MILLOIN PALVELUSTA ON HYÖTYÄ
Johtamisen kehittäminen vie sovitut asiat käytäntöön
Johto kutsuu Proinnon mukaan tilanteessa, jossa tärkeä päätös, uudistus tai toimintatapa tarvitsee näkyvän etenemisen arkeen. Työssä yhdistyvät strategian toimeenpano, muutosjohtaminen, prosessien kehittäminen, vastuiden selkeys ja toiminnan sujuvoittaminen.
Tilanne näkyy usein tavallisessa työpäivässä. Sama asia palaa johtoryhmän pöydälle, päätös odottaa omistajaa, eri yksiköt toimivat eri tavoin tai asiakas joutuu selvittämään organisaation sisäistä työnjakoa.
Palvelu kannattaa valita sen mukaan, missä tärkeän asian eteneminen pysähtyy:
- strategia on sovittu ja sen vaikutus arjen valintoihin on vielä epäselvä
- päätös odottaa toimeenpanoa tai palaa uudelleen käsittelyyn
- vastuu on nimetty ja päätösvalta, aika tai yhteistyö tarvitsevat selkeyttä
- henkilöstön havainnot pitää saada osaksi johdon päätöksiä
- prosessit vaihtelevat ja laatu riippuu yksittäisistä ihmisistä
- asiakkaan asia hidastuu yksiköiden tai kumppaneiden rajapinnoissa
- uusi toimintatapa tarvitsee yhteisen käyttöönoton ja seurannan.
Työ alkaa siitä, missä tärkeä asia pysähtyy. Seuraavaksi sovitaan päätös, vastuu ja käytännön muutos. Vaikutus arvioidaan asiakkaan, henkilöstön, toiminnan ja talouden kannalta.
VALINTA 1
Valitse ensin, mitä pitää saada muuttumaan
Sama ongelma voi näkyä eri puolilla organisaatiota. Siksi palvelua ei valita menetelmän nimen vaan ratkaistavan tilanteen perusteella.
Vastuullinen johtaminen
Kun päätökset keskittyvät harvoille, vastuut ovat epäselviä tai johto ja henkilöstö eivät saa havaintojaan samaan keskusteluun. Työssä vahvistetaan hyvää, arvostavaa ja oikeudenmukaista johtamista sekä päätöksenteon, vastuun, palautteen ja yhteisen kehittämisen käytäntöjä.
Strateginen uudistuminen
Kun suunta on sovittu, mutta valinnat eivät ohjaa arjen päätöksiä ja tekemistä. Työssä muutetaan strategia johdonmukaisiksi valinnoiksi, vastuiksi, toimintatavoiksi ja seurannaksi niin, että uudistuminen näkyy käytännössä.
Asiakaskokemus ja palvelujen uudistaminen
Kun asiakkaan asia ei etene yhdenmukaisesti tai palvelun laatu riippuu ihmisestä, yksiköstä tai kanavasta. Työssä yhdistetään asiakkaan eteneminen organisaation prosesseihin, päätöksiin, vastuisiin ja yhteistyöhön.
Työn sujuvuus ja prosessit
Kun paljon tehdään, mutta tärkeät asiat etenevät hitaasti. Työssä tunnistetaan palvelu- ja asiantuntijatyön kitka, selkeytetään prosessi, vastuut ja päätösvalta sekä poistetaan turhaa työtä yhdessä työn tekijöiden kanssa.
VALINTA 2
Valitse kohta, jossa eteneminen pysähtyy
Oikea palvelu määräytyy myös sen mukaan, kuinka pitkälle tilanteen ratkaiseminen on jo edennyt. Tätä varten käytetään Johtamisen vaikutusketjua®:
havainto → tulkinta → päätös → vastuu → tekeminen → vaikutus → oppiminen
- Havainto: Mitä asiakkaat, henkilöstö, toimintaympäristö ja luvut kertovat?
- Tulkinta: Mitä havainnot tarkoittavat, ja missä näkemykset eroavat?
- Päätös: Mitä muutetaan, millä perusteella ja mitä rajataan ulkopuolelle?
- Vastuu: Kuka vastaa etenemisestä, ja ovatko päätösvalta, aika, tieto ja yhteistyö kunnossa?
- Tekeminen: Miten päätös näkyy oikeassa työssä?
- Vaikutus: Mikä muuttui asiakkaalle, ihmisille, toiminnalle ja taloudelle?
- Oppiminen: Mitä vahvistetaan, mitä korjataan ja mihin seuraava päätös perustuu?
Tulkintaa ei ohiteta. Sama havainto voi merkitä johdolle, henkilöstölle ja asiakkaalle eri asiaa. Kun erot tehdään näkyviksi ennen päätöstä, organisaatio ei lähde toteuttamaan useaa keskenään ristiriitaista ratkaisua.
PALVELUT
Mikä palvelu sopii mihinkin tilanteeseen?
Tilannekeskustelu
Kun oikea aloitus ei ole vielä selvä. Maksuttomassa ja luottamuksellisessa 30 minuutin keskustelussa jäsennetään yksi ajankohtainen tilanne, sen vaikutukset ja tilanteeseen sopiva seuraava askel. Saat jäsennyksen käyttöösi riippumatta siitä, jatkammeko yhdessä.
Tilannepäivä
Kun yksi kysymys pitää saada yhteiseksi ja eteenpäin. Tilannepäivä on puolen päivän tai päivän työskentely yhdelle rajatulle etenemisen esteelle. Tilanteesta muodostetaan yhteinen tulkinta, tarvittavat ratkaisut sovitaan ja jatkovastuut nimetään.
Tilannekuva
Kun tietoa on, mutta yhteinen tulkinta puuttuu. Tilannekuva yhdistää johdon, henkilöstön, asiakkaiden ja toiminnan tiedon päätöksenteon pohjaksi. Tuloksena on perusteltu näkemys siitä, mikä kantaa, mikä hidastaa ja mihin kannattaa tarttua ensin.
Toimeenpanosprintti
Kun päätös tai tärkeä prosessi pitää saada käytäntöön. Toimeenpanosprintissä yksi tärkeä toimintatapa tai prosessi rakennetaan, kokeillaan ja otetaan käyttöön oikeassa työssä. Vastuut ja päätösvalta selkeytetään, etenemiselle luodaan rytmi ja ensimmäiset vaikutukset tehdään näkyviksi.
Uuden toimintatavan juurtuminen
Kun hyvä ratkaisu ei pysy käytössä. Juurtumisessa poistetaan käyttöönoton esteet, yhtenäistetään tekeminen ja siirretään seuranta osaksi organisaation omaa johtamista. Tavoitteena on, että uusi tapa kestää myös kiireen, vaihtelun ja henkilövaihdokset.
STRATEGISET ERITYISTILANTEET
Kun edessä on tavallista suurempi päätös
Kantokykyarvio
Ennen tavallista suurempaa siirtymää. Kantokykyarvio tekee ennen yrityskauppaa, omistajanvaihdosta, uuden johdon aloitusta, investointia tai laajaa uudistusta näkyväksi organisaation vahvuudet, kriittiset riippuvuudet ja johdon ratkaistavat asiat. Arvio tukee päätöstä ennen kuin muutoskuorma näkyy luvuissa.
Strateginen varjojäsen
Kun johtaja tarvitsee jatkuvan ajattelukumppanin. Strateginen varjojäsen tuo toimitusjohtajan, omistajan tai hallituksen puheenjohtajan rinnalle riippumattoman ja luottamuksellisen neuvonantajan. Työ tukee päätösten valmistelua, vaihtoehtojen haastamista ja toimeenpanon seurantaa ilman muodollista roolia organisaatiossa.
Tarvittaessa kokonaisuuteen voidaan liittää myös johtoryhmävalmennus, esihenkilövalmennus, tekoälyvalmennus, kehittämispäivä tai puheenvuoro, kun osaamisen tai yhteisen keskustelun tarve liittyy ratkaistavaan tilanteeseen.
PERIAATE
Seuraava vaihe rakentuu samalla, kun nykyinen kantaa
Uudistamisessa ei pidä purkaa sitä, mikä toimii. Ensin tehdään näkyväksi organisaation vahvuudet, osaaminen ja jo syntyneet hyvät käytännöt. Niiden rinnalla tunnistetaan riippuvuudet ja kitka, jotka estävät seuraavaa vaihetta.
Tämä on tärkeää sekä liiketoiminnan että ihmisten kannalta. Muutos ei saa rakentua sen varaan, että pieni joukko venyy jatkuvasti enemmän. Sen pitää selkeyttää työtä, päätöksentekoa ja yhteistyötä niin, että organisaation kapasiteettia vapautuu tärkeään tekemiseen.
Ajankohtaiset muutokset, kuten tekoälyn käyttöönotto, kustannuspaine, omistajanvaihdos tai julkisten palvelujen uudelleenjärjestely, eivät yleensä pysähdy työkalun puutteeseen. Ne pysähtyvät siihen, ettei yhteistä tulkintaa, päätösvaltaa, vastuuta tai uutta arjen käytäntöä ole rakennettu. Siksi tekninen ratkaisu ja ihmisten työ tarkastellaan samassa kokonaisuudessa.
TOTEUTUSTAPA
Miten työ eroaa valmennuksesta tai perinteisestä kehityshankkeesta?
Valmennus on oikea ratkaisu silloin, kun etenemisen este on osaamisessa. Selvitys on tarpeen silloin, kun päätöksen pohjaksi puuttuu tietoa. Työpaja auttaa, kun ihmiset tarvitsevat yhteisen keskustelun. Mikään niistä ei kuitenkaan yksin takaa, että päätös muuttaa työtä.
Proinnon työssä
- liikkeelle lähdetään yhdestä todellisesta tilanteesta, ei valmiista menetelmäpaketista
- asiakkaiden, henkilöstön, johdon ja lukujen tieto tuodaan samaan tulkintaan
- johto säilyttää päätösvallan ja vastuun, ja osallistuminen parantaa päätöspohjaa siirtämättä johdon vastuuta henkilöstölle
- ratkaisu rakennetaan niiden kanssa, joiden työssä sen pitää toimia
- uusi tapa kokeillaan ja korjataan oikeassa työssä
- vaikutus määritellään ennen toteutusta ja opittu palautetaan seuraaviin päätöksiin
- organisaatioon jää ratkaisun lisäksi kyky jatkaa kehittämistä itse.
Palvelu- ja asiantuntijatyön lean-ajattelua käytetään tekemään työ, virtaus, asiakkaalle syntyvä arvo ja tarpeeton kitka näkyviksi. Kyse ei ole tuotannon mallin siirtämisestä asiantuntijatyöhön, vaan liiketoiminnan ja ihmislähtöisen kehittämisen yhdistämisestä organisaation omaan toimintaympäristöön.
NÄYTTÖ
Näyttöä pk-yrityksistä ja julkisista organisaatioista
Jyväskylän työllisyyspalvelut: yhteinen toimintamalli yli yksikkörajojen
Jyväskylän kaupungin elinkeino- ja työllisyyspalvelut rakensi Osaamisverkosta organisaation yhteisesti omistaman toimintamallin. Viidessä yhteisessä työskentelyssä neljän yksikön noin 28 avainhenkilöä jäsensi palvelua työnhakijan etenemisen ympärille. Tuloksena syntyi tapa, jota organisaatio kehittää edelleen osana arjen työtä.
”Arvokkainta oli, että eri yksiköiden näkemykset saatiin mukaan yhteiseen työskentelyyn. Yhteinen ymmärrys vahvistui, ja työnhakijan eteneminen pysyi koko ajan työn keskiössä.”
Anu Hacklin, osaamiskoordinaattori, Jyväskylän kaupunki, elinkeino- ja työllisyyspalvelut
Ortofix Oy: päätökset näkyivät arjessa jo työn aikana
Nopeasti kasvaneessa yrityksessä yhtenäistettiin toimintatapoja, selkeytettiin rooleja ja vastuita sekä vahvistettiin tiedonkulkua. Johto ja henkilöstö rakensivat ratkaisuja yhdessä kolmen työpajan aikana.
”Yhteistyö Proinnon kanssa toi kaivattua selkeyttä ja suuntaviivat, joiden avulla voimme suunnata kohti tavoitteitamme. Uudet toimintamallit mahdollistavat entistä paremman keskittymisen asiakasarvon tuottamiseen ja jatkuvaan kehitykseen.”
Heikki Kaartinen, toimitusjohtaja, Apuväline ja Fysio Ortofix Oy
Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos: yhteinen kuva antoi suunnan muutokselle
Tilannekuvassa henkilöstön havainnot yhdistettiin johdon päätöksenteon pohjaksi. Organisaatio sai näkyviin tärkeimmät kehityskohteet ja realistisen suunnitelman muutoksen viemiseksi käytäntöön.
”Tilannekuva auttoi meitä hahmottamaan organisaation nykytilanteen ja antoi selkeän suunnan kehittämistyölle. Henkilöstön osallistaminen heti alusta lähtien varmisti, että saimme kokonaisvaltaisen kuvan kehityskohteista.”
Marko Hottinen, pelastusjohtaja, Keski-Pohjanmaan pelastuslaitos
KENELLE
Kenelle palvelut sopivat?
Palvelut on tarkoitettu pk-yritysten ja julkisten organisaatioiden toimitusjohtajille, johtoryhmille, omistajille, hallituksille ja esihenkilöryhmille. Työ sopii erityisesti organisaatioille, joissa yksi tärkeä muutos ylittää tehtävä-, yksikkö- tai ammattirajoja ja sen pitää näkyä käytännön toiminnassa.
Laajuus sovitetaan tilanteeseen. Yhteistyö voi alkaa yhdestä 30 minuutin Tilannekeskustelusta tai yhdestä Tilannepäivästä ja jatkua tarvittaessa Tilannekuvaan, Toimeenpanosprinttiin ja juurtumiseen. Ennen työn aloittamista sovitaan tavoite, rajaus, toteutus, hinta ja tapa, jolla vaikutusta seurataan.
TOTEUTTAJA
Kuka työn tekee?
Nina Viskuri on strategisen johtamisen ja organisaatioiden uudistamisen asiantuntija sekä Proinno Oy:n toimitusjohtaja. Hän vie pk-yritysten ja julkisten organisaatioiden johdon kanssa päätökset vastuiksi, toimintatavoiksi ja mitattaviksi tuloksiksi.
Työssä yhdistyvät yli 30 vuoden käytännön kokemus, strategisen johtamisen tutkimus, palvelu- ja asiantuntijatyön lean-ajattelu, asiakasymmärrys ja osallistava kehittäminen.
USEIN KYSYTTYÄ
Usein kysyttyä johtamisen kehittämisen palveluista
Mitä johtamisen kehittäminen tarkoittaa käytännössä?
Johtamisen kehittäminen parantaa organisaation tapaa muodostaa yhteinen tilannekuva, tehdä päätöksiä, jakaa vastuuta, viedä ratkaisut työhön ja seurata vaikutuksia. Työ voi kohdistua johdon osaamiseen, mutta myös johtamisrakenteisiin, prosesseihin, yhteistyöhön ja arjen toimintatapoihin.
Mistä tiedämme, mikä palvelu sopii tilanteeseemme?
Valinta tehdään kahden kysymyksen avulla: mitä organisaatiossa pitää saada muuttumaan ja missä eteneminen nyt pysähtyy. Jos ongelma tai oikea aloitus ei ole vielä selvä, se rajataan maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa.
Pitääkö Tilannekuva tehdä ennen Toimeenpanosprinttiä?
Ei aina. Jos ratkaistava prosessi ja tavoiteltava muutos ovat jo selviä, Toimeenpanosprintti voidaan aloittaa suoraan. Tilannekuvaa tarvitaan, kun tieto on hajallaan tai eri ihmisillä on eri tulkinta siitä, mikä pitäisi ratkaista ensin.
Miten työ eroaa johtamisvalmennuksesta?
Johtamisvalmennuksessa painopiste on osaamisen ja johtamiskäytäntöjen vahvistamisessa. Proinnon tilanteeseen perustuvissa palveluissa lähtökohtana on organisaation todellinen, ajankohtainen asia. Tarvittava oppiminen liitetään sen ratkaisemiseen, ja työ jatkuu päätöksistä käyttöönottoon ja vaikutusten seurantaan.
Voiko palveluja yhdistää?
Kyllä. Tavallinen eteneminen voi olla Tilannekuva, Toimeenpanosprintti ja uuden toimintatavan juurtuminen. Palveluja ei kuitenkaan ketjuteta automaattisesti. Jokainen vaihe valitaan sen perusteella, mitä tilanteen eteneminen seuraavaksi edellyttää.
Mitä palvelut maksavat?
Tilannekeskustelu on maksuton. Muun työn hinta määräytyy tavoitteen, rajauksen, tarvittavan tiedon ja osallistujamäärän perusteella. Saat ennen päätöstä kirjallisen ehdotuksen työn sisällöstä, laajuudesta, hinnasta ja tavoitellusta tuloksesta.
Miten tuloksia mitataan?
Lähtötilanne, tavoiteltava vaikutus ja seurantatapa sovitaan ennen toteutusta. Mittareita voivat olla esimerkiksi päätösten tai asiakkaan asian läpimenoaika, keskeytykset, uudelleen tehty työ, vastuiden selkeys, uuden toimintatavan käyttö, asiakaskokemus sekä toiminnallinen tai taloudellinen vaikutus. Vaikutuksesta puhutaan vain sillä tarkkuudella, jolla se voidaan osoittaa.
Sopivatko palvelut sekä pk-yrityksille että julkisille organisaatioille?
Kyllä. Yhteinen periaate on sama, mutta työ sovitetaan organisaation tehtävään, kokoon, kieleen ja päätöksentekorakenteeseen. Pk-yrityksessä painopiste voi olla kasvun, kannattavuuden ja johtamisen selkeydessä. Julkisessa organisaatiossa huomioidaan myös lakisääteinen tehtävä, monitasoinen päätöksenteko ja yksikkörajat ylittävä palvelu.
SEURAAVA ASKEL
Katsotaanko, mihin eteneminen pysähtyy?
Maksuttomassa 30 minuutin Tilannekeskustelussa jäsennetään yksi ajankohtainen tilanne, sen vaikutukset ja oikean kokoinen seuraava askel. Saat jäsennyksen käyttöösi riippumatta siitä, jatkammeko yhdessä. Keskustelu on luottamuksellinen eikä sido jatkoon.
Varaa maksuton 30 min Tilannekeskustelu
Maksuton · luottamuksellinen · 30 minuuttia · ei sido jatkoon