Uuden toimintatavan juurtuminen lyhyesti
Muutoksen juurruttaminen arjen työhön: käyttöönoton esteet poistetaan, tekeminen yhtenäistyy ja vastuu sekä seuranta siirtyvät osaksi organisaation omaa johtamista.
- Tilanne
- Uusi tapa on päätetty tai pilotoitu, mutta arki vie takaisin vanhaan.
- Saatte
- näkymä siihen, missä uusi tapa toteutuu ja missä se katkeaa
- korjatut työn, järjestelmien ja vastuiden esteet
- omistaja, mittari ja johtamisen rytmi, joilla tapa pysyy käytössä
- Kesto ja hinta
- Uuden toimintatavan juurtuminenlaajuus sovitaan10 viikkoa–6 kuukautta8 900–24 900 € + alv
- Tulos
- Akkoy Service Oy, kolmen vuoden ohjelma: 217 kehitysehdotuksesta 60 % käytössä arjen työssä.
Milloin palvelusta on hyötyä
Milloin muutoksen juurruttaminen on ajankohtaista?
Uuden toimintatavan juurtuminen on muutosjohtamista käyttöönoton vaiheessa. Ennen kuin käyttöongelmaa tulkitaan muutosvastarinnaksi, työn esteet tarkistetaan. Ensin katsotaan tilanteet, joissa uuden tavan pitää näkyä.
- uusi ja vanha tapa ovat käytössä rinnakkain, ja esihenkilöt joutuvat muistuttamaan, selvittämään ja korjaamaan samoja asioita
- eri työyhteisöt tai toimipisteet tulkitsevat samaa mallia eri tavoin, tai uusi tapa on muutaman avainhenkilön varassa
- järjestelmä, mittari, vanha ohje tai päätösvallan puute estää toimimasta sovitusti
- johto näkee koulutukset ja tehdyt toimenpiteet, mutta ei sitä, onko työ muuttunut, ja hankkeen tai pilotin päättyessä vastuu pysyvästä toiminnasta on epäselvä
Miksi koulutus yksin ei muuta tekemistä, kerromme artikkelissa Miksi johtamiskoulutus ei aina muuta johtamista?
Lopputulos
Mitä saatte käteen
- selkeä yhteinen ydin ja sovittu paikallinen liikkumavara
- näyttö siitä, missä uusi tapa toimii ja missä käyttö vielä vaihtelee
- korjatut työn, tiedon, järjestelmien tai vastuiden esteet sovitussa rajauksessa
- nimetty omistaja ja päätösvalta poikkeamien käsittelyyn sekä käytännöt perehdytykseen, tukeen ja toimivien ratkaisujen levittämiseen
- Oppimisen juurtumismittarin® lähtö- ja lopputilanne sekä johtamisen rytmi, jossa käyttöä seurataan ilman uutta kokouskerrosta
Teiltä tarvitaan: johdon vastuuhenkilö, työn tuntevat osallistujat kahteen yhteiseen työskentelyyn (laajassa toteutuksessa 3–5) ja mahdollisuus kokeilla korjattua tapaa oikeassa työssä.
Eteneminen
Näin uuden toimintatavan juurtuminen etenee
VAIHE 1
Mikä pitää toteutua
Johto nimeää toimintatavan, tavoitellun vaikutuksen ja tilanteet, joissa muutoksen pitää näkyä. Samalla erotetaan yhteinen ydin asioista, joita työyhteisö tai yksikkö voi soveltaa omaan työhönsä. Muutoksen lajin tunnistamisesta kerromme artikkelissa Muutosjohtaminen: kaikki muutos ei tarvitse muutoshanketta.
VAIHE 2
Todellinen käyttö näkyväksi
Käyttöä tarkastellaan niiden kanssa, jotka tekevät ja johtavat työtä. Tietoa kootaan sovitusti havainnoista, mittareista, palautteista ja todellisista työtilanteista. Tarvittaessa havainnoimme työtä paikan päällä. Käytön tilannetta seurataan Proinnon Oppimisen juurtumismittarilla®, joka näyttää, missä uusi tapa on käytössä ja missä käyttö tarvitsee korjausta.
VAIHE 3
Esteet korjataan
Työnkulun, järjestelmien, ohjeiden, resurssien ja vastuiden esteet korjataan yhdessä. Johdon päätöstä vaativat asiat viedään johdolle, ja korjattua tapaa kokeillaan oikeassa työssä. Uutta tapaa käytetään todellisissa asiakas-, palvelu-, tuotanto- tai johtamistilanteissa. Proinno tukee kokeilua tapaamisissa, etänä ja tarvittaessa paikan päällä. Havainnot käsitellään nopeasti, jotta käyttö ei pysähdy korjattavissa olevaan esteeseen. Jos rinnakkaisia hankkeita on liikaa, lukekaa Kehittämisen velka.
VAIHE 4
Vastuu siirtyy omaan johtamiseen
Sovittu tapa liitetään johtamisen rytmiin, perehdytykseen, rooleihin ja tarvittaviin mittareihin. Lopuksi arvioidaan, missä tapa toimii, mitä pitää vielä korjata ja voidaanko ulkopuolinen tuki lopettaa tai sitä keventää.
Esimerkki
Toimintatapa, joka on yhä käytössä
Akkoy Service Oy: 60 % kehitysehdotuksista käytössä
Johtamisen käytäntöjä, prosesseja ja henkilöstön kehitysideoiden käsittelyä uudistettiin yhdessä. Kolmen vuoden ohjelmassa 36 työntekijän teollisuusyritys rakensi henkilöstön ideoille pysyvän käsittelytavan. Vuoden aikana kirjatusta 217 kehitysehdotuksesta 60 % on käytössä arjen työssä. Kannuste- ja palkitsemisjärjestelmä rakennettiin yhdessä henkilöstön kanssa, ja se on yhä käytössä ohjelman päättymisen jälkeen.
”Koko henkilöstön ottaminen mukaan kehittämiseen ja päätöksentekoon on vahvistanut ja yhdistänyt meitä.”
Arto Koivumaa, toimitusjohtaja, Akkoy Service Oy
Jyväskylän työllisyyspalvelut: toimintamalli sai omistajansa
Osaamisverkon yhteinen toimintamalli rakennettiin neljän kuukauden aikana viidessä yhteisessä työskentelykerrassa. Mukana oli neljä yksikköä ja noin 28 avainhenkilöä. Lopputulos ja jatkovastuut käytiin läpi johtoryhmän kanssa. Työnhakijan eteneminen pidettiin valintojen perustana, ja organisaatiolle rakennettiin yhteisesti omistettu tapa kehittää palvelua edelleen osana arjen työtä.
Lue Osaamisverkon asiakastarina
”On ollut inspiroivaa nähdä, miten työyhteisö on sitoutunut uuden työrytmin omaksumiseen ja tulosten näkyvän jo nyt.”
Kaisa Repo, toimitusjohtaja, ApuLappi Oy
Missä teidän uudistuksenne katkeaa? Tunnistakaa katkoskohdat maksuttomalla uudistuksen itsearviolla tai vertailkaa vaihtoehtoja palvelujen vertailussa.
Hinta
Juurtumisen hinta: 8 900–24 900 € + alv
Hintaan vaikuttavat yksiköiden ja käyttäjien määrä, tuen kesto ja syvyys sekä se, kuinka paljon seurannasta ja tuesta hoidatte itse. Kiinteä hinta sovitaan tarjouksessa ennen aloitusta.
Rajattu: yksi toimintatapa yhdessä yksikössä
10–12 viikkoa
Yhdelle määritellylle toimintatavalle yhdessä työyhteisössä, yksikössä tai johtamisen käytännössä. Sisältää johdon aloituksen, nykyisen käytön tarkastelun, kaksi yhteistä työskentelyä, tarvittaessa yhden havainnoinnin paikan päällä, kolme tuki- ja tarkistustapaamista sekä vaikutuksen ja vastuun siirtymisen arvioinnin.
Laaja: sama toimintamalli useassa yksikössä
4–6 kuukautta
Kun sama toimintamalli otetaan käyttöön useassa työyhteisössä, toimipisteessä tai organisaatiossa. Sisältää käytön ja vaihtelun tarkastelun eri yksiköissä, 3–5 yhteistä työskentelyä, tarvittaessa havainnointia paikan päällä, tuen kokeilun aikana, johdon väliarvioinnit sekä vastuiden, perehdytyksen ja seurannan ratkaisun.
Rajatun toteutuksen hinta on kiinteä. Laajan toteutuksen kiinteä hinta vahvistetaan kirjallisessa ehdotuksessa. Matka- ja majoituskulut eritellään ehdotuksessa ja laskutetaan toteutuneiden mukaan. Ehdotuksessa eritellään rajaus, toimitukset, asiakkaalta tarvittava työpanos, aikataulu, hinta ja kohta, jossa tulokset sekä jatko arvioidaan.
Käyttöönotto ratkaistaan työssä
Muutoksen juurruttaminen alkaa työn esteistä
Kun uusi tapa ei toteudu, syy löytyy usein työstä: aikaa ei ole varattu, järjestelmä ei tue uutta työnkulkua, mittari palkitsee väärästä asiasta, päätösvalta puuttuu tai kaksi ristiriitaista ohjetta on yhtä aikaa voimassa.
Henkilöstön ja esihenkilöiden havainnot yhdistetään johdon tavoitteisiin, asiakkaan kokemukseen ja toiminnan tietoon. Vaikutuspiirissä olevat esteet korjataan yhdessä. Johdon päätöstä vaativat esteet nostetaan ratkaistaviksi.
Samalla organisaatiolle rakennetaan systemaattinen tapa johtaa käyttöönottoa. Uudelle toimintatavalle sovitaan omistaja, päätösvalta, tilanteet, joissa käytön pitää näkyä, seurattava tieto ja säännöllinen arviointi. Työstä saadut havainnot palautuvat johdon päätöksiin, joten organisaatio pystyy vahvistamaan uutta tapaa omassa arjessaan.
Millaiseen muutokseen
Yksi määritelty toimintatapa tai toimintamalli kerrallaan
Liiketoiminnan tai palvelun toimintatapa
Myynnin, toimituksen, tuotannon, asiakaspalvelun tai hallinnon yhteinen tapa on kuvattu, mutta sen käyttö vaihtelee. Yhteinen ydin, paikallinen liikkumavara ja rajapintojen vastuut tehdään selviksi.
Johtamisen käytäntö tai strateginen valinta
Johtoryhmä on sopinut esimerkiksi päätöksenteosta, priorisoinnista, tiedonkulusta tai strategian toteutuksesta. Käytännössä asia palaa vanhaan rytmiin tai tulkinnat eroavat organisaation eri osissa.
Uusi järjestelmä tai digitaalinen palvelu
Tekninen käyttöönotto on tehty, mutta työ ei ole muuttunut mukana. Tarkastelu kohdistuu työnkulkuun, tiedon käyttöön, vastuisiin ja siihen, mitä vanhasta tavasta pitää lopettaa.
Hankkeessa tai pilotissa rakennettu malli
Toimiva kokeilu pitää siirtää pysyväksi toiminnaksi. Omistajuus, resurssit, johtaminen, perehdytys, seuranta ja jatkuva kehittäminen rakennetaan organisaation omiin rakenteisiin.
Yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa
Muutoksen juurruttaminen yrityksessä ja julkisessa organisaatiossa
Yrityksessä
Tarve voi liittyä kasvuun, yhtenäiseen asiakaspalveluun, laatuun, johtamisen kuormaan tai siihen, että uusi prosessi ei toteudu samalla tavalla eri työyhteisöissä. Hyöty näkyy sujuvampana työnä, tasaisempana laatuna ja siinä, ettei samaa muutosta tarvitse käynnistää uudelleen.
Julkisessa organisaatiossa
Tarve voi syntyä palvelurakenteen muutoksesta, hyvinvointialueen tai kunnan yhteisestä toimintamallista, organisaatiorajat ylittävästä palvelusta tai päättyvästä hankkeesta. Uuden tavan on sovittava päätöksiin, resursseihin, ammattiryhmien vastuisiin ja pysyvään palvelutuotantoon.
Mitä muuttuu
Toimenpiteiden seurannasta todellisen käytön varmistamiseen
Kun käyttöönottoa johdetaan toimenpiteinä
- Seurataan koulutuksia, viestintää ja tehtyjä suunnitelmia
- Poikkeama tulkitaan helposti osaamisen tai sitoutumisen puutteeksi
- Yksi ohje yritetään toteuttaa samalla tavalla kaikkialla
- Havainnot jäävät työyhteisöihin ja esihenkilöille
- Ulkopuolinen tuki jatkuu ilman selvää päätepistettä
Juurtumisen jälkeen
- Seurataan tilanteita, joissa uuden tavan pitää näkyä työssä ja asiakkaalle
- Ensin tarkistetaan työn, järjestelmien, mittareiden, resurssien ja päätösvallan esteet
- Yhteinen ydin ja perustellut paikalliset sovellukset on erotettu toisistaan
- Johdon ratkaistavat esteet kulkevat päätettäviksi ja päätökset takaisin työhön
- Vastuu, osaaminen ja seuranta siirtyvät organisaation omiin rakenteisiin
Juurtumisen tarkistus
Viisi kysymystä juurtumisen tarkistukseen
Valitkaa yksi todellinen työtilanne ja käykää kysymykset läpi työn tekijän, esihenkilön ja toimintatavan omistajan kanssa. Kirjatkaa jokaisesta vastauksesta havainto tai esimerkki.
- Mikä uudessa toimintatavassa on yhteistä kaikille ja mitä voi soveltaa paikallisesti?
- Näkyykö sovittu tapa todellisessa työssä, myös kiireessä ja henkilövaihdoksissa?
- Tukevatko aika, järjestelmät, ohjeet, osaaminen ja päätösvalta uuden tavan käyttöä?
- Kuka käsittelee poikkeamat ja kuka voi ratkaista työn esteen?
- Millä tiedolla seurataan käyttöä ja vaikutusta, ja milloin toimintatapaa arvioidaan uudelleen?
Jos vastaus jää oletukseksi, seuraava tehtävä on hankkia havainto työstä. Jos este tunnetaan mutta sen ratkaiseminen jää ilman omistajaa, tarvitaan johdon vastuun ja toimivallan selkeytys. Tarkistus toimii keskustelun runkona, ja tilanne arvioidaan yhdessä.
Arvo ja investointi
Mitä maksaa, jos vanha ja uusi tapa jäävät elämään rinnakkain?
Investointia verrataan siihen, mitä toistuva ohjaaminen, korjaustyö, vaihteleva laatu ja hidas käyttöönotto maksavat nykyisessä arjessa.
Kustannus voi näkyä toistuvana ohjaamisena, korjaustyönä, erilaisena palvelun laatuna, hitaana perehdytyksenä, esihenkilöiden kuormana, järjestelmäinvestoinnin vajaana hyötynä tai siinä, että sama muutos käynnistetään myöhemmin uudelleen.
Ennen tilausta valitaan asiakkaan omasta tiedosta ne vaikutukset, joilla käyttöönoton arvoa voidaan arvioida luotettavasti. Mittari voi koskea esimerkiksi toimintatavan käyttöä, läpimenoaikaa, korjausten määrää, laatua, asiakkaan etenemistä, henkilöstön kuormaa tai johdon selvittelyyn käyttämää aikaa.
Seuranta rakennetaan organisaation nykyisiin rakenteisiin aina, kun se on mahdollista. Tarkoitus on vähentää uuden tavan tarvitsemaa erityishuomiota, jotta käyttö jatkuu myös silloin, kun ulkopuolinen tuki päättyy ja huomio siirtyy seuraavaan muutokseen.
Sopiiko tämä teille
Mitä voitte odottaa muutoksen juurruttamiselta?
Uuden toimintatavan juurtuminen sopii, kun toimintatapa on jo määritelty ja sitä on vähintään kokeiltu tai otettu osittain käyttöön, mutta käyttö vaihtelee tai vastuu pysyvästä toiminnasta on vielä epäselvä. Kun muutoksen kohde on vielä epäselvä, aloittakaa Tilannekuvasta. Kun uusi prosessi tai toimintatapa pitää vielä rakentaa ja kokeilla, sopiva palvelu on Toimeenpanosprintti.
Kun kyse on johtoryhmän yhteisestä käytännöstä, työn voi yhdistää Johtoryhmävalmennukseen. Esihenkilöiden johtamiskäytännön laajemmassa käyttöönotossa vaihtoehto on Esihenkilövalmennus.
Uudistuksen katkoskohdat voi tunnistaa etukäteen uudistuksen itsearviolla. Juurtumisessa Johtamisen vaikutusketjun® tekeminen muuttuu pysyväksi, vaikutus tarkistetaan ja oppiminen palaa johtamiseen. Arjen työnkulkuja tarkastellaan laajemmin teemasivulla työn sujuvuus ja prosessit.
Kysymykset
Kysymyksiä muutoksen juurruttamisesta
Mitä muutoksen juurruttaminen tarkoittaa?
Päätetty tai pilotoitu toimintatapa saadaan pysyvästi käyttöön: käytön vaihtelu tehdään näkyväksi, työn esteet korjataan ja omistajuus, mittari ja seuranta siirretään organisaation omaan johtamiseen. Käytön tilannetta seurataan Oppimisen juurtumismittarilla®.
Uuden toimintatavan juurtuminen on Proinnon 10 viikosta 6 kuukauteen kestävä työ, jossa sovittu toimintatapa vakiintuu arjen työhön ja vastuu sekä seuranta siirtyvät organisaation omaan johtamiseen. Uusi toimintatapa, palvelumalli tai johtamisen käytäntö on jo suunniteltu, päätetty tai pilotoitu. Osa käyttää sitä, osa soveltaa omalla tavallaan ja osa jatkaa kuten ennen. Johto kuulee muutoksesta eri viestejä eikä pysty vielä näkemään, toimiiko uusi tapa asiakkaalle ja työssä niin kuin oli tarkoitus. Uuden toimintatavan juurtumisessa selvitetään oikeassa työssä, missä sovittu tapa toteutuu, missä se katkeaa ja mitä pitää muuttaa, jotta organisaatio pystyy jatkamaan ilman jatkuvaa ulkopuolista tukea.
Mitä Uuden toimintatavan juurtuminen maksaa?
Uuden toimintatavan juurtuminen maksaa 8 900–24 900 € + alv laajuuden mukaan. Yhdessä yksikössä työ kestää 10–12 viikkoa ja useassa yksikössä 4–6 kuukautta.
Paljonko työ vie teidän aikaanne?
Ajankäyttö riippuu laajuudesta ja käyttöönotettavasta tavasta. Teiltä tarvitaan johdon vastuuhenkilö, työn tuntevat osallistujat, sovitut työskentelyt ja mahdollisuus kokeilla uutta tapaa oikeassa työssä. Ehdotuksessa eritellään ennen tilausta osallistujat, työmäärä ja päätökset, joita teiltä tarvitaan.
Miten Uuden toimintatavan juurtuminen eroaa Toimeenpanosprintistä?
Toimeenpanosprintissä prosessi tai toimintatapa rakennetaan ja kokeillaan. Uuden toimintatavan juurtuminen alkaa, kun tapa on jo määritelty ja osittain käytössä. Sen tehtävä on vähentää käytön vaihtelua, poistaa esteet ja siirtää vastuu normaaliin johtamiseen.
Entä jos henkilöstö vastustaa uutta toimintatapaa?
Vastustus käsitellään tietona. Ensin selvitetään, onko uusi tapa ymmärrettävä, mahdollinen ja työn kannalta perusteltu. Korjattava este tai mallin heikkous käsitellään. Päätetyssä muutoksessa johto vastaa suunnasta, ja me teemme sen käytännön vaatimukset näkyviksi.
Mitä jos päätetty toimintamalli ei toimi?
Silloin mallia ei yritetä pakottaa käyttöön sellaisenaan. Havainnot, vaikutukset ja korjaustarve tuodaan johdolle. Rajauksen sisällä korjattavat osat muutetaan ja kokeillaan. Jos tarvitaan olennaisesti uusi ratkaisu, siitä päätetään ja se rajataan erikseen.
Onko palvelu koulutusta tai muutosviestintää?
Ei ensisijaisesti. Koulutusta tai viestintää käytetään vain, jos puuttuva tieto tai osaaminen todella estää käyttöä. Työ kohdistuu myös työnkulkuun, järjestelmiin, mittareihin, resursseihin, vastuisiin, päätösvaltaan ja siihen, mitä vanhasta tavasta pitää lopettaa.
Mistä tiedetään, onko uusi toimintatapa juurtunut?
Ennen aloitusta määritetään tilanteet, joissa tavan pitää näkyä, lähtötilanne ja arviointitapa. Tietoa voidaan koota esimerkiksi todellisista työtilanteista, käytön vaihtelusta, laadusta, läpimenoajasta, korjaustyöstä, asiakkaan etenemisestä tai henkilöstön ja johdon havainnoista. Pelkkä osallistujapalaute ei osoita juurtumista.
Missä uuden toimintatavan juurtumista on tuettu?
Akkoy Service Oy:ssä henkilöstön ideoille rakennettiin pysyvä käsittelytapa, ja 217 kehitysehdotuksesta 60 % on käytössä arjen työssä. Jyväskylän Osaamisverkossa toimintamalli sai omistajansa johtoryhmän käsittelyssä. Makrum Oy:n toimintamallin uudistuksessa yhteiset kehittämispäivät vakiintuivat tavaksi käsitellä työn esteitä yhdessä. CRM:n käyttöaste nousi 25 %:sta 80 %:iin, ja käytössä ilmenneet pullonkaulat korjattiin suunnitelmallisesti käyttöönoton edetessä. ApuLappi Oy:ssä työyhteisö sitoutui uuden työrytmin omaksumiseen.
Voiko käyttöönoton aloittaa yhdessä työyhteisössä tai yksikössä?
Kyllä. Rajattu toteutus sopii yhden toimintatavan testaamiseen ja vakiinnuttamiseen yhdessä työyhteisössä, yksikössä tai johtamisen käytännössä. Ennen laajentamista arvioidaan, mikä on yhteistä kaikille ja missä paikallinen soveltaminen on tarpeen.
Voidaanko työtä tehdä paikan päällä?
Kyllä. Kun käyttöönoton este näkyy työnkulussa, asiakastilanteessa, tuotannossa tai yksiköiden rajapinnassa, työtä havainnoidaan tarvittaessa paikan päällä. Tuki voidaan yhdistää lähi- ja etätapaamisiksi asiakkaan tilanteen mukaan.
Miksi muutos ei juurru arjen työhön?
Muutos jää juurtumatta, kun työ ohjaa edelleen vanhaan tapaan: aikaa ei ole varattu, järjestelmä ei tue uutta työnkulkua, mittari palkitsee väärästä asiasta, päätösvalta puuttuu tai kaksi ristiriitaista ohjetta on voimassa yhtä aikaa. Siksi juurruttaminen alkaa työn esteiden tarkistamisesta.
Mitä Oppimisen juurtumismittari® mittaa?
Juurtumismittari näyttää, missä uusi toimintatapa on käytössä, missä käyttö vaihtelee ja missä se tarvitsee korjausta. Lähtötilanne mitataan alussa ja lopputilanne työn päättyessä, joten johto näkee muutoksen ja tietää, mihin seuranta kohdistetaan jatkossa.
Mitä muutosjohtaminen tarkoittaa käyttöönoton vaiheessa?
Käyttöönoton vaiheessa muutosjohtaminen tarkoittaa, että uudelle tavalle nimetään omistaja ja päätösvalta, käytön vaihtelu tehdään näkyväksi, esteet korjataan ja seuranta liitetään johtamisen rytmiin. Johto ratkaisee esteet, joita työyhteisö ei voi itse poistaa.
Seuraava askel
Selvitetään, mikä estää uuden tavan käytön
Kertokaa, mikä toimintatapa on jo päätetty tai pilotoitu ja missä käyttö nyt vaihtelee. Tilannekeskustelussa arvioimme, mistä käyttöönoton korjaus aloitetaan.
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia
Edellinen askel: ToimeenpanosprinttiSeuraava askel: Toimeenpanosprintti seuraavaan prosessiin tai Strateginen varjojäsen johdon jatkuvaksi tueksi