Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos uudisti johtamistaan

Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos tarvitsi apua uuden, alueellisen toimintamallin rakentamiseen sekä tukea muutosprosessin valmisteluun ja suunnitteluun. Työn tuloksena syntyi uusi toimintamalli, joka edellyttää modernia johtamista asiakaslähtöisten palveluprosessien, työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin kehittämiseksi yhdessä henkilöstön kanssa. ”Korona-ajan ihme” saatiin yhdessä aikaan sisulla ja päättäväisyydellä mahdottomalta tuntuvan haasteen edessä.

Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos hoitaa palvelutuotantoaan haastavissa olosuhteissa. Pelastuslaitoksen toiminnalle asetetut tavoitteet ja käytettävissä olevat resurssit eivät aina kohtaa. Sijainnista ja alueellisista vetovoimatekijöistä johtuen virkoja on haasteellista saada täytettyä, joten työtehtävät ovat lisääntyneet ja samalla muuttuneet vaativammiksi.

Resurssien riittämättömyys suhteessa kasvaviin asiakastarpeisiin ja jatkuvaan muutostarpeeseen vastaamiseen on kestämätöntä. Se tuo merkittäviä haasteita toiminnalle. Tarvittavien resurssien lisäksi pelastuslaitoksen johtamiseen tarvitaan uutta otetta ja yhtenäisiä toimintamalleja.

Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Jaakko Pukkinen päätti investoida uudenlaiseen johtamiseen sekä alueellisen toimintamallin uudistamiseen perustuen valtakunnalliseen malliin. Yhteistyökumppaniksi muutokseen valittiin Nina Lappalainen ja Tani Järvinen Proinnosta. Proinnolla on aiempaa kokemusta vastaavasta muutosprosessista Lapin pelastuslaitoksen kanssa.

Selkeät tavoitteet uudistumiselle

Yhteistyön tavoitteena oli rakentaa alueellinen toimintamalli Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitoksen tarpeita ja toimintaympäristöä vastaavaksi. Samalla haluttiin kehittää johtamista ja tukea johtoryhmää muutosprosessin valmistelussa ja suunnittelussa.

Uuden toimintamallin tavoitteena on uudistaa ja yhtenäistää alueellista ja paikallista johtamista sekä kehittää henkilöstöresurssien ohjausta, suorituskykyä, työn sujuvuutta ja työhyvinvointia yhdessä henkilöstön kanssa.

Johtoryhmän tavoitteena oli kehittää johtoryhmän yhteistyötä ja toimintamalleja tehokkaammiksi sekä rakentaa johtamisen malli asiakaslähtöisen palvelutuotannon johtamiseksi ja palveluprosessien kehittämiseksi.

Uuden toimintamallin rakentaminen vaatii johdolta täydellistä sitoutumista ja henkilöstöltä kärsivällisyyttä, sillä matka on vasta alussa.

Yhteinen suunta kirkkaaksi

Uudistaminen aloitettiin kirkastamalla johtoryhmän yhteinen tahtotila ja toiminnan suunta sekä sitouttamalla heidät kehitystyöhön.

Tätä varten selvitettiin sekä johtoryhmän jäsenien että henkilöstön kokemuksia siitä mitä ovat palvelutuotannon, johtamisen, työn sujuvuuden ja yhteistyön nykyiset haasteet ja vahvuudet. Realistinen lähtötilanteen analyysi on perusta kaikelle muutokselle. Henkilöstö sitoutuu uuteen paremmin, kun heidän tarpeensa on kuultu ja se osallistuu muutostyöhön.

Analyysin pohjalta määritettiin tavoitteet, vaiheistus ja kehitysohjelman sisällöt. Uuden mallin lähtökohtana hyödynnettiin Pelastuslaitoksen prosessit -työryhmän ehdotusta Pelastuslaitoksen toiminnan kehittämiseksi. Tämä on osa sisäministeriön ja Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston yhteistä Pelastustoimen uudistushanketta.


Uusi johtamismalli syntyi vaiheittain

Aluksi määriteltiin Pelastuslaitoksen johtamismallin nykytila ja tavoitemalli. Johtoryhmä päivitti toiminta- ja johtosäännön. Muodostimme yhteisen näkemyksen ja ymmärryksen uudesta toimintamallista huomioiden toimintaympäristön haasteet ja niiden vaikutukset johtamiseen. Kirkastimme yhteistä suuntaa ja vahvistimme sitoutumista muutostyöhön.

Purimme ja priorisoimme johtamisen esteitä. Tärkeimmiksi kehittämisen kohteiksi valikoituivat johtamismallin selkeyttäminen, prosessit ja toimintamallit, tehokkaat palaverikäytännöt, tiedonkulku, päätösten vieminen käytäntöön ja muutoksen johtaminen.

Pureuduimme näiden teemojen ongelmien juurisyihin ja ratkaisuvaihtoehtoihin tehokkaiden ongelmanratkaisutekniikoiden ja osallistavien menetelmien avulla. Otimme käyttöön hyvät käytännöt jatkuvaan työskentelyn arviointiin ja oppimiseen.

Suunnittelimme, organisoimme ja toteutimme henkilöstön osallistamisen mukaan muutokseen. Nopeaan toimintaan ja muutoksiin tottunut henkilöstö mukautui joustavasti muutoksiin ja osallistui aktiivisesti yhteiseen kehittämiseen.

Selkeytimme johtoryhmän kanssa johtamisfoorumit, niiden kokoonpanot, vastuut ja kokouskäytännöt. Tavoitteena oli selkeyttää Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitoksen uusi toimintamalli, organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä.

Määrittelimme mm. prosessikartan, prosessikuvaukset, kokouskartan, laadimme johtamisen vuosikellon sekä loimme yhteisen näkemyksen kokonaisuudesta eri tasoilla. Käynnistimme työskentelytapojen muutoksen.

Selkeytimme johtamista, kehitimme työkaluja johtamiseen ja paransimme johtoryhmän digitaitoja ottamalla uusia digitaalisia työvälineitä käyttöön. Näillä toimenpiteillä selkeytimme johtamista ja tehostimme johtoryhmän toimintaa.

Lopuksi teimme alustavan suunnitelman uuden toimintamallin viemiseksi käytäntöön. Lopputulos antaa pohjan oman työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin kehittämiselle sekä pelastus- ja turvallisuustoiminnan ja tukipalveluiden maakunnalliselle johtamiselle.

Ulkopuolisen ohjauksessa uudistuksessa löydettiin nopeammin yhteinen ymmärrys ja tehokkaat kehittämisen käytännöt.

Johtamisen mallista jatkuvaan oppimiseen

Johdon tehtävä on nyt auttaa henkilöstö onnistumaan omassa työssään. Se toteutetaan valmentamalla vaiheittain koko pelastuslaitoksen henkilöstön mukaan yhteiseen tekemiseen ja luomalla yhteistyölle toimivat käytännöt uuden toimintamallin toteuttamiseksi.

Muutos vie aikaa ja se tehdään yhdessä. Tulevaisuudessa koko henkilöstö pääsee vaikuttamaan oman työn, palvelutuotannon ja yhteistyön kehittämiseen.

Todellinen muutos ja uudistuminen tapahtuu vaiheittain ihmisten välisen yhteistyön ja yhteisen ymmärryksen kautta. Se on keskeistä aidon sitoutumisen aikaansaamiseksi.

Kokemuksia yhteistyöstä

”Ilman tätä yhteistyötä emme olisi saaneet muutosta aikaan. Sinnikkään johtoryhmän vahvan sitoutumisen ja haastavassa tilanteessa tehtyjen rytminmuutosten ansiosta saimme yhdessä aikaan ”korona-ajan ihmeen”. Olen ylpeä ammattilaisistamme.” Jaakko Pukkinen, pelastusjohtaja
”Olemme yhteistyössä tehneet ison muutoksen. Sparraus on antanut uusia näkökulmia, käytäntöjä ja työkaluja. Syntyneet uudet toimintamallit ovat todella hyviä. Toimimme vielä vanhojen mallien mukaan, mutta uusi malli auttaa meitä paremmin kokonaisuuksien hallinnassa. Se kehittyy käyttöönoton edetessä automaattisesti. Yhteistyö toimi hienosti.” Terho Pylkkänen, pelastuspäällikkö
”Pikapalaverikäytäntö on tehostanut johtoryhmätyöskentelyä. Se on ollut tärkeää nyt etätyöaikana mutta myös jatkossa, kun uusi normaali muodostuu. Se on parantanut ennakointia ja vähentänyt adhoc-palavereita.”
Jouni Leppälä, pelastuspäällikkö
”Olemme kehittyneet ja menneet valtavasti yksilöinä eteenpäin. Vaikka työsarkaa riittää, suunta on todella hyvä. Olemme saaneet käytännönläheistä apua muutosten tekemiseen. Ilman tätä sujuvaa yhteistyötä meillä ei olisi ollut edellytyksiä saada tätä muutosta toteutettua.” Jukka Kangasvieri, pelastuspäällikkö
”Olemme saaneet ryhtiliikkeen johtamiseen. Yhdessä työskentely on sisuunnuttanut meidät. Asiat ovat menossa organisoidumpaan ja ammattimaisempaan suuntaan.” Antti Kätevä, pelastuspäällikkö
”Johtoryhmässä käsitellään nykyisin oikeita asioita. Uudet johtoryhmän käytännöt ovat tehostaneet toimintaa ja sujuvoittaneet työskentelyä.” Kari Paavola, valmiuspäällikkö

Kiitos luottamuksesta ja yhteistyöstä.

Ota yhteyttä, kun haluat onnistua muutoksissa!

Nina Lappalainen
muutosarkkitehti
0400 308 767
nina.lappalainen@proinno.fi 

Avainsanat Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos, toimintamalli, johtaminen, johtoryhmä, kehittämisen käytännöt, muutosprosessi, uudistuminen, muutoksen tuki, lean ajattelu, toimintamalli, johtamisjärjestelmä, tuottavuus, henkilöstön osallistaminen, yhdessä, jatkuva oppiminen, kestävä kehittäminen, sosiaalinen vastuullisuus, vastuullinen johtaminen, kehittämisosaaminen, tehokas johtoryhmä, valmentava johtaminen, luottamuksen rakentaminen, työhyvinvointi, hyvinvointi