TILANNE
Osallistatte henkilöstöä, mutta päätösvalta ja vastuu eivät liiku mukana
Ihmisiä kuullaan, mutta he eivät näe, mitä heidän havainnoilleen tapahtuu. Esihenkilöt kantavat toteutusvastuuta ilman riittävää toimivaltaa, ja samat asiat palaavat johtoryhmään. Vastuullinen johtaminen tekee näkyväksi, kuka päättää, kuka toteuttaa ja miten vaikutus tarkistetaan.
Tunnistatteko nämä?
- Samat asiat palaavat johtoryhmän käsittelyyn, koska päätös, vastuu tai seuranta jäi avoimeksi.
- Päätöksiä kasaantuu toimitusjohtajalle tai muutamille avainhenkilöille.
- Vastuullisuusstrategia tai kestävän kehityksen tavoitteet tunnetaan, mutta niiden yhteys päätöksiin ja päivittäiseen työhön jää epäselväksi.
- Johto seuraa tehtyjä toimenpiteitä, mutta ei näe, muuttiko päätös asiakkaan tilannetta, työn sujuvuutta tai tulosta.
- Johtamisen käytännöt riippuvat yksittäisistä ihmisistä eivätkä kanna kiireessä, kasvussa tai henkilövaihdoksissa.
Lisää aiheesta: miten epäselvät roolit ja vastuut tunnistetaan arjessa.
Ensin tehdään näkyväksi, missä kohdassa ketju tiedosta päätökseen, vastuuseen tai vaikutukseen katkeaa. Lukekaa myös, miten hyvä ja luotettava johtaminen säilyy kiireessä ja muutoksessa.
KÄYTÄNNÖSSÄ
Osallistuminen tuo tiedon, johto kantaa vastuun
Henkilöstön, asiakkaiden ja toiminnan tieto tarvitaan päätösten pohjaksi. Johdon tehtävä on tehdä valinnat, rajata päätösvalta ja kantaa sille kuuluva vastuu. Siksi osallistumisessa tehdään näkyväksi neljä asiaa:
- mihin ihmiset voivat vaikuttaa
- kuka tekee päätöksen ja millä tiedolla
- kenellä on vastuu ja riittävä toimivalta toteutukseen
- miten havainnot ja vaikutukset palautuvat seuraaviin päätöksiin.
Johto ja henkilöstö edistävät asioita yhdessä omista rooleistaan käsin. Johto kuuntelee, perustelee ja kertoo, mitä saadun tiedon perusteella tehdään. Henkilöstö tuo näkyviin työn todellisuuden, osallistuu ratkaisujen rakentamiseen ja kokeilee sovittuja muutoksia käytännössä. Palaute kulkee molempiin suuntiin, jotta kumpikin voi korjata omaa toimintaansa.
Osallistumisen tarkoitus, vaikutusala ja päätöksentekijä sovitaan etukäteen, ja päätöksestä perusteluineen kerrotaan takaisin kaikille osallistuneille.
Sama koskee vastuullista liiketoimintaa. Vastuullisuusstrategia ohjaa toimintaa vasta, kun tavoitteille sovitaan mittarit, päätökset, vastuut ja käytännön toteutus.
ETENEMINEN
Vastuullisen johtamisen kehittäminen vaiheittain
VAIHE 1
Yhteinen kuva nykytilasta
Johto yhdistää luvut, asiakkaiden tai palvelujen käyttäjien kokemukset, henkilöstön havainnot ja toimintaympäristön reunaehdot. Samalla erotetaan toisistaan tosiasiat, tulkinnat ja oletukset.
VAIHE 2
Päätösvallan ja vastuun rajat
Määritellään, mitä ratkaistaan hallituksessa, johtoryhmässä, yksiköissä ja työyhteisöissä. Vastuun rinnalle annetaan riittävä toimivalta, resurssit ja selkeä tapa viedä esteet päätettäväksi.
VAIHE 3
Päätöksestä ensimmäiseen tekoon
Päätöksestä kirjataan, mitä sen pitää muuttaa, kuka vastaa, mikä on ensimmäinen teko ja milloin etenemistä arvioidaan. Näin päätös etenee kokousmuistiosta työhön.
VAIHE 4
Vaikutus ja palaute molempiin suuntiin
Ihmiset otetaan mukaan silloin, kun heidän tietonsa voi parantaa tilannekuvaa, ratkaisua tai toteutusta. Johto ja henkilöstö kehittävät työtä yhdessä, antavat palautetta molempiin suuntiin ja tarkistavat, miten sovittu ratkaisu toimii todellisessa työssä. Samalla kerrotaan avoimesti, mikä on jo päätetty, mihin voi vaikuttaa ja kuka tekee lopullisen päätöksen.
Seurannassa tarkastellaan tehtyjen toimenpiteiden lisäksi, mitä muuttui asiakkaalle, ihmisille, toiminnalle ja tulokselle sekä mitä seuraavassa päätöksessä pitää tehdä toisin.
Johdon yhteisen työn lähtötilanteen voi tarkistaa johtoryhmätyön arviolla, kokousten hinnan kokouslaskurilla ja uudistuksen katkoskohdat uudistuksen itsearviolla. Vaiheiden logiikkaa kuvaa Johtamisen vaikutusketju®. Aiheesta lisää artikkeleissa palaverikäytännöt kuntoon ja psykologinen turvallisuus ei vielä takaa vaikutusta.
ESIMERKIT
Vastuullisuus johtamisessa: kaksi esimerkkiä
Salpamaa Oy: vastuullisuusstrategia mittareiksi ja toimeenpanoksi
Salpamaa rakensi kuukaudessa vastuullisuusstrategian, jossa hiilineutraalius, materiaalien hyödyntämisaste, energiatehokkuus, vastuulliset hankinnat ja henkilöstön hyvinvointi muutettiin tavoitteiksi, seurattaviksi mittareiksi, toimenpiteiksi ja vastuiksi. Henkilöstö osallistui työhön.
”Prosessi oli nopea ja osallistava, mikä varmisti, että koko henkilöstö sitoutui yhteisiin tavoitteisiin.”
Antti Leiskallio, toimitusjohtaja, Salpamaa Oy
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos: päätösoikeudet ja johtamisen vuosirytmi
Kaksivuotisessa kehitysohjelmassa sovittiin päätösoikeudet, karsittiin päällekkäiset kokoukset ja rakennettiin johtamisen vuosirytmi.
Henkilöstö ratkaisi useita arjen ongelmia itse, ja ratkaisut vietiin käytäntöön. Johto vastasi siitä, että sovittu myös tehtiin.
”Johtoryhmämme kokoukset lyhenivät ja päätökset tehtiin selkeämmin, ja yhteistyö parani merkittävästi.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Taustaa
Mitä vastuullinen johtaminen tarkoittaa käytännössä?
Vastuullinen johtaminen on hyvää, luotettavaa, oikeudenmukaista ja ennakoivaa johtamista sekä hyvää työnantajuutta. Se näkyy siinä, miten ihmiset kohdataan ja kuullaan, miten päätökset perustellaan, miten vastuut ja päätösvalta jaetaan ja miten johto, esihenkilöt ja henkilöstö vievät asioita eteenpäin yhdessä omista rooleistaan käsin. Johtaminen rakentuu systemaattiseksi tavaksi muodostaa yhteinen tilannekuva, tehdä päätöksiä, toteuttaa ne ja arvioida vaikutuksia. Organisaatiota tarkastellaan kokonaisuutena, jossa yhden päätöksen vaikutukset ihmisiin, asiakkaisiin, toimintaan, talouteen, ympäristöön ja tulevaisuuteen tehdään näkyviksi.
Arvostus ja oikeudenmukaisuus näkyvät reiluna kohteluna, aitona kuuntelemisena ja tahtona ymmärtää, palautteena molempiin suuntiin sekä päätösten ymmärrettävinä perusteluina. Vastuullisuutta on myös se, että ongelmiin puututaan, eri näkemykset käsitellään ja osapuolet ovat valmiita tulemaan tarvittaessa puolitiehen vastaan yhteisen ratkaisun löytämiseksi.
Proinnon näkemyksen mukaan työn kehittäminen yhdessä on parasta työhyvinvointityötä (lue, miksi työn sujuvuus on työhyvinvointia). Huomio kohdistuu silloin itse työhön: sen esteisiin, vastuisiin, yhteistyöhön ja toimintatapoihin. Johto ja henkilöstö tuovat yhteiseen työhön tietonsa ja vastuunsa.
Vastuullinen liiketoiminta syntyy johdon valinnoista ja päivittäisestä työstä. Kun tavoitteet on kytketty päätöksiin, ympäristöön, ihmisiin, asiakkaisiin ja talouteen liittyvät vaikutukset voidaan ottaa mukaan samoihin johtamisen käytäntöihin.
Vastuullisuus johtamisessa näkyy siinä, että päätösvalta, vastuu ja seuranta kulkevat yhdessä. Proinnon Johtamisen vaikutusketju® näyttää, missä kohdassa vastuu ja vaikutus katkeavat.
Miksi asia on ratkaistava
Mitä nykyinen tilanne maksaa?
Epäselvä päätöksenteko kasvattaa riskiä
Hitaat tai vaikeasti perusteltavat päätökset heikentävät toimeenpanoa, luottamusta ja organisaation kykyä uudistua.
Vastuu ja työ kiertävät
Kun päätösvalta, palaute ja yhteinen kehittäminen eivät muodosta toimivaa käytäntöä, asioita siirretään, korjataan ja käsitellään uudelleen.
Epäoikeudenmukaisuus kuormittaa
Epäselvät odotukset, kuulluksi tulemattomuus ja harvoille kasautuva vastuu lisäävät epävarmuutta ja turhautumista.
Toteutustapa
Miten tämä eroaa johtamisvalmennuksesta tai vastuullisuusraportoinnista?
Johtamisvalmennus voi vahvistaa yksilöiden osaamista. Vastuullisuusraportointi puolestaan tekee tavoitteita ja tunnuslukuja näkyviksi. Muutos syntyy, kun päätöksenteko, vastuut ja arjen toiminta muuttuvat niiden mukana.
Proinnon työ kohdistuu strategisten uudistusten toimeenpanoon ja organisaation johtamiskäytäntöihin. Työssä rakennetaan ja kokeillaan johtamisen rakennetta todellisessa työssä: yhteistä tilannekuvaa, päätöksenteon tapaa, vastuunjakoa, osallistumisen reittejä, johtamisen rytmiä ja vaikutusten seurantaa.
Organisaatiolle jää käyttöön sovittu ja kokeiltu tapa johtaa, seurata ja korjata toimintaa itse.
Roolit
Mitä vastuullinen johtaminen muuttaa organisaatiossa?
Toimitusjohtajalle ja omistajalle
Kokonaisuus on paremmin johdettavissa, kun päätösten eteneminen, keskinäiset riippuvuudet ja kriittiset riskit ovat näkyvissä. Päätökset pysyvät sillä tasolla, jolle ne kuuluvat.
Johtoryhmälle
Yhteinen tieto muuttuu valinnoiksi, vastuiksi ja seurannaksi. Johtoryhmä käsittelee organisaation yhteisiä kysymyksiä vastuualueiden raporttien rinnalla.
Esihenkilöille
Odotukset, toimivalta ja tapa nostaa esteet ratkaistavaksi selkeytyvät. Johtamisen rakenteet kantavat esihenkilön työtä.
Henkilöstölle
Ihmiset ymmärtävät, mikä on tärkeää, mihin he voivat vaikuttaa ja miten heidän havaintonsa etenevät. Heitä kohdellaan arvostavasti ja oikeudenmukaisesti myös paineessa ja muutoksissa. Henkilöstö kehittää työtä yhdessä johdon kanssa ja näkee, miten yhteiset ratkaisut etenevät.
Työnantajuudelle
Työnantajan arvot ja lupaukset näkyvät samoina käytäntöinä rekrytoinnista arjen johtamiseen ja muutostilanteisiin. Hyvä työnantaja kuuntelee aidosti, haluaa ymmärtää työn todellisuutta, puuttuu ongelmiin ja kehittää työtä yhdessä henkilöstön kanssa. Se myös kertoo avoimesti, mitä palautteen perusteella tehdään ja mitä ei voida tehdä sekä miksi.
Asiakkaalle tai palvelun käyttäjälle
Päätökset välittyvät yhtenäisemmin palveluun. Vastuut eivät katoa organisaation rajapinnoissa, ja asiakkaan asia etenee myös muutoksissa ja henkilövaihdoksissa.
Mittarit valitaan aina tavoitellun muutoksen perusteella. Niitä voivat olla esimerkiksi päätösten läpimenoaika, uudelleen käsiteltävien asioiden määrä, sovittujen muutosten eteneminen, työn esteet, asiakaspalaute tai valittu toiminnallinen tai taloudellinen tulos.
Näyttö
Vastuullisuus johtamisessa: lisää näyttöä
Makrum Oy: kasvustrategia ja johtamisen käytännöt samaan työhön
Makrum Oy:n kanssa uudistettiin päätöksentekoa, priorisointia, rooleja ja johtamisfoorumeita sekä tuettiin kasvustrategian toteutusta. Johtoryhmän omista kysymyksistä rakennetut toimintasuunnitelmat otettiin käyttöön jo työskentelyn aikana. Myynti kasvoi 15 %, kun myyntiprosessi, myynnin yhteistyö ja myynnin pelikirja yhtenäistettiin. Katsokaa, miten päätöksiä ja johtamisen käytäntöjä uudistetaan johtoryhmävalmennuksessa.
Johdon tueksi sopivat myös Tilannekuva ja Strateginen varjojäsen. Lukekaa lisää asiakkaiden tuloksista.
KYSYMYKSET
Kysymyksiä vastuullisesta johtamisesta
Mitä vastuullinen johtaminen tarkoittaa?
Arvostavaa ja oikeudenmukaista johtamista, hyvää työnantajuutta sekä johdon ja henkilöstön yhteistä työn kehittämistä. Siihen kuuluvat aito kuunteleminen, palaute molempiin suuntiin, ongelmiin puuttuminen sekä päätösten muuttaminen vastuiksi, teoiksi ja seurannaksi.
Mitä eroa on vastuullisella ja osallistavalla johtamisella?
Osallistava johtaminen tuo ihmisten tiedon päätösten ja toteutuksen tueksi. Vastuullinen johtaminen sisältää lisäksi oikeudenmukaisen kohtelun, päätösvallan, vastuun ja vaikutusten seurannan. Osallistuminen ei siirrä päätösvaltaa tai muodollista vastuuta osallistujille.
Miten päätösvalta ja vastuu sovitetaan yhteen?
Jokaisessa olennaisessa päätöksessä määritellään, kuka päättää, kuka toteuttaa, millaiset valtuudet toteutus vaatii ja milloin asia nostetaan uudelleen päätettäväksi. Vastuu ilman toimivaltaa siirtää kuormaa, mutta toimeenpano ei parane.
Miten työn vaikutusta mitataan?
Lähtötilanne, tavoiteltava muutos ja mittarit sovitaan ennen aloitusta. Mittari valitaan kohdasta, jossa muutoksen pitää näkyä: päätösten eteneminen, uudelleen käsiteltävät asiat, työn esteet, asiakaspalaute tai toiminnallinen tulos.
Mitä vastuullisuus johtamisessa tarkoittaa käytännössä?
Vastuullisuus johtamisessa tarkoittaa, että päätökset perustellaan, päätösvalta ja vastuu kulkevat yhdessä ja ihmisten tieto pääsee vaikuttamaan. Käytännössä jokaiselle olennaiselle päätökselle sovitaan vastuuhenkilö, ensimmäinen teko ja tapa seurata, mitä päätös muutti asiakkaalle, ihmisille, toiminnalle ja tulokselle.
Miten vastuullisuusstrategia viedään käytäntöön?
Vastuullisuusstrategia ohjaa toimintaa vasta, kun tavoitteille sovitaan mittarit, päätökset, vastuut ja käytännön toteutus. Silloin ympäristöön, ihmisiin, asiakkaisiin ja talouteen liittyvät vaikutukset otetaan mukaan samoihin johtamisen käytäntöihin. Esimerkiksi Salpamaa Oy rakensi kuukaudessa vastuullisuusstrategian, jossa tavoitteet muutettiin seurattaviksi mittareiksi, toimenpiteiksi ja vastuiksi.
Mitä hyvä työnantajuus tarkoittaa tässä yhteydessä?
Hyvä työnantaja haluaa ymmärtää työn todellisuutta, kuuntelee henkilöstöä, perustelee päätökset ja puuttuu ongelmiin. Johto ja henkilöstö kehittävät työtä yhdessä omista rooleistaan käsin. Kuulemisesta kerrotaan myös takaisin: mitä saadun tiedon perusteella tehdään, mitä ei tehdä ja miksi.
Sopiiko tapa sekä pk-yrityksille että julkisille organisaatioille?
Kyllä. Päätöksenteon reunaehdot ja vastuut ovat erilaisia, joten toteutus mukautetaan organisaation toimintaympäristöön. Ydin säilyy samana: yhteinen tilannekuva, näkyvä päätöksenteko, vastuun ja toimivallan yhteys sekä vaikutusten seuranta.
Mitä organisaatiolle jää yhteistyön jälkeen?
Organisaatiolle jää sen omassa työssä kokeiltu tapa muodostaa tilannekuva, tehdä päätöksiä, jakaa vastuut ja seurata vaikutuksia. Lisäksi sovitaan, kuka ylläpitää käytäntöä ja miten sitä korjataan kokemuksesta saadun tiedon perusteella.
Mitä vastuullisuuden johtaminen tarkoittaa yrityksessä?
Vastuullisuuden johtaminen tarkoittaa, että vastuullisuusstrategian tavoitteille sovitaan mittarit, päätökset, vastuut ja käytännön toteutus. Silloin ympäristöön, ihmisiin, asiakkaisiin ja talouteen liittyvät vaikutukset ovat osa samoja johtamisen käytäntöjä. Esimerkiksi Salpamaa Oy:ssä vastuullisuusstrategia vietiin mittareiksi ja toimeenpanosuunnitelmaksi.
SUOSITELTU ALOITUS
Mistä vastuullisen johtamisen kehittäminen aloitetaan?
Kun päätökset jäävät johtoryhmässä auki: Johtoryhmävalmennus
10 900–32 900 € + alv
Johtoryhmän päätöksentekovastuut, roolit ja seurannan rytmi kirjataan toimintamalliksi, ja yksi todellinen asia viedään eteenpäin valmennuksen aikana. Kesto 2–3 kuukautta.
Kun vastuu ja toimivalta eivät kohtaa esihenkilötyössä: Esihenkilövalmennus
9 900–34 900 € + alv
Yksi johtamiskäytäntö, kuten päätösvalta tai palautteen käsittely, rakennetaan ja kokeillaan omissa työyhteisöissä. Kesto 2–3 kuukautta.
SEURAAVA ASKEL
Katsotaanko, missä päätös, vastuu tai seuranta katkeaa?
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa jäsennetään, mikä johtamisen käytännöissä jo kantaa, mikä estää etenemistä ja mikä on oikean kokoinen seuraava askel. Saatte jäsennyksen käyttöönne riippumatta siitä, jatkammeko yhdessä.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu Pyydä tarjous
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia