Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos rakensi käsikirjan prosessimaiseen palvelutuotantoon
Kun kaikilla ei ollut yhteistä käsitystä siitä, mitä prosessi tarkoittaa, osallistaminen jäi väistämättä epätarkaksi. Valmennus ja 79-sivuinen käsikirja muuttivat käsitteet pelastuslaitoksen omiksi rooleiksi, prosesseiksi ja työkaluiksi.
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos tarvitsi yhteisen tavan ymmärtää, kuvata ja johtaa prosesseja. Yhden päivän valmennuksessa rakennettiin yhteinen käsitteistö ja harjoiteltiin prosessien kuvaamista pelastuslaitoksen omilla esimerkeillä. Työtä jatkettiin 79-sivuiseksi prosessimaisen palvelutuotannon käsikirjaksi.
Prosesseja piti johtaa, mutta kaikille sana prosessi ei tarkoittanut samaa
Työn taustalla oli sisäministeriön valtakunnallinen suunta kohti pelastustoimen prosessimaista palvelutuotantoa. Paikallinen haaste oli perustavanlaatuinen: kaikki asiantuntijat ja esihenkilöt eivät vielä tienneet, mitä prosessilla tarkoitetaan tai miten prosessi eroaa tehtävästä, toiminnosta ja organisaatiorakenteesta.
Ilman yhteistä käsitystä ihmisiltä voidaan pyytää näkemyksiä, mutta heitä ei voida osallistaa täsmällisesti toiminnan kehittämiseen. Ensin täytyy tietää, mikä kokonaisuus alkaa mistäkin, mitä sen pitää tuottaa, kuka vastaa etenemisestä ja missä työ siirtyy ihmiseltä tai yksiköltä toiselle.
Tavoitteena ei siksi ollut vain kouluttaa käsitteitä. Pelastuslaitos tarvitsi yhteisen kielen, käytännön kuvaustavan ja käsikirjan, joiden avulla henkilöstö voi osallistua omien prosessiensa toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan.
Prosessi on vaiheiden kokonaisuus, jossa tehtävät, vastuut ja tavoitteet yhdistyvät toimivaksi kokonaisuudeksi.
Miten yhteinen prosessikäsitys rakennettiin?
Käsitteet sidottiin pelastuslaitoksen arkeen
Pääprosessi, osaprosessi, alaprosessi, tukiprosessi, syöte, tuotos ja asiakas avattiin käytännön esimerkeillä. Arjen esimerkit tekivät näkyväksi, miten yhden vaiheen tulos mahdollistaa seuraavan ja lopulta tukee asiakkaalle tuotettavaa palvelua.
Osallistujat kuvasivat omia prosessejaan
Valmennuksessa ei jääty kuuntelemaan määritelmiä. Osallistujat kuvasivat prosessin vaiheita, vastuita ja päätöspisteitä sekä tarkastelivat, missä tieto, työ tai vastuu siirtyy toimijalta toiselle.
Prosessinomistajien vastuut täsmennettiin
Työssä erotettiin päätöksentekijän, prosessinomistajan, ohjausryhmän, johtoryhmän ja osaprosessien vastuuhenkilöiden tehtävät. Osallistuminen tuottaa tietoa prosessista, mutta päätösvalta ja kokonaisvastuu on määriteltävä erikseen.
Palaverit ja mittarit liitettiin prosessiin
Osallistujat kehittivät palaverikäytäntöjä ja suunnittelivat mittareita, joilla seurataan prosessin sujuvuutta, laatua, yhdenmukaisuutta ja jatkuvaa parantamista. Palaverin tarkoitus, osallistujat, vastuut ja päätökset sidottiin prosessin tarpeeseen.
Rautalankamalli teki etenemisen näkyväksi
Yksi organisaation oma työnkulku kuvattiin alusta loppuun niin, että vaiheet, vastuut, päätökset ja jatkuva parantaminen tulivat näkyviksi. Malli osoitti konkreettisesti, mitä prosessikuvaus tarkoittaa käytännön työssä.
Työ koottiin yhteiseksi käsikirjaksi
Valmennuksen sisältö, pelastuslaitoksen prosessikartta, vastuut, kuvaustavat, palaverikäytännöt, mittarit ja käytännön työpohjat koottiin 79-sivuiseksi käsikirjaksi tammikuussa 2025.
Yhteinen tapa kuvata, johtaa ja kehittää palvelutuotantoa
Yhteinen käsitteistö
Asiantuntijoilla, esihenkilöillä ja johdolla on sama perusta keskustella prosessin vaiheista, asiakkaasta, tuotoksesta, vastuista ja rajapinnoista.
79-sivuinen käsikirja
Käsikirja yhdistää prosessikartan, kuvaustavat, prosessitasot, tukipalvelut, roolit, palaverikäytännöt, mittarit ja jatkuvan parantamisen yhdeksi kokonaisuudeksi.
Viisi käytännön työkalua
Työkalut tukevat osaprosessin kuvaamista, mittareiden suunnittelua, palaverikäytäntöjen arviointia, uuden palaverimallin rakentamista ja kehitysehdotusten keräämistä.
Neljä yhteistä mallia
Mallit näyttävät pelastuslaitoksen prosessikartan ja yhteistyötahot, tukipalvelujen yhteyden pääprosessiin sekä pelastustoiminnan vaiheet ja vuorovaikutukset.
Osallistuminen ja jatkuva parantaminen
Kun prosessin vaiheet, vastuut ja tavoiteltu tulos on tehty näkyviksi, henkilöstön kehittämisehdotukset voidaan liittää oikeaan kokonaisuuteen. Käsikirja antaa samalla yhteisen tavan seurata prosesseja, käsitellä poikkeamia ja viedä parannuksia käytäntöön.
Yhteinen ymmärrys syntyi tekemällä
”Tosi hyvä päivä. Parasta oli se, että kun tehdään jotain, tehdään hyödyllistä. Saimme kaksi hyvää asiaa eteenpäin, eikä vain istuttu tilaisuudessa miettimässä, mitä tänään tehtiin. Ymmärrys varmasti kasvoi meillä kaikilla.”
Valmennukseen osallistunut
”Ryhmätyöskentelyssä asiat konkretisoituivat. Oli hyvä tehdä porukalla ja saada jotain näkyvää aikaan. Konkreettisen tekemisen kautta ymmärtää kunnolla, mikä hyöty prosessista on.”
Valmennukseen osallistunut
Mihin tulos perustuu?
Vaiheelle sovittiin tavoitteeksi rakentaa yhteinen ymmärrys prosessimaisesta palvelutuotannosta, antaa prosessinomistajille käytännön välineet ja koota yhteinen toimintamalli käsikirjaksi.
Tavoitteen toteutuminen arvioitiin valmennuspäivän tuotosten, kuvattujen työnkulkujen sekä tammikuussa 2025 valmistuneen 79-sivuisen käsikirjan perusteella. Käsikirja sisältää viisi työkalua ja neljä prosessimallia. Johto kävi kokonaisuuden läpi vaiheen päätteeksi ja hyväksyi lopputuloksen sovitun mukaisena.
Milloin vastaava prosessikoulutus ja käsikirja ovat hyödyllisiä?
- ihmiset käyttävät sanaa prosessi eri merkityksissä
- organisaatiolta edellytetään prosessimaista johtamista, mutta yhteinen käytännön malli puuttuu
- vastuut tunnetaan tehtävinä, mutta kokonaisuuden etenemisestä ei vastaa kukaan
- henkilöstöä halutaan osallistaa prosessien kehittämiseen aidosti
- prosessikuvauksista halutaan arjessa käytettäviä johtamisen, perehdytyksen ja kehittämisen välineitä
Jos prosessit on jo kuvattu, omistajuudet toimivat ja ongelma koskee vain yhtä rajattua työn estettä, uutta laajaa käsikirjaa ei tarvita. Silloin nykyisen toimintatavan täsmäkorjaus voi olla parempi ratkaisu.
Vastaava kokonaisuus voidaan toteuttaa Toimeenpanosprinttinä, jossa prosessikoulutus on yksi vaihe. 6–8 viikkoa · prosessinomistajat ja johto · Katso sisältö ja hinta
Aloita yhteisestä ymmärryksestä
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa jäsennämme, tarvitaanko tilanteeseen prosessikoulutus, yhden prosessin kehittäminen vai laajempi toimintamallin uudistus.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu