Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos uudisti päätöksenteon ja strategiatyön
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos jäsensi kahdeksassa kuukaudessa päätöksenteon rakenteet, kokouskäytännöt ja strategiatyön yhteiseksi kokonaisuudeksi. Johtoryhmän ja hallintoryhmän työskentelylle määriteltiin eri tarkoitukset, ja päätösten valmistelu, vastuu ja seuranta kuvattiin yhtenäisesti.
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos jäsensi kahdeksassa kuukaudessa päätöksenteon rakenteet, kokouskäytännöt ja strategiatyön yhteiseksi kokonaisuudeksi. Johtoryhmän ja hallintoryhmän työskentelylle määriteltiin eri tarkoitukset, ja päätösten valmistelu, vastuu ja seuranta kuvattiin yhtenäisesti.
Päätöksenteon hajanaisuus näkyi viestinnässä, rooleissa ja ajankäytössä
Henkilöstön haastattelut olivat nostaneet esiin tarpeen uudistaa johtamisen rakenteita. Päätöksiä käsiteltiin eri tavoin, roolit olivat osin epäselviä ja viestintä ei aina tavoittanut oikeita ihmisiä oikeaan aikaan. Samalla strategiatyölle tarvittiin yhteinen rakenne, joka auttoi erottamaan kiireellisen, tärkeän ja myöhemmin ratkaistavan.
Kehittämisen tavoite ei ollut lisätä kokouksia tai dokumentteja. Tavoitteena oli tehdä näkyväksi, missä asiassa mikäkin ryhmä päättää, miten tieto kulkee ja miten päätösten toteutuminen tarkistetaan.
Miten johtamiskäytäntöjä uudistettiin?
Tehtävät ja päätettävät asiat priorisoitiin
Selviytymisstrategia auttoi rajaamaan sen, mihin johdon huomio tarvittiin ensin ja mitkä asiat voitiin siirtää myöhempään.
Kokouksille annettiin eri tarkoitukset
Johtoryhmän ja hallintoryhmän kokouskäytännöt jäsennettiin niin, että valmistelu, päätös, seuranta ja tiedottaminen eivät sekoittuneet.
Päätöksenteko ja vastuut kuvattiin
Prosesseihin liitettiin vastuut ja yhteiset käsittelytavat, jotta päätökset etenivät yhdenmukaisemmin organisaatiossa.
Strategiatyö käynnistettiin yhteisestä tilanteesta
Johto ja henkilöstö muodostivat tulevaisuuden suunnasta yhteistä ymmärrystä ennen tavoitteiden ja käytännön etenemisen sopimista.
Kokonaisuus rakentui Tilannekuvan pohjalle ja yhdisti johtoryhmävalmennuksen, päätöksenteon rakenteiden uudistamisen ja uuden toimintatavan käyttöönoton. Työn eteneminen noudatti samaa logiikkaa kuin Johtamisen vaikutusketju®.
Yhteiset rakenteet päätöksenteolle ja seurannalle
Eri foorumeille omat tarkoitukset
Johtoryhmän ja hallintoryhmän tapaamisille määriteltiin omat tarkoituksensa, osallistujansa ja käsiteltävät asiat.
Yhtenäinen päätöksentekomalli
Päätösten valmistelu, päätösvastuu, toimeenpano ja seuranta kuvattiin yhteiseksi toimintatavaksi.
Viestintä osaksi seurantaa
Strategian etenemisestä viestiminen kytkettiin sovittuun seurantaan ja vastuisiin.
Strategiatyön vuosirytmi
Strategian päivittäminen ja toteutumisen seuranta liitettiin johtamisen vuosikelloon.
Johtoryhmän kokemus
”Uudet kokouskäytännöt ovat jo näkyneet käytännössä sujuvampana ajankäyttönä ja päätöksenteon nopeutena, mikä tuo selkeyttä arkeen.”
Johtoryhmän jäsen, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Mihin tulos perustuu?
Vaiheelle sovittiin tavoitteeksi jäsentää päätöksenteon rakenteet, kokouskäytännöt, viestinnän vastuut ja strategiatyö yhteiseksi kokonaisuudeksi.
Tavoitteen toteutuminen näkyy käyttöön otetuissa ratkaisuissa: eri foorumien tarkoitukset määriteltiin, päätöksentekomalli kuvattiin, viestintä kytkettiin seurantaan ja strategiatyö liitettiin johtamisen vuosirytmiin. Johtoryhmä arvioi vaiheen päätteeksi lopputuloksen ja hyväksyi sen sovitun mukaisena. Varhainen palaute kertoi sujuvammasta ajankäytöstä ja nopeammasta päätöksenteosta.
Milloin vastaava työ on hyödyllinen?
- kokouksia on paljon, mutta päätökset ja vastuut jäävät epäselviksi
- sama asia palaa käsittelyyn ilman sovittua seurantaa
- strategiatyö ja arjen päätöksenteko kulkevat eri rytmissä
- viestintää yritetään korjata lisäämällä viestejä, vaikka ongelma on päätösprosessissa
Milloin tämä ei ole oikea ratkaisu?
Jos rakenteet ovat kunnossa mutta toimeenpano pysähtyy kapasiteettiin tai osaamiseen, kokousmallin uudistaminen ei yksin ratkaise tilannetta.
Johtoryhmävalmennus + Uuden toimintatavan juurtuminen · 8 kuukautta · johtoryhmä, hallintoryhmä ja henkilöstö · Katso johtoryhmävalmennuksen ja juurtumisen sisältö ja hinta.
Aloita todellisesta tilanteesta
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa arvioimme, tarvitseeko organisaatio johtoryhmävalmennusta, päätöksenteon rakenteiden uudistamista vai muuta tukea.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu