Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos uudisti johtamiskäytäntöjä ja strategiatyötä yhteistyössä
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos käynnisti keväällä 2024 johtamiskäytäntöjen ja strategiatyön uudistuksen, jonka tavoitteena oli selkeyttää päätöksentekoa, parantaa viestintää ja luoda rakenteita, jotka tukevat arjen sujuvuutta. Johdon ja henkilöstön osallistaminen takasi konkreettiset ja käytännönläheiset ratkaisut. Uudistetut rakenteet otetaan käytäntöön syksyllä 2024, jolloin niiden vaikutukset arkeen alkavat näkyä.
Projektissa saavutetut hyödyt
Tehostettu päätöksenteko
Parannetut palaverikäytännöt
Selkeämpi viestintä ja tiedonkulku
Selkeytetty strategiatyö
Vahvempi johtoryhmän rooli ja sitoutuminen
Asiakas:
Keski-Pohjanmaan
pelastuslaitos
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos vastaa alueensa turvallisuudesta ja pelastustoimista haastavassa toimintaympäristössä. Organisaatio tunnisti tarpeen kehittää johtamistaan ja toimintakulttuuriaan, jotta se voisi vastata tehokkaammin tulevaisuuden haasteisiin ja tukea henkilöstön työhyvinvointia. Kuvat: Soite.
Lähtötilanne
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos tunnisti vuoden vaihteessa henkilöstöhaastattelujen perusteella tarpeen uudistaa johtamisen rakenteita. Päätöksenteon hajanaisuus, viestinnän puutteet ja epäselvät roolit hidastivat toimintaa ja loivat epävarmuutta. Tarve kehittää strategiaprosesseja, selkeyttää johtamista ja vahvistaa läpinäkyvyyttä nousi esiin, ja johto päätti käynnistää kehittämisohjelman koko organisaation hyväksi.
Toteutus
Kehittämisohjelma käynnistettiin kuuden kehityspäivän sarjana, joissa käsiteltiin keskeisiä teemoja, kuten selviytymisstrategioita, viestinnän kehittämistä ja päätöksenteon selkeyttämistä. Päivien aikana laadittiin konkreettisia toimenpidesuunnitelmia, joita henkilöstö oli aktiivisesti mukana muotoilemassa.
Päivien keskeisiä teemoja olivat:
- Selviytymisstrategia ja tehtävienhallinta: Kehittämisprosessi aloitettiin laatimalla selviytymisstrategia ja määrittelemällä kevään välittömät kehitystoimenpiteet. Tämä toi selkeyttä arkeen ja auttoi priorisoimaan tehtäviä.
- Palaverikäytäntöjen uudistaminen: Johtoryhmän ja hallintoryhmän palaverikäytännöt uudistettiin, mikä vähentää tehottomuutta ja parantaa ajankäyttöä.
- Viestintä ja vuorovaikutus: Viestintäprosessit yhtenäistettiin ja optimoitiin. Mittareiden käyttöönotto ja selkeät viestintärutiinit parantavat tiedonkulkua ja vähentävät väärinkäsityksiä.
- Päätöksenteon uudistaminen: Päätöksentekoprosessia kehitettiin niin, että se on yhtenäinen, läpinäkyvä ja vastuullinen. Tämä parantaa organisaation päätöksenteon nopeutta ja laatua.
- Strategiatyön käynnistäminen: Organisaation visio selkeytettiin ja tulevaisuuden suuntaviivat määriteltiin.
Tulokset ja vaikutukset
Prosessin aikana luodut rakenteet ja toimintamallit otetaan käyttöön syksyllä 2024 vaiheittain. Näiden avulla organisaatio pystyy selkeyttämään päätöksentekoa, parantamaan tiedonkulkua ja varmistamaan, että arjen työ sujuu tehokkaammin. Suunnitellut ratkaisut, kuten selkeämmät viestintäprosessit ja strukturoidut kokouskäytännöt, tulevat vähentämään epävarmuutta ja tukemaan organisaation sisäistä yhteistyötä.
Keskeisiä saavutuksia ovat
- Tehostettu päätöksenteko: Päätöksentekomallit ja prosessit virtaviivaistettiin, mikä mahdollistaa nopeamman ja johdonmukaisemman päätöksenteon.
- Parantunut viestintä: Viestinnän yhtenäistäminen vähentää tietokatkoksia ja lisää organisaation sisäistä selkeyttä.
Selkeämmät kokouskäytännöt: Tavoitteelliset ja strukturoidut palaverikäytännöt parantavat ajankäyttöä ja keskittymistä olennaisiin asioihin. - Pitkäaikainen vaikutus: Strategiatyön käynnistäminen ja johdon esimerkillä johtaminen luovat perustan kestävälle kehitykselle, vaikka henkilöstössä tapahtuisi muutoksia.
Osallistujien kokemukset
Johtoryhmän jäsenet kokivat kehityspäivät hyödyllisiksi ja käytännönläheisiksi.
”Kehityspäivät toivat selkeyttä siihen, kuinka voimme parantaa yhteistyötämme ja hyödyntää vahvuuksiamme tehokkaammin.”
”Uudet kokouskäytännöt ovat jo näkyneet käytännössä sujuvampana ajankäyttönä ja päätöksenteon nopeutena, mikä tuo selkeyttä arkeen.”
Asiakasarvo ja konkreettiset hyödyt
Kehittämisohjelma toi Keski-Pohjanmaan pelastuslaitokselle seuraavia konkreettisia hyötyjä:
- Tehostettu päätöksenteko: Prosessit selkeytettiin ja vastuut määriteltiin, mikä paransi päätöksenteon nopeutta ja laatua.
- Viestinnän selkeyttäminen: Viestinnän prosessit ja mittarit varmistavat tehokkaan tiedonkulun ja vähentävät väärinkäsityksiä.
- Uudistetut palaverikäytännöt: Kokouskäytännöt ovat nyt tavoitteellisia ja systemaattisia, mikä parantaa kokousten hyödyllisyyttä ja vähentää hukka-aikaa.
- Johdon sitoutuminen: Johdon esimerkillä johtaminen tukee toiminnan kehittämistä ja varmistaa, että muutokset juurtuvat organisaatioon.
”Yhteistyö Proinnon kanssa auttoi meitä parantamaan johtamista ja toimeenpanoa kokonaisvaltaisesti. Heidän selkeä ja ratkaisukeskeinen lähestymistapansa toi tarvittavaa selkeyttä työnkulkuun ja auttoi meitä keskittymään konkreettisiin parannuksiin. Proinno osasi yhdistää innovatiiviset näkemykset tuottavuudesta hyviksi havaittuihin käytäntöihin ja tarjosi meille vahvaa tukea koko prosessin ajan.”
Marko Hottinen
Pelastusjohtaja
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos (8/2024 saakka)
Yhteenveto
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen johtamiskäytäntöjen ja strategiatyön uudistamisprosessi on luonut kestävät rakenteet ja toimintamallit, jotka tukevat organisaation tulevaisuuden haasteisiin vastaamista. Henkilöstön osallistaminen ja johdon vahva sitoutuminen olivat keskeisiä tekijöitä onnistuneessa kehittämisessä. Rakenteiden käytäntöön vieminen käynnistyy syksyllä 2024, jolloin niiden vaikutukset alkavat konkretisoitua organisaation arjessa.
Lukuvinkit
Nina Lappalainen
Toimitusjohtaja
Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija
Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnassa. Hänet tunnetaan Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana. Hän on erikoistunut moderniin johtamiseen, muutosjohtamiseen sekä asiakaskeskeiseen ja yritysvastuulliseen toimintakulttuuriin.
Nina on tehokas strategian juurruttaja, joka edistää yhteistyötä johdon ja henkilöstön välillä ja on ollut mukana monissa uudistusprosesseissa ja kehitysohjelmissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.
Kokemuksia palvelusta
”Sai meidät miettimään miten voisimme toimia tehokkaammin johtamisen ja toimeenpanon osalta – erinomainen tuki lähtötilanteesta ratkaisuun -toimintamalli – ei pelkkää ongelmaa vaan myös ratkaisuesitys.
Selkeä työnote, ja työnkulun selkeytys – lähtötilanteesta ratkaisuun välivaiheiden kautta – osallistava, kuunteleva aktiivinen vuoropuhelija, ratkaisukeskeinen työote ongelman ratkaisemiseksi! Innovatiivinen näkemys tuottavuudesta. Osaa hyödyntää muualta opittuja toimivia hyviä käytäntöjä.”
Marko Hottinen
pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
”Olen todella tyytyväinen haastatteluun. Oli ilo huomata, kuinka ammattitaitoisesti ja sujuvasti hoidit haastattelun.
Olen erittäin kiitollinen niin omasta kuin kaikkien työkavereidenkin puolesta, että olet mukana auttamassa ja edistämässä työtämme. Haastattelun perusteella olen vakuuttunut, että positiivisia muutoksia ja kehitystä alkaa tapahtumaan.”
Esihenkilö
Keskijohto
Julkishallinnon organisaatio