavat sujuvan työnkulun riippumatta siitä, kuka tehtävää hoitaa. Tämä tuo varmuutta sekä henkilöstölle että asiakkaille.”
Susanna Hautaniemi, toimitusjohtaja ja osaomistaja, Awita OyAsiakkaan kokemus · Johtaminen
“Proinnon kanssa kehitetty systemaattinen kehityskeskustelumalli on tuonut kaivattua selkeyttä ja johdonmukaisuutta esihenkilötyöhön. Aiemmin käytännöt vaihtelivat, eikä keskusteluja aina koettu hyödyllisiksi. — — Uudistus ei jää vain vuosittaisiin keskusteluihin, vaan sen toteutumista tuetaan kuukausittaisissa lähiesihenkilövarteissa.”
Esihenkilö, Awita OyTavoite ja näyttö
Mihin tulokset perustuvat?
Työn tavoitteet määriteltiin kirjanpidon ja palkkahallinnon prosesseille, uuden asiakkaan haltuunotolle sekä esihenkilötyön käytännöille. Tavoitteiden toteutuminen käytiin läpi työn päätteeksi, ja sovitut toimintamallit hyväksyttiin Awitan käyttöön. Näyttö perustuu valmistuneisiin prosessikuvauksiin, sovittuihin vastuihin, uuden asiakkaan käynnistämisen malliin, johtamisen vuosikelloon, kehityskeskustelumalliin, kuukausittaisiin lähiesihenkilövarteihin sekä jokaiselle kehityskohteelle sovittuun käyttöönottoon ja seurantaan.
Asiakkaan palaute osoittaa, mitä yhteiset toimintamallit muuttivat: tuurausten ja poikkeustilanteiden työnkulku ei enää riipu samalla tavalla yksittäisestä tekijästä, ja esihenkilötyölle syntyi vuosittaista keskustelua jatkuvampi rakenne.
Ostajalle
Milloin vastaava työ on hyödyllinen?
- kasvu on synnyttänyt toisistaan poikkeavia työtapoja
- tuuraukset ja poikkeustilanteet paljastavat tiedon tai vastuun katkoja
- uuden asiakkaan aloitus riippuu liikaa yksittäisten ihmisten muistista
- esihenkilötyö tarvitsee yhteisen rytmin, välineet ja seurannan
- toimintamalleja on kuvattu, mutta niiden käyttöönotto jää epävarmaksi
Milloin tämä ei ole oikea ratkaisu?
Vuoden mittainen kokonaisuus ei ole tarkoituksenmukainen, jos ratkaistavana on yksi rajattu työvaihe tai yksittäinen osaamisvaje. Silloin rajattu Toimeenpanosprintti tai valmennus on nopeampi. Laaja työ edellyttää myös johdon aikaa päätöksille, vastuuttamiselle ja käyttöönoton seurannalle.
Lue myös
Mitä vastaava kokonaisuus vaatii
Tilannekuva, Toimeenpanosprintit ja juurtuminen
Haastattelut ja aineisto tekevät nykytilan näkyväksi. Rajatuissa sprinteissä prosessit ja johtamiskäytännöt uudistetaan. Juurtumisvaiheessa sovitaan käyttöönotto, vastuut ja seuranta niin, että ratkaisut muuttuvat arjen tavaksi toimia.
Seuraava askel
Mistä toimintatapojen yhtenäistäminen kannattaa aloittaa?
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa arvioimme, tarvitaanko ensin yhteinen tilannekuva, rajattu prosessiuudistus vai tuki uusien käytäntöjen juurtumiseen.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu