Mistä tunnistaa toimivan johtoryhmän?

Toimivassa johtoryhmässä väitellään enemmän kuin heikosti toimivassa. Väittely koskee asioita, ja se käydään kokouksessa ennen päätöstä. Johtoryhmätyöskentelyn laatu näkyy siinä, mitä kokouksen jälkeen tapahtuu.

Miksi johtoryhmän toimivuutta on vaikea arvioida?

Kokoukset sujuvat ja tunnelma on hyvä, mutta tärkeimmät päätökset siirtyvät viikosta toiseen. Siksi johtoryhmän toimivuutta on vaikea nähdä, kun sitä arvioidaan tunnelmalla ja kokousten sujuvuudella.

Ylimmän johdon ajankäytön tutkimus antaa tähän näkökulman. Bandiera ja kollegat seurasivat 1 114 toimitusjohtajan ajankäyttöä kuudessa maassa. Osa johtajista käytti aikaansa enemmän monen toiminnon yhteisiin kokouksiin ylimmän johdon kanssa, osa kahdenkeskisiin tapaamisiin ydintoimintojen kanssa. Yritykset, jotka palkkasivat ensin mainitun tyypin johtajan, menestyivät keskimäärin paremmin, ja ero näkyi noin kolmen vuoden päästä (Bandiera ym. 2020). Ylimmän johdon ajankäyttö näkyy siis yrityksen tuloksessa.

Miksi erimielisyys on hyvä merkki?

Ryhmätyön tutkimuksessa ristiriitoja pidetään usein haitallisina, ja ihmisten väliset ristiriidat heikentävätkin ryhmän suoritusta. Asiaa koskeva erimielisyys toimii toisin. Meta-analyysin mukaan sen yhteys suoritukseen oli ylimmän johdon ryhmissä myönteisempi kuin muissa ryhmissä (De Wit, Greer & Jehn 2012). Kun eri näkökulmat tulevat esiin ennen päätöstä, johtoryhmä punnitsee vaihtoehtoja ennen kuin sitoutuu yhteen.

Näen saman kuvion asiakastyössä. Kun ihmisten välisiä ristiriitoja ei ole käsitelty, asioista ei uskalleta väitellä kokouksessa. Erimielisyys siirtyy toimeenpanoon, ja päätös muuttuu matkalla.

Erimielisyys tarvitsee rinnalleen turvallisuuden. Coutifaris ja Grant tutkivat asiaa toimitusjohtajien ja johtoryhmien parissa sekä kenttäkokeessa. Kun johtaja kertoi ryhmälleen saamastaan kriittisestä palautteesta ja siitä, mitä aikoo tehdä sen pohjalta, ryhmän psykologinen turvallisuus kasvoi, ja vaikutus näkyi vielä vuoden päästä. Pelkällä palautteen pyytämisellä ei vuoden päästä ollut vaikutusta (Coutifaris & Grant 2022). Kun toimitusjohtaja näyttää esimerkkiä ottamalla palautetta vastaan, muidenkin on helpompi sanoa ääneen, mitä ajattelee.

Hiljainen johtoryhmä on siksi varoitusmerkki. Kun kokouksessa ei olla eri mieltä, erimielisyys siirtyy usein käytäville, ja päätökset muuttuvat toimeenpanossa.

Mistä toimivan johtoryhmän tunnistaa?

Viisi merkkiä kertoo johtoryhmätyöskentelystä enemmän kuin kokousten tunnelma.

• Asialistalla on päätettävää. Suurin osa kokousajasta kuluu asioihin, jotka vain johtoryhmä voi ratkaista. Tilannekatsaukset ja raportit luetaan etukäteen.
• Erimielisyys tulee esiin ennen päätöstä. Vaihtoehdot ja eri näkökulmat käsitellään kokouksessa, ja päätöksen jälkeen jokainen toteuttaa sovitun.
• Päätösoikeus on selvä. Jokaisesta asiasta tiedetään, päättääkö johtoryhmä, toimitusjohtaja vai joku jäsenistä, ja johtoryhmä erottaa käsittelyn ja päätöksen.
• Jäsenet vastaavat kokonaisuudesta. Jäsenet ajattelevat yrityksen tai organisaation kokonaisuutta ja oman yksikkönsä etua sen osana.
• Päätösten toteutumista seurataan. Jokaisella päätöksellä on omistaja ja tarkistuspäivä, ja seuranta kuuluu johtoryhmän rytmiin.

Johtoryhmä voi arvioida itseään näiden merkkien avulla. Kun jokainen jäsen vastaa erikseen, erot vastauksissa kertovat, mistä johtoryhmän kannattaa keskustella ensin. Maksuton Johtoryhmätyön arvio näyttää nykytilan, tavoitteen ja jäsenten väliset erot.

Mitä tämä tarkoittaa toimitusjohtajalle, johtoryhmälle ja organisaatiolle?

Toimitusjohtajalle toimiva johtoryhmä tarkoittaa, että vaikeat asiat tulevat esiin ajoissa. Hänen tehtävänsä on tehdä erimielisyys turvalliseksi ja huolehtia, että päätökset tehdään.

Johtoryhmän jäsenelle se tarkoittaa kahta roolia yhtä aikaa: oman yksikön johtamista ja vastuuta kokonaisuudesta. Kun päätösoikeudet ovat selvät, jäsenen ei tarvitse puolustaa omaa yksikköään jokaisessa asiassa.

Organisaatiolle se näkyy päätösten nopeutena ja johdonmukaisuutena. Esihenkilöt saavat samaa viestiä jokaiselta johtoryhmän jäseneltä.

Mitä maksaa, jos mitään ei tehdä?

Suurempi hinta syntyy viivästyneistä päätöksistä. Kun johtoryhmä siirtää päätöstä kuukaudella, koko organisaatio odottaa sen mukana. Aiheesta lisää blogissa johtamisjärjestelmästä käytännössä.

Miten uusi tapa pysyy käytössä?

Johtoryhmän uusi tapa palaa helposti vanhaan, kun kiire kasvaa. Siksi kokouksen loppuun sovitaan lyhyt arviointi: mikä toimi ja mitä parannetaan seuraavaksi. Juurtumisen tukeen kuuluu johtoryhmän työn seurantaa, varjo-osallistumisia kokouksiin ja jäsenten kautta tehtävää tarkistusta siitä, näkyykö uusi tapa päätöksissä. Tavoite on, että sekä ajattelu että käytäntö muuttuvat. Lue lisää uuden toimintatavan juurtumisesta.

Miten Proinno tekee tämän?

Näen työssäni, että johtoryhmän toimivuus ratkeaa harvoin yksittäisellä valmennuspäivällä. Siksi Proinnossa johtoryhmää kehitetään käynnissä olevien päätösten ja uudistusten sisällä. Käymme läpi asialistat, päätösoikeudet ja kokousten rytmin ja rakennamme johtoryhmän kanssa tavan, jossa erimielisyys tulee esiin ennen päätöstä ja päätösten toteutumista seurataan.

Johtoryhmävalmennuksessa työ tehdään johtoryhmän omilla asioilla. Kun johtoryhmän arjesta halutaan ensin yhteinen kuva, aloitamme Organisaation tilannekuvasta.

Usein kysyttyä johtoryhmätyöskentelystä