Tilannekuva lyhyesti · organisaation nykytila-analyysi, selvitys ja suositukset
Selkeä kuva ennen isoa päätöstä. Tilannekuva on organisaation nykytila-analyysi johdolle: kokoamme johdon, henkilöstön, asiakkaiden ja lukujen tiedon ja vastaamme yhteen johdon kysymykseen.
- Tilanne
- Strategia ei etene, kustannukset kasvavat tai säästö- tai rakennepäätös tarvitsee perustellun pohjan.
- Saatte
- kirjallisen selvityksen ja toimenpidesuositukset: mikä kantaa ja mikä hidastaa
- priorisoidun listan: mitä ratkaistaan heti ja mitä valmistellaan
- perustellun seuraavan askeleen, vastuut ja tarkistuspäivän
- Kesto ja hinta
- Tilannekuvahaastattelujen määrä ja laajuus sovitaan3–8 viikkoa6 900–24 900 € + alv
TILANNE
Milloin organisaation nykytila-analyysi tarvitaan?
- Strategia on päätetty, mutta painopisteet, vastuut ja toimintatavat eivät ole muuttuneet käytännön työssä.
- Sama asia palaa johtoryhmään, koska luvut, kokemukset ja tulkinnat eivät muodosta yhteistä kokonaisuutta.
- Kustannukset, työmäärä tai kuormitus kasvavat, mutta niiden aiheuttajasta ei ole riittävää näyttöä.
- Säästöpäätös, investointi tai rakennemuutos pitää valmistella niin, että vaikutukset asiakkaisiin, henkilöstöön ja talouteen näkyvät ennen ratkaisua.
Tilannekuva on organisaation nykytila-analyysi, joka vastaa yhteen johdon kysymykseen. Ennen aloitusta sovitaan yksi kysymys, johon johdon pitää saada vastaus.
LOPPUTULOS
Mitä nykytila-analyysista jää käteen
- Kirjallinen selvitys toimenpidesuosituksineen, jossa olennaiset tosiasiat ja käytetyt tietolähteet, todennäköiset syy-yhteydet, eriävät tulkinnat, epävarmuudet ja puuttuva tieto on erotettu toisistaan.
- Vahvuudet ja toimivat käytännöt, joiden varaan uudistus rakennetaan.
- Priorisoitu lista: ratkaistaan heti, valmistellaan päätökseen, selvitetään lisää.
- Suositus seuraavasta askeleesta perusteluineen sekä vaihtoehdot ja niiden keskeiset vaikutukset eri näkökulmista.
- Johdon läpikäynti ja yhteinen käsittely, jossa vastuut ja tarkistuspäivä sovitaan.
Näyte: selvityksen sisällysluettelo
- Johdon kysymys ja työn rajaus
- Mikä kantaa
- Mikä hidastaa ja miksi
- Eriävät näkemykset ja puuttuva tieto
- Ratkaistaan heti · valmistellaan päätökseen · selvitetään lisää
- Suositus seuraavasta askeleesta
Teiltä tarvitaan: aloituspalaveri, sovitut haastattelut tai kysely, kysymyksen kannalta tarpeellinen aineisto, johdon läpikäynti ja yhteinen käsittely. Tarkka ajankäyttö kirjataan ehdotukseen ennen tilausta.
ETENEMINEN
Näin nykytila-analyysi etenee
VAIHE 1
Kysymys rajataan
Sovimme, mitä johdon pitää saada selville, mihin kokonaisuuteen työ rajataan ja mitä aineistoa käytetään. Luottamuksellisuus ja havaintojen esittämistapa sovitaan ennen tiedonkeruuta. Samalla määritetään olennaiset näkökulmat ja se, mihin työ ei ulotu.
VAIHE 2
Olennainen tieto kootaan
Johdon ja henkilöstön haastattelut, tarvittaessa kohdennettu kysely, asiakas- ja henkilöstöpalaute, prosessi- ja taloustieto sekä työn havainnointi. Kokoamme sen tiedon, jota sovittu kysymys edellyttää. Tarkoitus on koota ratkaistavan kysymyksen kannalta riittävä ja keskenään vertailtava aineisto. Säästöpäätöksen vaikutusten laskemisesta kerromme artikkelissa Mitä säästöpäätös oikeasti maksaa?
VAIHE 3
Havainnot ristiintarkistetaan
Eri lähteiden tietoa verrataan. Näkyviin tulee, mikä on todennettavissa, mikä perustuu kokemukseen tai tulkintaan ja missä tarvitaan lisätietoa. Yksittäinen havainto esitetään yksittäisenä havaintona. Menetelmät kuvaamme artikkelissa Nykytila-analyysin työkalut.
VAIHE 4
Johto käy tulokset läpi ja seuraava askel sovitaan
Johto arvioi ensin havaintojen merkityksen ja päätöksenteon reunaehdot. Yhteisessä käsittelyssä päätetään tilanteen mukaan seuraava ratkaisu, työssä kokeiltava muutos tai se, mitä pitää valmistella ennen päätöstä. Samalla nimetään vastuu, ensimmäinen askel, seurattava vaikutus ja tarkistuspäivä. Miksi tieto ei aina muuta toimintaa, kerromme artikkelissa Tiedolla johtaminen.
ESIMERKKI
Nykytila-analyysi käytännössä: esimerkit
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos: tilannekuva henkilöstön tiedosta
Laaja Tilannekuva, toteutettu kehitysohjelman käynnistysvaiheessa. Kolmen kuukauden työ yhdisti aiemmat työhyvinvointikyselyt, henkilöstön haastattelut ja johdon käsittelyn. Tuloksena syntyi yhteinen tilannekuva ja kehityssuunnitelma uuden kehitysohjelman päätöksenteon pohjaksi. Johto hyväksyi tilannekuvan, rajatut kehityskohteet ja toimintasuunnitelman sovitun mukaisina. Tilannekuva ohjasi seuraavia vaiheita: henkilöstön kehittämispäivää ja prosessimaisen palvelutuotannon käsikirjaa.
”Tilannekuva auttoi meitä hahmottamaan organisaation nykytilanteen ja antoi selkeän suunnan kehittämistyölle. Henkilöstön osallistaminen heti alusta lähtien varmisti, että saimme kokonaisvaltaisen kuvan kehityskohteista. Lopputuloksena syntyi konkreettinen ja realistinen toimintasuunnitelma, jonka avulla voimme viedä muutokset käytäntöön.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
Oulun Infra: henkilöstön havainnoista kehittämissuunnitelmaksi
Neljän kuukauden kokonaisuudessa haastateltiin 20 työntekijää ja käsiteltiin havainnot yhteisessä kehittämispäivässä, johon osallistui noin 60 henkilöä. Työstä syntyivät priorisoidut kehittämiskohteet sekä lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmat johdon jatkokäsittelyyn.
Lue Oulun Infran asiakastarina
Haluatteko nähdä, miten Tilannekuva eroaa Tilannepäivästä ja Kantokykyarviosta? Erot näette palvelujen vertailusta.
HINTA
Tilannekuvan hinta: 6 900–24 900 € + alv
Hintaan vaikuttavat haastateltavien ja yksiköiden määrä, aineiston laajuus ja analyysin syvyys sekä se, kuinka paljon aineistosta kokoatte itse. Kiinteä hinta sovitaan tarjouksessa ennen aloitusta.
Tilannekuva, rajattu
Enintään 10 haastateltavaa ja yksi johdon kysymys. Sisältää rajauksen, haastattelut ja sovitun aineiston, analyysin, johdon läpikäynnin, yhteisen käsittelyn ja kirjallisen selvityksen toimenpidesuosituksineen.
Kesto: noin 3 viikkoa.
Tilannekuva, laaja
Yli 10 haastateltavaa tai koko organisaatio. Sisältää laajemman haastattelu- ja aineistokokonaisuuden, tarvittaessa kohdennetun kyselyn tai työn havainnoinnin, analyysin, johdon läpikäynnin, yhteisen käsittelyn ja kirjallisen selvityksen toimenpidesuosituksineen.
Kesto: 5–8 viikkoa.
Lupaus: jos sovittu aineisto on jäänyt analysoimatta tai sovittuun kysymykseen ei ole vastattu alkuperäisen rajauksen sisällä, täydennämme työn ilman lisäkustannusta.
Tilannekuva vastaa sovittuun kysymykseen käytettävissä olevan aineiston perusteella ja tuo näkyviin myös epävarmuudet ja tiedon rajat.
Laajan Tilannekuvan hinta tarkentuu haastateltavien määrän ja yksiköiden mukaan, ja kiinteä hinta sovitaan ennen aloitusta. Ehdotuksessa eritellään rajaus, toimitukset, teiltä tarvittava aika, aikataulu ja kiinteä hinta.
Taustaa
Organisaation nykytila-analyysi tarvitsee yhteisen tietopohjan
Tilannekuva sopii pk-yritysten ja julkisten organisaatioiden johdolle, kun tietoa on paljon mutta johto ei vielä näe, mistä ongelma syntyy tai mihin muutos kannattaa kohdistaa.
Tilannekuvasta on hyötyä esimerkiksi silloin, kun
- vastuut näyttävät organisaatiokaaviossa selkeiltä, mutta työ tai asiakkaan asia pysähtyy yksiköiden välille
- asiakkaan asia kulkee usean työyhteisön, yksikön tai organisaation kautta ja hidastuu niiden rajapinnoissa
- uusi toimitusjohtaja tai johtaja haluaa ymmärtää, mikä organisaatiossa toimii ennen kuin muuttaa rakenteita tai vastuita
- yhdessä yksikössä toimii hyvä käytäntö, joka halutaan ymmärtää ja ottaa laajemmin käyttöön
Tilannekuva erottaa todennettavat havainnot, erilaiset tulkinnat ja puuttuvan tiedon, jotta johto näkee, mihin voidaan tarttua heti ja mitä pitää vielä selvittää.
Tilannekuva vahvistaa Johtamisen vaikutusketjun® kahta ensimmäistä vaihetta, havaintoa ja tulkintaa. Laajemmin työtä kuvaa teemasivu strateginen uudistuminen. Työn arjen kitkaa voi kartoittaa ennen yhteydenottoa myös työn sujuvuuden arviolla.
Vaikutukset
Mitä epäselvä tilanne maksaa?
Uudistuksen hidastuminen tai väärin kohdistettu muutos ei näy yhdellä kustannusrivillä. Vaikutus voi kertyä samojen asioiden uudelleen käsittelystä, odottamisesta, päällekkäisestä työstä, asiakkaan asian viivästymisestä, virheistä, johdon kuormituksesta tai väärin kohdistetusta investoinnista.
Ennen Tilannekuvan käynnistämistä sovitaan, mitkä vaikutukset ovat juuri tässä tilanteessa olennaisia ja millä tiedolla niitä voidaan arvioida. Kun luotettavaa aineistoa on, nykyisen tilanteen kustannusta ja eri ratkaisujen vaikutuksia arvioidaan organisaation omilla luvuilla. Euromääräinen arvio tehdään, kun aineisto riittää siihen.
Hinnan rinnalla tarkastellaan siksi myös toista kysymystä: mitä maksaa, jos uudistus ei etene tai muutos kohdistetaan liian kapean tiedon varassa?
Tiedon laatu
Eri näkemykset ovat päätöksenteon tietoa
Johto näkee tavoitteet, talouden ja reunaehdot. Esihenkilöt näkevät vastuiden väliset katkokset. Henkilöstö tietää, miten työ todella etenee. Asiakas kokee kokonaisuuden, vaikka palvelu tuotetaan useassa yksikössä tai organisaatiossa.
Tilannekuvassa nämä näkymät tuodaan samaan tarkasteluun omina näkyminään. Päätöksenteon kannalta erotetaan toisistaan:
- mitä aineiston perusteella tiedetään
- missä ihmiset tulkitsevat samaa tilannetta eri tavoin
- mitä ei vielä tiedetä
- mitä voidaan ratkaista nyt
- mitä pitää selvittää ennen päätöstä
Eriävä tulkinta on päätöksenteon tietoa: se osoittaa päätöksen riskin, asiakkaalle näkyvän katkoksen tai vaikutuksen, joka jää yhdestä asemasta näkymättä.
Tilannekuva osoittaa, mihin uudistuminen kannattaa kohdistaa, mitä vahvuuksia säilyttää ja mitä toimeenpano edellyttää johtamiselta, vastuunjaolta ja käytännön työltä. Nykytilan rinnalla tarkastellaan näkyvissä olevia muutoksia: mitä asiakkaiden tarpeissa, työssä tai toimintaympäristössä on muuttumassa ja mihin organisaation pitää valmistautua seuraavaksi. Sovitut havainnot ja tarkistettavat oletukset antavat organisaatiolle pohjan päivittää tilannekuvaa myös omin voimin.
Syykartta · asiantuntijayritys
Esimerkki nykytila-analyysista: miksi asiantuntijan aika ei muutu tulokseksi?
Oire: laskutettava aika vuotaa. Tilannekuvassa oireen taustalta voi löytyä esimerkiksi nämä syyt:
- Priorisointi jää auki
- Päätöstä odotetaan viikkoja
- Kaikki on yhtä kiireellistä
- Työn omistaja on epäselvä
- Sama asia selvitetään kahdesti
- Myynti lupaa, toteutus korjaa
- Laajuus kasvaa sopimatta
- Muutoksia ei hinnoitella
- Palaute tulee liian myöhään
- Osaaminen yhden ihmisen varassa
- Tekoälyä kokeillaan yksin
- Rutiinit tehdään käsin
- Keskeneräiset luovutukset
- Palaveri ilman päätöstä
- Tieto on hajallaan
Yksi oire, viisi syyperhettä. Korjaus kohdistetaan vasta, kun syyt näkyvät yhdessä kuvassa.
Sopiiko tämä teille
Milloin Tilannekuva on oikean kokoinen palvelu?
Tilannekuva sopii yrityksen tai julkisen organisaation johdolle, kun päätöksen vaikutus on merkittävä ja tietoa tarvitaan useasta lähteestä tai näkökulmasta.
Yrityksessä tarkastelu voi koskea esimerkiksi strategian toteutusta, vastuunjakoa, kannattavuuden heikkenemistä, kasvun esteitä tai asiakkaan asian etenemistä. Julkisessa organisaatiossa kysymys voi liittyä esimerkiksi palvelurakenteeseen, yksiköiden välisiin vastuisiin, uuteen toimintamalliin, resurssien kohdentamiseen tai rakennepäätöksen vaikutuksiin asiakkaisiin, henkilöstöön, toimintaan ja talouteen.
Kun kyse on yhdestä rajatusta esteestä, joka voidaan käsitellä yhdessä päivässä, sopiva palvelu on Tilannepäivä. Kun ratkaisu on jo valittu ja se pitää viedä työhön, sopiva palvelu on Toimeenpanosprintti. Yrityskaupan, omistajanvaihdoksen tai muun erityisen omistajapäätöksen yhteydessä tarkastelu tehdään Kantokykyarviona.
KYSYMYKSET
Kysymyksiä Tilannekuvasta
Mitä nykytila-analyysi tarkoittaa?
Nykytila-analyysi kokoaa organisaation tämänhetkisen tilanteen useasta lähteestä: johdon ja henkilöstön haastatteluista, asiakaspalautteesta sekä prosessi- ja taloustiedosta. Tilannekuvassa analyysi rajataan yhteen johdon kysymykseen, ja todennettu tieto, tulkinnat ja puuttuva tieto erotetaan toisistaan.
Mitä nykytila-analyysi mahdollistaa johdolle?
Johto saa uudistuksen suuntaamista ja toimeenpanoa varten jäsennetyn kokonaisuuden. Siinä näkyvät olennaiset tosiasiat ja tietolähteet, yhteiset ja toisistaan poikkeavat tulkinnat, vahvuudet ja toimivat käytännöt, todennäköiset syy-yhteydet ja tiedon rajat, vaihtoehdot vaikutuksineen, heti ratkaistavat asiat, lisäselvitystä tai päätöksentekijän ratkaisua vaativat asiat sekä suositus seuraavasta askeleesta perusteluineen.
Mitä Tilannekuva maksaa?
Tilannekuva maksaa 6 900–24 900 € + alv laajuuden mukaan ja kestää 3–8 viikkoa. Kiinteä hinta sovitaan tarjouksessa ennen aloitusta.
Hinnan ratkaisevat tarkasteltavan kokonaisuuden laajuus, tietolähteet, haastattelujen ja yksiköiden määrä sekä yhteisten käsittelyjen tarve. Ehdotuksessa eritellään työn rajaus, sisältö, asiakkaalta tarvittava aika, toimitukset, aikataulu ja kiinteä hinta.
Mitä voitte odottaa nykytila-analyysilta?
Tilannekuva vastaa sovittuun kysymykseen käytettävissä olevan aineiston perusteella ja tuo näkyviin myös epävarmuudet ja tiedon rajat. Jos sovittu aineisto on jäänyt analysoimatta tai sovittuun kysymykseen ei ole vastattu alkuperäisen rajauksen sisällä, täydennämme työn ilman lisäkustannusta. Tilannekuva vahvistaa Johtamisen vaikutusketjun® kahta ensimmäistä vaihetta, havaintoa ja tulkintaa.
Miten Tilannekuva eroaa Tilannepäivästä?
Tilannepäivä (työpaja) käsittelee yhden rajatun esteen puolen päivän tai päivän aikana. Tilannekuva (selvitys ja suositukset) kokoaa useasta lähteestä kirjallisen selvityksen ja toimenpidesuositukset 3–8 viikossa, kun kysymys on laajempi tai päätöksen vaikutus merkittävämpi.
Milloin tarvitaan Kantokykyarvio Tilannekuvan sijaan?
Kantokykyarvio on tarkoitettu isoon siirtymään: yrityskauppaan, omistajan- tai johtajanvaihdokseen tai kasvuhyppyyn. Muissa tilanteissa johdon kysymykseen vastataan Tilannekuvalla.
Paljonko Tilannekuva vie johdon ja henkilöstön aikaa?
Teiltä tarvitaan aloituspalaveri, sovitut haastattelut tai kysely, johdon läpikäynti ja yhteinen käsittely. Rajatussa Tilannekuvassa haastatellaan enintään kymmentä henkilöä. Ehdotuksessa kerrotaan ennen tilausta, keneltä osallistumista tarvitaan ja kuinka paljon.
Voiko Tilannekuvan tehdä herkässä tai jännitteisessä tilanteessa?
Kyllä, kun työn tarkoitus, luottamuksellisuus ja tietojen käyttö sovitaan ennen aloitusta. Havaintoja käsitellään tavalla, joka ei henkilöi toimintatavan ongelmia. Alle viiden vastaajan ryhmiä ei eritellä, eikä yksittäisiä vastauksia raportoida niin, että henkilö voidaan tunnistaa.
Mitä jos johto ja henkilöstö näkevät tilanteen eri tavoin?
Se on tavallinen ja päätöksenteon kannalta tärkeä havainto. Tilannekuvassa näkemyksiä ei pakoteta samanlaisiksi. Näkyviin tuodaan, mistä ollaan samaa mieltä, missä tulkinnat eroavat, mihin erot voivat perustua ja mitä niiden vuoksi pitää selvittää tai ratkaista.
Mitä asiakkaan pitää toimittaa?
Vain sovitun kysymyksen kannalta tarpeellinen aineisto. Se voi olla esimerkiksi asiakas- tai henkilöstöpalautetta, toiminnan mittareita, taloustietoa, prosessikuvauksia, suunnitelmia tai aiempia päätöksiä. Tarvittava aineisto sovitaan rajauksen yhteydessä.
Onko Tilannekuva ulkopuolinen arvio?
Proinno toimii ulkopuolisena asiantuntijana ja tekee havaintojen perustan sekä tulkinnan rajat näkyviksi. Kyse ei kuitenkaan ole lakisääteisestä tarkastuksesta, sertifioinnista, tilintarkastuksesta tai oikeudellisesta arviosta.
Mitä jos ratkaisu on jo päätetty?
Kun päätöksen perusteita ei tarvitse enää arvioida, työ suunnataan päätöksen vaikutusten arviointiin tai käytäntöön vientiin, esimerkiksi Toimeenpanosprintillä.
Mitä nykytila-analyysin työkaluja käytetään?
Tilannekuvassa käytetään johdon ja henkilöstön haastatteluja, tarvittaessa kohdennettua kyselyä, asiakas- ja henkilöstöpalautetta, prosessi- ja taloustietoa sekä työn havainnointia paikan päällä. Työkalut valitaan sovitun kysymyksen mukaan, ja jokaisesta havainnosta kirjataan, mihin lähteeseen se perustuu. Menetelmistä kerromme tarkemmin artikkelissa Nykytila-analyysin työkalut.
SEURAAVA ASKEL
Mihin kysymykseen johto tarvitsee vastauksen?
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa rajaamme kysymyksen ja arvioimme Tilannekuvan koon, aikataulun ja hinnan.
Varaa maksuton Tilannekeskustelu Pyydä tarjous
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia
Edellinen askel: Tilannekeskustelu (maksuton 30 min keskustelu) · Seuraava askel: Toimeenpanosprintti