Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos paransi työhyvinvointia ja tehokkuutta osallistavan kehittämispäivän avulla
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen kehittämispäivässä henkilöstö kehitti aktiivisesti ratkaisuja organisaation haasteisiin. Pienryhmissä laaditut toteuttamiskelpoiset suunnitelmat sujuvoittavat arjen työtä ja vahvistavat yhteistyötä kustannustehokkaasti. Osallistava prosessi luo merkittävää arvoa ja pohjan jatkuvalle kehittämiselle.
Projektissa saavutetut hyödyt
Ratkaisuja työhyvinvoinnin kehittämiseen
Viestintä ja roolit selkeytyivät
Käytännöllisiä ja kustannustehokkaita ratkaisuja
Henkilöstön sitoutuminen vahvistui
Toteuttamiskelpoiset toimenpiteet
Asiakas:
Keski-Pohjanmaan
pelastuslaitos
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos on organisaatio, joka panostaa aktiivisesti toimintakulttuurinsa vahvistamiseen ja henkilöstönsä hyvinvointiin. He käynnistivät kattavan johtamiskäytäntöjen kehittämisohjelman, johon sisältyi muun muassa INNOLEAN® Startti – Osallistava henkilöstötutkimus. Tämän pohjalta organisaatio loi tulevaisuuden suuntaviivoja. Kehittämispäivän kautta henkilöstö osallistui aktiivisesti ratkaisujen kehittämiseen, mikä tuo konkreettisia hyötyjä niin johtoryhmälle, esihenkilöille kuin koko työyhteisölle.
Lähtötilanne
Puoli vuotta sitten Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos toteutti INNOLEAN® Startti – Osallistavan henkilöstötutkimuksen. Tutkimus paljasti keskeisiä kehityskohteita, kuten tarpeen parantaa johtamista ja toimeenpanoa sekä hallita työkuormaa ja resursseja tehokkaammin. Nämä löydökset toimivat perustana kehittämissuunnitelmalle ja käynnistivät johtamisen sekä johtoryhmän työn uudistamisen. Seuraavaksi organisaatio päätti kutsua koko henkilöstön mukaan kehittämispäivään, joka räätälöitiin heidän omien kokemustensa ja tarpeidensa perusteella, tavoitteena luoda yhteisiä ratkaisuja ja edistää osallistavaa toimintakulttuuria.
Toteutus
Kehittämispäivä järjestettiin upeassa miljöössä meren rannalla Villa Elbassa, mikä tarjosi inspiroivan ympäristön organisaation keskeisten haasteiden ratkaisemiselle. Henkilöstö osallistui aktiivisesti kehittämiseen, ja päivän aikana laadittiin konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia suunnitelmia.
Kehittämispäivän aikana henkilöstö työskenteli pienryhmissä ja laati konkreettiset suunnitelmat keskeisten kehityskohteiden ratkaisemiseksi. Osallistavat menetelmät, kuten adhocratia, A3-ongelmanratkaisu ja kokemustarinatyöskentely, mahdollistivat omien näkemysten esille tuomisen. Henkilöstö sopi itse toimenpiteiden toteuttamisesta ja seurannasta, ja osa suunnitelmista on jo käynnistetty.
Tulokset ja vaikutukset
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitoksen kehittämispäivän aikana tunnistettiin keskeisiä kehityskohteita ja laadittiin konkreettisia ratkaisuja niiden parantamiseksi:
Työhyvinvoinnin ja työilmapiirin parantaminen:
- Työhyvinvointikyselyiden uudistaminen: Suunnitellaan uusi, palohenkilöstön tarpeisiin kohdennettu kysely, joka perustuu ammattimaisiin haastatteluihin. Tämä lisää kyselyiden relevanssia, parantaa vastausprosenttia ja mahdollistaa tehokkaat parannustoimenpiteet.
- Työn organisoinnin selkeyttäminen: Prosessien ja tehtävänkuvien selkeyttäminen sekä koulutuksen lisääminen vähentävät epävarmuutta ja parantavat työtehoa. Yhteisten käytäntöjen vakiinnuttaminen ja strategian selkeä viestintä lisäävät luottamusta ja sitoutumista.
Roolien ja vastuiden selkeyttäminen:
- Päivitetään organisaatiokaaviot ja tehdään roolit sekä vastuualueet näkyviksi kaikille työntekijöille.
- Roolit ja vastuut juurrutetaan käytäntöön organisaatioon säännöllisten koulutusten ja viestinnän avulla.
- Päätöksenteon hajauttaminen nopeuttaa toimintaa ja vähentää turhautumista.
Päätöksenteon tehostaminen:
- Hajautetaan päätöksentekoa ja tarkennetaan prosessinomistajien vastuita.
- Tämä lisää työntekijöiden autonomiaa ja parantaa organisaation reagointikykyä.
Viestinnän ja tiedonkulun parantaminen:
- Tehtävienhallintajärjestelmän käyttöönotto: Mahdollistaa kaksisuuntaisen viestinnän ja tehtävien reaaliaikaisen seurannan. Selkeät ohjeet ja vastuuhenkilöiden nimeäminen varmistavat järjestelmän tehokkaan käytön.
- Tiedonkulun tehostaminen työvuorojen välillä: Otetaan käyttöön yhtenäiset ohjeet ja prosessit. Asemavastaavan säännöllinen osallistuminen vuoronvaihtoihin varmistaa tärkeän tiedon välittymisen.
Työn organisoinnin ja suunnittelun kehittäminen:
- Keskitytään prosessiorganisaation kehittämiseen linjaorganisaatioon palaamisen sijaan.
- Päivitetään prosessikuvaukset ja selkeytetään vastuualueet.
- Lisätään koulutusta prosessiorganisaation toimivuuden tukemiseksi.
- Parannetaan työsuunnitelmallisuutta realistisen ja systemaattisen suunnittelun avulla.
Nämä toimenpiteet tähtäävät työhyvinvoinnin parantamiseen, tehokkuuden lisäämiseen ja organisaation toiminnan tehostamiseen konkreettisilla ja toteuttamiskelpoisilla ratkaisuilla.
Osallistujien kokemukset
Henkilöstö oli erittäin aktiivinen ja keskittyi heille tärkeimpien teemojen ratkaisemiseen. Työpajojen aikana syntyneet toimintasuunnitelmat ovat toteuttamiskelpoisia ja realistisia.
”Oli innostavaa päästä vaikuttamaan oman työn kehittämiseen. Yhteistyö kollegoiden kanssa toi uusia näkökulmia ja konkreettisia ratkaisuja,” kertoi yksi osallistujista.
”Työskentely oli tehokasta ja antoisaa. Tuntui hyvältä, että ideoitamme arvostettiin ja ne viedään käytäntöön,” totesi toinen osallistuja.
Asiakasarvo ja konkreettiset hyödyt
- Työhyvinvoinnin parantaminen: Henkilöstön itsensä suunnittelemat toimenpiteet vähentävät kuormitusta ja sujuvoittavat arjen työtä. Kun ratkaisut perustuvat työntekijöiden omiin kokemuksiin ja tarpeisiin, ne ovat tehokkaita ja lisäävät työtyytyväisyyttä.
- Yhteistyön ja luottamuksen vahvistaminen: Henkilöstön aktiivinen osallistuminen ja selkeytetyt roolit sekä parantunut viestintä edistävät tiimien välistä yhteistyötä. Tämä rakentaa luottamusta organisaatiossa ja vahvistaa yhteishenkeä.
- Kustannustehokkaat ratkaisut: Ratkaisut ovat henkilöstön kehittämiä ja suurin osa niistä ei aiheuta lisäkustannuksia. Ne perustuvat toimintatapojen yhdenmukaistamiseen, sopimuksiin ja kaikkien sitoutumiseen. Työnantajan monipuolinen tuki ja henkilöstön oma sitoutuminen varmistavat onnistumisen.
On tärkeää huomata, että suunniteltujen toimenpiteiden vieminen käytäntöön, niihin sitoutuminen ja toteutumisen seurannan ylläpitäminen ovat ratkaisevia vaiheita hyödyn konkretisoimisessa arjessa ja todellisten vaikutusten aikaansaamisessa. Johto sitoutui etukäteen jo ennen kehittämispäivää tuotettujen ratkaisujen jatkokehittämiseen ja toteutuksen edistämiseen, mikä varmistaa suunnitelmien onnistuneen toteutumisen.
Tämä toteutustapa on saanut asiakkailta 94 % suositteluprosentin vuosien ajan, mikä osoittaa sen tehokkuuden ja arvon organisaatioille. Asiantunteva ohjaus varmistaa, että kehittämistyö on tavoitteellista ja tuottaa konkreettisia tuloksia.
”Kehittämispäivä auttoi meitä ymmärtämään muutoksen tarpeet ja löytämään yhdessä ratkaisuja. Se vahvisti sitoutumistamme ja loi pohjan onnistuneelle kehitykselle.”
– Marko Hottinen, pelastusjohtaja (8/2024 asti)
Yhteenveto
Henkilöstön osallistamisen matka on alussa ja jatkuu tulevina vuosina. Johto ja henkilöstö kehittävät yhdessä toimintaa, mikä luo vahvan perustan organisaation tulevaisuudelle. Osallistava kehittämispäivä osoitti, että yhteistyöllä voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia tehokkaasti ja kustannustehokkaasti.
Osallistujat tekivät arvokasta työtä keskittyen heille tärkeimpiin teemoihin. Ratkaisut ovat toteuttamiskelpoisia ja useimmiten kustannustehokkaita. Työnantajan tarjoama monipuolinen tuki ja kaikkien sitoutuminen varmistavat, että muutokset viedään onnistuneesti käytäntöön.
Tämä prosessi on esimerkki siitä, kuinka osallistava kehittäminen voi tuottaa merkittävää arvoa organisaatiolle. Asiantunteva ohjaus ja henkilöstön osallistaminen luovat pohjan jatkuvalle parantamiselle ja työhyvinvoinnin kasvulle.
Lukuvinkit
Nina Lappalainen
Toimitusjohtaja
Uudistamisen Arkkitehti
Muutosjohtaja (Interim)
Palvelujen Lean kehittäjä
Excellence in Service –asiantuntija
Nina Lappalainen on Proinnon toimitusjohtaja, Lean-ajattelun sanansaattaja ja uudistamisen asiantuntija, jolla on yli 30 vuoden kokemus palveluliiketoiminnassa. Hänet tunnetaan Palvelujen Lean-kehittäjänä ja Excellence in Service -asiantuntijana. Hän on erikoistunut moderniin johtamiseen, muutosjohtamiseen sekä asiakaskeskeiseen ja yritysvastuulliseen toimintakulttuuriin.
Nina on tehokas strategian juurruttaja, joka edistää yhteistyötä johdon ja henkilöstön välillä ja on ollut mukana monissa uudistusprosesseissa ja kehitysohjelmissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.
Kokemuksia palvelusta
”Sai meidät miettimään miten voisimme toimia tehokkaammin johtamisen ja toimeenpanon osalta – erinomainen tuki lähtötilanteesta ratkaisuun -toimintamalli – ei pelkkää ongelmaa vaan myös ratkaisuesitys.
Selkeä työnote, ja työnkulun selkeytys – lähtötilanteesta ratkaisuun välivaiheiden kautta – osallistava, kuunteleva aktiivinen vuoropuhelija, ratkaisukeskeinen työote ongelman ratkaisemiseksi! Innovatiivinen näkemys tuottavuudesta. Osaa hyödyntää muualta opittuja toimivia hyviä käytäntöjä.”
Marko Hottinen
pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
”Olen todella tyytyväinen haastatteluun. Oli ilo huomata, kuinka ammattitaitoisesti ja sujuvasti hoidit haastattelun.
Olen erittäin kiitollinen niin omasta kuin kaikkien työkavereidenkin puolesta, että olet mukana auttamassa ja edistämässä työtämme. Haastattelun perusteella olen vakuuttunut, että positiivisia muutoksia ja kehitystä alkaa tapahtumaan.”
Esihenkilö
Keskijohto
Julkishallinnon organisaatio