Apuväline ja Fysio Ortofix yhtenäisti toimintamallit viidessä toimipisteessä
Apuväline ja Fysio Ortofix yhtenäisti viiden toimipisteen toimintamallit. Oma henkilöstö ja vuokrapaikkayrittäjät veivät uudet käytännöt arkeen.
Asiakastarina · Pk-yritys
Kasvu vaati yhteiset toimintatavat viiden toimipisteen arkeen
Apuväline ja Fysio Ortofix Oy yhtenäisti kahdessa kuukaudessa viiden toimipisteen rooleja, vastuita ja tiedonkulkua. Työhön osallistuivat johto, oma henkilöstö ja vuokrapaikoilla toimivat itsenäiset yrittäjät, jotta ratkaisut sopivat eri toimipisteiden käytännön työhön.
Lähtötilanne
Kasvu oli vienyt käytännöt eri suuntiin
Viiden toimipisteen ja laajan palveluvalikoiman arjessa osa tehtävistä meni päällekkäin, vastuunjako ei ollut kaikille selvä ja tieto kulki vaihtelevasti. Apuväline ja Fysio Ortofix halusi yhtenäistää työn niin, että jokainen tietää, mitä tehdään, kuka vastaa ja miten tieto siirtyy.
Viidessä toimipisteessä työskentelee sekä Ortofixin omaa henkilöstöä että vuokrapaikalla toimivia itsenäisiä yrittäjiä. Yhteisiä toimintatapoja ei siksi voi antaa ohjeena ylhäältä. Ne on sovittava niin, että ne toimivat molemmissa suhteissa ja että asiakas saa saman palvelun riippumatta siitä, kuka hänet kohtaa.
Tavoitteeksi sovittiin arjen yhteiset toimintamallit, selkeämmät roolit ja toteutussuunnitelma niiden käyttöön viemiseksi.
Toteutus
Ratkaisut rakennettiin työn todellisista tilanteista
Nykytila haastateltiin
Johdon ja henkilöstön havainnoista koottiin tilanteet, joissa työ hidastui, vastuu jäi epäselväksi tai tieto ei siirtynyt.
Tehtävät ja vastuut avattiin
Työpajoissa käytiin läpi toistuvat tehtävät ja päätettiin, mikä kuuluu kenellekin.
Yhteiset käytännöt sovittiin
Eri toimipisteiden arkeen rakennettiin sama perusmalli tiedonkululle, vastuunjaolle ja yhteisten tehtävien hoitamiselle.
Käyttöönotto suunniteltiin
Ratkaisuille nimettiin eteneminen, jotta työ ei päättynyt suunnitelmaan vaan jatkui organisaation omana tekemisenä.
Tulos
Mitä Ortofixille jäi käyttöön
Kuvatut roolit
Henkilöstö sai yhteisen näkymän tehtäviin ja vastuisiin.
Yhtenäiset toimintatavat
Toistuvaan työhön sovittiin samat periaatteet toimipisteestä riippumatta.
Tiedonkulun käytännöt
Työssä tarvittavan tiedon jakamiselle määriteltiin yhteinen tapa.
Toteutussuunnitelma
Uusien käytäntöjen käyttöönotolle sovittiin seuraavat askeleet ja vastuut.
Käyttöönotto eteni nopeasti
Henkilöstöpalautteen mukaan uudet toimintatavat omaksuttiin nopeasti ja työn tehokkuus parani.
Päällekkäisyydet vähenivät
Henkilöstöpalautteen mukaan yhtenäiset prosessit vähensivät päällekkäisyyksiä ja tekivät arjesta sujuvampaa.
Asiakkaan sanat
“Syväanalyysi ja haastattelut avasivat uusia näkökulmia, ja jo ensimmäisten työpajojen aikana teimme päätöksiä, jotka näkyivät arjessa välittömästi. Strategiset tavoitteemme eivät jääneet vain suunnitelmiksi, vaan ne muuttuivat konkreettisiksi teoiksi, joihin koko organisaatio sitoutui.”Heikki Kaartinen, toimitusjohtaja, Apuväline ja Fysio Ortofix Oy
Henkilöstön kokemus
“Uudet, yhtenäiset prosessit vähentävät päällekkäisyyksiä ja tekevät arjesta sujuvampaa.”
Työntekijä, Apuväline ja Fysio Ortofix Oy“Henkilöstö omaksui uudet toimintatavat nopeasti, ja työn tehokkuus on selvästi parantunut.”
Työntekijä, Apuväline ja Fysio Ortofix OyTavoite ja näyttö
Mihin tulos perustuu?
Työlle sovittiin tavoitteeksi roolien, vastuiden ja yhteisten toimintatapojen selkeyttäminen. Tavoitteen toteutuminen käytiin läpi johdon kanssa vaiheen päätteeksi, ja yhteiset toimintamallit sekä toteutussuunnitelma hyväksyttiin Ortofixin käyttöön.
Ostajalle
Milloin vastaava työ on hyödyllinen?
- usean toimipisteen kasvu on vienyt käytäntöjä eri suuntiin
- samassa toimipisteessä työskentelee eri asemassa olevia ihmisiä, eikä yhteisiä tapoja voi määrätä ylhäältä
- tehtävät tai vastuut menevät päällekkäin
- tieto ei siirry sovitusti toimipisteiden, johdon ja henkilöstön välillä
- yhteiset toimintamallit on päätetty, mutta käyttöönotto tarvitsee rakenteen
Milloin tämä ei ole oikea ratkaisu?
Laaja toimintamallien uudistus ei ole oikea ratkaisu, jos tarve koskee vain yksittäisen työohjeen laatimista tai yhden tehtävänkuvan päivittämistä. Silloin rajattu työnkuvan tai ohjeen päivitys on tarkoituksenmukaisempi.
Lue myös
Mitä vastaava kokonaisuus vaatii
Tilannekuva ja Toimeenpanosprintti
Kun kasvu hajauttaa toimintatapoja, nykytila tehdään näkyväksi ja yksi rajattu arjen kokonaisuus viedään yhteiseksi käytännöksi.
Seuraava askel
Hajautuivatko toimintatavat kasvun mukana?
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa arvioimme, tarvitaanko ensin yhteinen tilannekuva vai jo päätetyn toimintamallin toimeenpano.