Kehittämispäivä – Työhyvinvointi ja tehokkuus osallistavalla kehittämisellä
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen kehittämispäivässä henkilöstö kehitti aktiivisesti ratkaisuja organisaation haasteisiin. Pienryhmissä laaditut, toteuttamiskelpoiset suunnitelmat sujuvoittavat arjen työtä ja vahvistavat yhteistyötä kustannustehokkaasti. Osallistava prosessi loi merkittävää arvoa ja pohjan jatkuvalle kehittämiselle.
Projektissa saavutetut hyödyt
Ratkaisuja työhyvinvoinnin kehittämiseen
Viestintä ja roolit selkeytyivät
Käytännöllisiä ja kustannustehokkaita ratkaisuja
Henkilöstön sitoutuminen vahvistui
Toteuttamiskelpoiset toimenpiteet
Asiakas:
Keski-Pohjanmaan
pelastuslaitos
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos on organisaatio, joka panostaa aktiivisesti toimintakulttuurinsa vahvistamiseen ja henkilöstönsä hyvinvointiin. He käynnistivät kattavan johtamiskäytäntöjen kehittämisohjelman, johon sisältyi muun muassa INNOLEAN® Startti – Osallistava henkilöstötutkimus. Sen pohjalta organisaatio loi tulevaisuuden suuntaviivoja. Kehittämispäivän kautta henkilöstö osallistui aktiivisesti ratkaisujen kehittämiseen, josta syntyy konkreettisia hyötyjä niin johtoryhmälle, esihenkilöille kuin koko työyhteisölle.
Lähtötilanne
Puoli vuotta sitten Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos toteutti INNOLEAN® Startti – Osallistavan henkilöstötutkimuksen. Tutkimus paljasti keskeisiä kehityskohteita, kuten tarpeen parantaa johtamista ja toimeenpanoa sekä hallita työkuormaa ja resursseja tehokkaammin. Löydökset toimivat perustana kehittämissuunnitelmalle ja käynnistivät johtamisen sekä johtoryhmän työn uudistamisen. Seuraavaksi organisaatio päätti kutsua koko henkilöstön mukaan kehittämispäivään, joka räätälöitiin heidän omien kokemustensa ja tarpeidensa perusteella, tavoitteena luoda yhteisiä ratkaisuja ja edistää osallistavaa toimintakulttuuria.
Toteutus
Kehittämispäivä järjestettiin inspiroivassa ympäristössä meren rannalla Villa Elbassa, joka tarjosi inspiroivan paikan organisaation keskeisten haasteiden ratkaisemiselle. Henkilöstö osallistui aktiivisesti kehittämiseen, ja päivän aikana laadittiin konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia suunnitelmia.
Kehittämispäivän aikana henkilöstö työskenteli pienryhmissä ja laati konkreettiset suunnitelmat keskeisten kehityskohteiden ratkaisemiseksi. Osallistavat menetelmät, kuten adhocratia, A3-ongelmanratkaisu ja kokemustarinatyöskentely, mahdollistivat omien näkemysten esille tuomisen. Henkilöstö sopi itse toimenpiteiden toteuttamisesta ja seurannasta, ja osa suunnitelmista on jo käynnistetty.
Tulokset ja vaikutukset
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen kehittämispäivän aikana tunnistettiin keskeisiä kehityskohteita ja laadittiin konkreettisia ratkaisuja niiden parantamiseksi:
Työhyvinvoinnin ja työilmapiirin parantaminen:
- Työhyvinvointikyselyiden uudistaminen: Suunnitellaan uusi, palohenkilöstön tarpeisiin kohdennettu kysely, joka perustuu ammattimaisiin haastatteluihin. Tämä lisää kyselyiden relevanssia, parantaa vastausprosenttia ja mahdollistaa tehokkaat parannustoimenpiteet.
- Työn organisoinnin selkeyttäminen: Prosessien ja tehtävänkuvien selkeyttäminen sekä koulutuksen lisääminen vähentävät epävarmuutta ja parantavat työtehoa. Yhteisten käytäntöjen vakiinnuttaminen ja strategian selkeä viestintä lisäävät luottamusta ja sitoutumista.
Roolien ja vastuiden selkeyttäminen:
- Päivitetään organisaatiokaaviot ja tehdään roolit sekä vastuualueet näkyviksi kaikille työntekijöille.
- Roolit ja vastuut juurrutetaan käytäntöön organisaatioon säännöllisten koulutusten ja viestinnän avulla.
- Päätöksenteon hajauttaminen nopeuttaa toimintaa ja vähentää turhautumista.
Päätöksenteon tehostaminen:
- Hajautetaan päätöksentekoa ja tarkennetaan prosessinomistajien vastuita, mikä lisää työntekijöiden autonomiaa ja parantaa organisaation reagointikykyä.
Viestinnän ja tiedonkulun parantaminen:
- Tehtävienhallintajärjestelmän käyttöönotto mahdollistaa kaksisuuntaisen viestinnän ja tehtävien reaaliaikaisen seurannan.
- Tiedonkulun tehostaminen työvuorojen välillä: Otetaan käyttöön yhtenäiset ohjeet ja prosessit. Asemavastaavan säännöllinen osallistuminen vuoronvaihtoihin varmistaa tärkeän tiedon välittymisen.
Työn organisoinnin ja suunnittelun kehittäminen:
- Keskitytään prosessiorganisaation kehittämiseen linjaorganisaatioon palaamisen sijaan.
- Päivitetään prosessikuvaukset ja selkeytetään vastuualueet.
- Lisätään koulutusta prosessiorganisaation toimivuuden tukemiseksi.
- Parannetaan työsuunnitelmallisuutta realistisen ja systemaattisen suunnittelun avulla.
Nämä toimenpiteet tähtäävät työhyvinvoinnin parantamiseen, tehokkuuden lisäämiseen ja organisaation toiminnan tehostamiseen kustannustehokkailla ratkaisuilla, jotka ovat toteuttamiskelpoisia.
Osallistujien kokemukset
Henkilöstö oli erittäin aktiivinen ja keskittyi heille tärkeimpien teemojen ratkaisemiseen. Työpajojen aikana syntyneet toimintasuunnitelmat ovat toteuttamiskelpoisia ja realistisia.
”Oli innostavaa päästä vaikuttamaan oman työn kehittämiseen. Yhteistyö kollegoiden kanssa toi uusia näkökulmia ja konkreettisia ratkaisuja,” kertoi yksi osallistujista.
”Työskentely oli tehokasta ja antoisaa. Tuntui hyvältä, että ideoitamme arvostettiin ja ne viedään käytäntöön,” totesi toinen osallistuja.
Asiakasarvo ja konkreettiset hyödyt
- Työhyvinvoinnin parantaminen: Henkilöstön itsensä suunnittelemat toimenpiteet vähentävät kuormitusta ja sujuvoittavat arjen työtä.
- Yhteistyön ja luottamuksen vahvistaminen: Henkilöstön aktiivinen osallistuminen ja selkeytetyt roolit edistävät tiimien välistä yhteistyötä.
- Kustannustehokkaat ratkaisut: Ratkaisut perustuvat toimintatapojen yhdenmukaistamiseen, sopimuksiin ja kaikkien sitoutumiseen.
On tärkeää huomata, että suunniteltujen toimenpiteiden käytäntöön vieminen, niihin sitoutuminen ja seurannan ylläpitäminen ovat keskeisiä vaiheita konkreettisten hyötyjen saavuttamisessa arjessa. Johto oli sitoutunut kehittämispäivän ratkaisujen jatkokehittämiseen ja toteutuksen edistämiseen jo ennen tilaisuutta, mikä varmistaa suunnitelmien onnistuneen toteutumisen.
Toteutustapa on saanut 94 % suositteluprosentin vuosien varrella, mikä osoittaa sen tehokkuuden ja arvon organisaatioille. Asiantunteva ohjaus varmistaa, että kehittämistyö on tavoitteellista ja tuottaa konkreettisia tuloksia.
”Kehittämispäivä auttoi meitä ymmärtämään muutostarpeet ja löytämään yhdessä ratkaisuja. Se vahvisti sitoutumistamme ja loi pohjan onnistuneelle kehitykselle.”
– Marko Hottinen, pelastusjohtaja (8/2024 asti)
Yhteenveto
Henkilöstön osallistamisen matka on vasta alussa ja jatkuu tulevina vuosina. Johto ja henkilöstö kehittävät toimintaa yhdessä, mikä luo vahvan perustan organisaation tulevaisuudelle. Osallistava kehittämispäivä osoitti, että yhteistyöllä saavutetaan merkittäviä parannuksia tehokkaasti ja kustannustehokkaasti.
Osallistujat tekivät arvokasta työtä keskittyen heille tärkeimpiin teemoihin. Ratkaisut ovat toteuttamiskelpoisia ja useimmiten kustannustehokkaita. Työnantajan monipuolinen tuki ja kaikkien sitoutuminen varmistavat, että muutokset viedään onnistuneesti käytäntöön.
Prosessi on esimerkki siitä, miten osallistava kehittäminen tuottaa merkittävää arvoa organisaatiolle. Asiantunteva ohjaus ja henkilöstön aktiivinen osallistaminen luovat pohjan jatkuvalle parantamiselle ja työhyvinvoinnin kasvulle.
Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja työhyvinvoinnin kehittämisestä organisaatiossasi.
Lukuvinkit
Nina Lappalainen
Toimitusjohtaja
Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija
Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnan kehittämisestä. Tunnettu Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana, Nina auttaa organisaatioita luomaan nykyaikaisen, asiakaskeskeisen ja vastuullisen toimintakulttuurin.
Nina on energinen strategian juurruttaja ja yhteistyön edistäjä, joka vie eteenpäin muutosprosesseja yksityisellä ja julkisella sektorilla. Hänen tavoitteenaan on synnyttää aitoja, kestäviä muutoksia, jotka hyödyttävät sekä johtoa että henkilöstöä – yhdessä kohti parempia tuloksia ja pysyvää menestystä.
Kokemuksia palvelusta
”Sai meidät miettimään miten voisimme toimia tehokkaammin johtamisen ja toimeenpanon osalta – erinomainen tuki lähtötilanteesta ratkaisuun -toimintamalli – ei pelkkää ongelmaa vaan myös ratkaisuesitys.
Selkeä työnote, ja työnkulun selkeytys – lähtötilanteesta ratkaisuun välivaiheiden kautta – osallistava, kuunteleva aktiivinen vuoropuhelija, ratkaisukeskeinen työote ongelman ratkaisemiseksi! Innovatiivinen näkemys tuottavuudesta. Osaa hyödyntää muualta opittuja toimivia hyviä käytäntöjä.”
Marko Hottinen
pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
”Olen todella tyytyväinen haastatteluun. Oli ilo huomata, kuinka ammattitaitoisesti ja sujuvasti hoidit haastattelun.
Olen erittäin kiitollinen niin omasta kuin kaikkien työkavereidenkin puolesta, että olet mukana auttamassa ja edistämässä työtämme. Haastattelun perusteella olen vakuuttunut, että positiivisia muutoksia ja kehitystä alkaa tapahtumaan.”
Esihenkilö
Keskijohto
Julkishallinnon organisaatio